Dowód księgowy, to dokument, który stwierdza rozpoczęcie lub zakończenie operacji gospodarczej i podlega ewidencji księgowej (na jego podstawie dokonuje się zapisów w ewidencji). Dlatego też dokument taki stanowi podstawowe uzasadnienie zapisu księgowego.
Wśród dowodów księgowych wymienić można takie dokumenty jak:
1) Faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami,
2) inne dowody (tzw. dowody wewnętrzne), wymienione w rozporządzeniu stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę, lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych (oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie).
Zgodnie z ustawą o rachunkowości dokumenty te możemy podzielić na pewne grupy dowodów księgowych.
1) Dowody zewnętrzne obce, które są sporządzane przez kontrahentów jednostki otrzymującej dowód oraz służą do udokumentowania operacji gospodarczych polegających na sprzedaży albo przekazaniu jednostce składników majątkowych, towarów, świadczeniu usług i innych czynności.
2) Dowody zewnętrzne własne natomiast są przekazywane w oryginale kontrahentom. Dokumentują one operacje polegające na sprzedaży kontrahentom towarów, składników majątkowych, usług oraz przekazywania składników majątkowych na zewnątrz, a także świadczenia przedsiębiorcy na rzecz budżetów lub instytucji, świadczenia umowne na rzecz kontrahentów i świadczenia dobrowolne.
3) Dowody wewnętrzne natomiast to dokumenty dotyczące operacji wewnątrz jednostki między innymi takich jak stwierdzenia ilości i wartości uzyskanych od dostawców składników majątku, robót i usług oraz innych świadczeń, operacje gospodarcze, które powinny być udokumentowane dowodami obcymi, gdy dowody te nie wpłynęły do jednostki w terminie umożliwiającym konieczne księgowania, operacje gospodarcze wewnętrzne, czyli takie, w których uczestniczą tylko komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód, powierzenie składników majątku pracownikom jednostki lub innym osobom, koszty niewynikające ze świadczeń kontrahentów, ustalenia powstałych strat i osiągniętych zysków.
Dowody księgowe – podział na funkcje
1) zbiorcze (zestawienia dowodów księgowych, polecenia księgowania) służą one do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych; w dokumencie zbiorczym wymienić należy pojedyncze dokumenty służące temu zestawieniu,
2) korygujące poprzednie zapisy, które służą do korekt poprzednich zapisów, sprostowań lub zapisu storn,
3) zastępcze, czyli wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
4) rozliczeniowe, czyli dokumenty ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (dotyczące wszelkich przeksięgowań przewidzianych w zakładowym planie kont i ewentualnie w innych przepisach, według dozwolonych zasad i kryteriów).
Dokumenty księgowe – wyjaśnienie
Rachunek
Rachunek to dokument, który powinni stosować podatnicy niezobowiązani na podstawie innych przepisów do wystawiania faktur VAT. Warto pamiętać, że np. podatnicy zwolnieni z VAT ze względu na wysokość przychodów wystawiają faktury VAT, zaznaczając w nich fakt zwolnienia z podatku. Również osoby nieprowadzące działalności mogą wystawić rachunek jako dowód dokumentujący dokonanie transakcji. Rachunek powinien zawierać:
– imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
– datę wystawienia i numer kolejny rachunku;
– określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
– ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.
Inne dowody księgowe, wymienić tu można między innymi protokoły różnic kursowych, protokoły dokumentujące ubytki w towarach, protokoły dotyczące wierzytelności trudnych i nieściągalnych, dowody własne dotyczące środków trwałych.
Paragony
Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami. Dotyczy to również wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa i olejów, które mogą być dokumentowane albo paragonami, albo dowodami kasowymi. Dokumenty te powinny być zaopatrzone w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon i powinny określać ilość zakupionego towaru, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie trzeba uzupełnić treść dokumentu, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres i rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.
Dowody przesunięć
W przypadku dokonywania przesunięć (przerzutów) towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami należącymi do tego samego podatnika należy udokumentować to zdarzenie tzw. dowodami przesunięć. Dowody te sporządza się w dwóch egzemplarzach. Jeden przechowywany jest w zakładzie, z którego dokonano przesunięcia towaru lub materiału, a drugi – w zakładzie, w którym przyjęto te towary lub materiały. Dowód przesunięcia musi zawierać co najmniej:
– numer kolejny wpisu,
– datę dokonania przesunięcia,
– nazwę towarów lub materiałów,
– ich ilość i wartość obliczoną według cen zakupu.
