Jak sama nazwa wskazuje, raport kasowy oznacza, iż odzwierciedla on tylko stan gotówki w kasie. Jest to dowód księgowy, w którym wpisuje się chronologicznie wszystkie wpłaty środków pieniężnych do kasy oraz ich wypłaty, które zostały dokonane w danym dniu (lub za okres kilku dni, jeśli ilość operacji jest niewielka). Podstawą ujęcia wpłat i wypłat gotówki w raporcie kasowym są dokumenty źródłowe (np. faktury, rachunki, listy płac, rozliczenia delegacji, dowody dokumentujące pobranie gotówki z banku w celu zasilenia kasy itd.) lub dowody zastępcze (dowód KP lub KW).
Oznacza to, że w raporcie kasowy nie ujmuje się zapłaty dokonanej za pośrednictwem karty płatniczej na rachunek bankowy kontrahenta ani zapłaty dokonanej kartą płatniczą przez kontrahenta na rachunek bankowy jednostki. Operacje te nie wpływają bowiem na stan środków pieniężnych w kasie jednostki, lecz na stan środków pieniężnych na jej rachunku bankowym.
Jak wcześniej wskazano, w raporcie kasowym trzeba będzie ująć np. pobranie za pomocą karty płatniczej gotówki z bankomatu i wpłacenie jej do kasy. Zdarzenie to można zaksięgować przy uwzględnieniu konta 13-9 „Środki pieniężne w drodze”. Jest ono stosowane w przypadku rozbieżności czasowej pomiędzy dokonanymi wypłatami środków pieniężnych z rachunku bankowego a faktycznym obciążeniem tego rachunku (tu: właśnie pobranie środków pieniężnych z rachunku bankowego do kasy, ale też m.in. przelewy z rachunku bankowego w jednym banku na rachunek w innym banku) czy pomiędzy dokonanymi wpłatami na rachunek bankowy a potwierdzeniem wpływu środków na ten rachunek (tu: np. utargi opłacone przez klientów kartami płatniczymi). To, czy jednostka stosuje konto 13-9 i do ewidencji jakich operacji, powinno wynikać z zakładowego planu kont stanowiącego element dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości.
W przypadku gdy osoba uprawniona do skorzystania z karty płatniczej jednostki pobierze gotówkę z bankomatu i wpłaci ją do kasy, zapisy z tym związane mogą wyglądać następująco:
KP – przyjęcie do kasy gotówki wypłaconej z bankomatu:
- Wn konto 10 „Kasa”,
- Ma konto 13-9 „Środki pieniężne w drodze”.
WB – obciążenie rachunku bankowego podjętą gotówką:
- Wn konto 13-9 „Środki pieniężne w drodze”,
- Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.
Reasumując, aby dana operacja była ujęta w raporcie kasowym, musi dotyczyć konta 10 „Kasa”.
