Większość przedsiębiorców na początku transakcji wystawia swoim klientom fakturę pro formę, dopiero później po jej akceptacji (opłaceniu) wystawiają oni ostateczną fakturę (zwykłą).
I tutaj rodzi się pytanie, czy należy zaksięgować fakturę pro formę?
Dokument zawierający wszystkie elementy z jakich składa się faktura zwykła nazywa się zawsze fakturą, tak samo jest w przypadku faktury Pro Forma. Dlatego też budzi tak wiele kontrowersji, ponieważ składa się z tych samych elementów danych, co zwykła faktura przez co podatnicy ciągle zastanawiają się, czy mają obowiązek jej księgowania.
Jednakże Ministerstwo Finansów odpowiada na te wątpliwości w sposób jednoznaczny – faktura pro-forma nie jest dowodem księgowym.
Dlaczego?
Ponieważ faktura pro-forma pomimo elementów danych identycznych ze zwykłą fakturą jest tylko ofertą, a nie faktyczną fakturą. Ma być tylko przedstawieniem oferty lub przyjęciem zamówienia do realizacji i dopiero po zgodzeniu się na nią i opłaceniu może być wystawiona faktyczna faktura zwykła, która będzie dowodem księgowym. Faktura pro-forma pełni funkcję tylko informacyjnej – dla klienta. Nabywca nie może odliczyć od faktury pro-formy podatku VAT.
Oznacza to, iż dany klient (potencjalny nabywca) otrzymuje od sprzedawcy ofertę w postaci faktury pro-formy. Na fakturze tej znajdzie się informacja o transakcji, kwocie zapłaty i dopiero po akceptacji tejże oferty (propozycji od sprzedawcy), a więc po opłacie zostanie wystawiona ostateczna faktura VAT. Tak więc, faktura pro-forma nie tylko jest dokumentem informacyjnym, ale jest również wezwaniem do zapłaty lub propozycją wystawienia ostatecznej faktury.
Dzięki fakturze pro-forma klient może zapoznać się z ofertą towaru lub usługi, którą może nabyć i dopiero po zdecydowaniu się na nią i przystaniu na warunki w niej zapisane może ją zaakceptować – opłacając ją. Dopiero po wykonaniu danej czynności będzie mógł otrzymać od sprzedawcy ostateczną fakturę VAT możliwą do zaksięgowania.
Podsumowując, faktura pro-forma jest tylko informacją dla klienta (nabywcy), zaś nie jest ona dokumentem (dowodem księgowym) potwierdzającym zaistnienie jakiejkolwiek operacji gospodarczej możliwej do zaksięgowania. Dlatego też ten rodzaj faktury nie jest dokumentem, dzięki któremu można wykonać zapis w księgach rachunkowych.
