Dla dużej części firm koniec roku kalendarzowego wiąże się z koniecznością dopełnienia kilku formalności, jeśli chodzi o sprawozdawczość finansową. W sprawozdaniach finansowych zamieszcza się najbardziej elementarne informacje odnoszące się do rocznej działalności przedsiębiorstwa pod względem finansowym. W przypadku gdy rok obrotowy firmy jest zbieżny z rokiem kalendarzowym, za dzień bilansowy uważa się ostatni dzień roku. Rok obrotowy może jednak rozpocząć się w dowolnym momencie, pod warunkiem jednak, że będzie on trwał 12 pełnych miesięcy kalendarzowych od tego momentu.
Podmioty, na których ciąży obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych
Sprawozdanie finansowe muszą co roku sporządzać konkretne podmioty. Chodzi tutaj o firmy, które obligatoryjnie obciążone są obowiązkiem sporządzania sprawozdań finansowych z uwagi na swój status prawny lub wysokość przychodów. Dotyczy to również firm, które dobrowolnie zdecydowały się na ewidencjonowanie swoich przychodów i rozchodów za pomocą ksiąg rachunkowych. Zwykle zobowiązaniem tym objęte są spółki kapitałowe oraz osobowe, a także osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą widniejącą w spisie Centralnej Ewidencji o Działalności Gospodarczej. W tym względzie bierze się pod uwagę przede wszystkim wybraną przez przedsiębiorcę metodę ewidencjonowania przychodów i rozchodów. Spółki partnerskie, a także spółki jawne, jeśli osiągają przychody roczne do wartości 2 mln euro, muszą składać w Krajowym Rejestrze Sądowym specjalne oświadczenie o braku zobowiązania co do sporządzania rocznych sprawozdań finansowych. Można tego dokonać przy wykorzystaniu platformy cyfrowej, dostępnej na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/s24/. Termin na złożenie takiego sprawozdania upływa 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego.
Za sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych odpowiadają kierownicy danej organizacji. W zależności od statusu prawnego firmy, mogą być to członkowie zarządu spółek kapitałowych, wspólnicy prowadzący sprawy w różnych spółkach osobowych, komplementariusze w spółkach komandytowych i komandytowo-akcyjnych, zarządcy w postępowaniu upadłościowym oraz członkowie organów zarządzających innych organizacji.
Składowe sprawozdania finansowego
W skład sprawozdań finansowych wchodzą zazwyczaj bilans, rachunek zysków i strat, a także dodatkowe informacje. Niektóre podmioty, na przykład banki oraz spółki akcyjne zobowiązane są również do dołączenia zestawień zmian w kapitale własnym, jak również rachunku przepływów pieniężnych. Niekiedy do sprawozdania finansowego należy dołączyć również sprawozdanie z działalności, uchwały o podziale zysku lub pokryciu strat, uchwały zatwierdzające, a także sprawozdanie przygotowane przez biegłego rewidenta.
Obowiązujące terminy
Sprawozdanie finansowe należy sporządzić do trzech miesięcy od upływu dnia bilansowego. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, w takim wypadku termin sporządzenia sprawozdania upływa 31 marca następnego roku po upływie danego roku obrotowego. Później sporządzone sprawozdanie przedstawia się właścicielowi jednoosobowej działalności gospodarczej albo wspólnikom lub walnemu zgromadzeniu wspólników. Zatwierdzenie takiego sprawozdania musi odbyć się nie później niż po upływie sześciu miesięcy od dnia bilansowego.
W przypadku pokrycia się roku kalendarzowego z obrotowym termin zatwierdzenia upływa 30 czerwca. Po zatwierdzeniu sprawozdanie trzeba złożyć do odpowiedniego Krajowego Rejestru Sądowego. Obecnie można to zrobić jedynie w formie elektronicznej w terminie 15 dni od zatwierdzenia (zwykle jest to termin 15 lipca). E-sprawozdania do KRS oraz Krajowej Administracji skarbowej muszą przesyłać podmioty zarejestrowane w KRS, a także te, na których ciąży obowiązek rozliczania się przy pomocy pełnej księgowości. Takie sprawozdania składa się wraz z rocznym zeznaniem podatkowym.
Jak podpisać sprawozdanie?
Do podpisywania sprawozdań finansowych wykorzystuje się profil zaufany lub podpis kwalifikowany osoby reprezentującej firmę, pod warunkiem, że posiada ono założone konto w systemie eKRS. Aktualnie skany podpisanych dokumentów finansowych nie są już przyjmowane. W tej formie mogą być przesyłane jedynie uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty oraz uchwały zatwierdzające roczne sprawozdanie finansowe. Jeśli sprawozdanie finansowe było badane przez biegłego rewidenta, musi na nim również widnieć jego podpis kwalifikowany.
Przesyłanie sprawozdań do Urzędu Skarbowego
Począwszy od 1 października 2018 roku, nie trzeba już składać sprawozdań finansowych bezpośrednio do urzędu skarbowego. Dzieje się tak, dlatego że elektroniczne sprawozdania wysłane do KRS trafiają później do ogólnodostępnego Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. A zatem wszystkie podmioty wpisane do KRS nie muszą już dopełniać obowiązku wysłania sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego. Z kolei podmioty niewpisane do KRS wysyłają sprawozdania do Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą specjalnej aplikacji Ministerstwa Finansów.