Faktura VAT
Faktura VAT jest szczególnym dokumentem. Umożliwia ona jej odbiorcy obniżenie zobowiązania podatkowego w podatku VAT lub odzyskanie VAT w gotówce w niektórych przypadkach. Faktura VAT jest więc pewnego rodzaju substytutem pieniądza (stąd dokładne określenie wymogów, jakie faktura VAT musi spełniać, zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w przypadkach szczególnych w rozporządzeniu Ministra Finansów). Ustawa (art. 106–108 ustawy o podatku od towarów i usług – faktury) wskazuje elementy niezbędne, które muszą znaleźć się na fakturze, aby została ona uznana za prawidłową.
Faktura korygująca i nota korygująca
Fakturę korygującą sporządza sprzedawca. Notę korygującą (która jest szczególną postacią faktury) sporządza nabywca. To istotne rozróżnienie. Niestety często podatnicy będący sprzedawcami wystawiają noty korygujące dotyczące faktur dokumentujących ich sprzedaż, co jest niewłaściwe. W sytuacji gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów, sprzedawca, który udzielił rabatu, wystawia fakturę korygującą. Podobnie dzieje się w przypadku podwyższenia ceny już po wystawieniu faktury pierwotnej. Sprzedawca sporządza fakturę VAT korygującą także w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Faktura korygująca powinna zostać oznaczona dodatkowym określeniem „KOREKTA”, i oprócz danych identyfikacyjnych oraz wskazujących fakturę pierwotną (korygowaną) powinna zawierać między innymi prawidłową treść korygowanych pozycji, w tym kwoty w wysokości poprawnej albo różnicę między odpowiednimi kwotami wskazanymi pierwotnie w wysokości omyłkowej i w wysokości poprawnej. Niestety dość często powstaje nieporozumienie pomiędzy sprzedawcą i nabywcą, kto ma wystawić dokument korygujący (sprzedawca fakturę czy nabywca notę). Sprzedawcy błędnie uważają, że jeżeli omyłka dotyczy pozycji, którą można skorygować notą korygującą, to nabywca powinien ją sporządzić. Tak oczywiście nie jest.
Sprzedawcy mają również wątpliwości, czy mogą wystawić fakturę korygującą, jeśli będzie ona np. dotyczyła korekty adresu nabywcy, jego NIP, nazwy itp. Takich wątpliwości mieć nie powinni – przepisy nie pozostawiają żadnych wątpliwości. Sprzedawca może korygować fakturą korygującą dowolne omyłki.
Nota Korygująca
Nabywca towaru albo usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące informacji wiążącej się ze sprzedawcą bądź nabywcą albo oznaczeniem towaru, lub usługi, z wyjątkiem pomyłek wymienionych w rozporządzeniu fakturowym, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.
Zaginięcie lub zniszczenie faktury, korekty lub noty
Jeżeli oryginał faktury, faktury korygującej lub noty korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy powinien ponownie wystawić odpowiedni dokument,
zgodnie z danymi zawartymi w posiadanej kopii tego dokumentu. Wystawiony ponownie dokument musi dodatkowo zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jego wystawienia. Duplikat wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.
Prawidłowy dowód księgowy powinien stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i powinien zawierać:
– określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, tj. podanie nazwy dowodu i ewentualnie jego symbolu lub innego oznaczenia, np. kodu oraz numeru identyfikującego ten dokument (tj. kolejnego numeru dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej),
– określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej,
– datę sporządzenia dowodu oraz datę dokonania operacji gospodarczej,
– opis operacji gospodarczej i jej wartość oraz dane ilościowe, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych – jeżeli dowód wystawiony jest w walucie obcej, to powinien zawierać przeliczenie jej wartości według kursu zgodnie z przepisami dotyczącymi przeliczania kursów,
– własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowe dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie.
Jako dowody księgowe wskazać dodatkowo można również:
– dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
– noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
– dowody opłat pocztowych i bankowych,
– inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat;
– dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o pdof, zawierające co najmniej:
– datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
– wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z płatnościami dokonanymi bez pośrednictwa rachunku płatniczego,
– wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
– podpis osoby sporządzającej dokument.
| Treść zawarta w dowodach księgowych powinna odzwierciedlać przebieg operacji gospodarczej w sposób pełny i zrozumiały – można jednak stosować ogólnie przyjęte skróty. Dowody księgowe powinny być sporządzane w języku polskim, a w przypadku gdy stroną w operacji jest kontrahent zagraniczny, dowód może być wystawiony także w języku obcym. |
Poprawianie błędów w dowodach księgowych
Trzeba pamiętać o tym, że dowody księgowe powinny być:
- rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, które dokumentują,
- kompletne, zawierające co najmniej dane określone jw.,
- wolne od błędów rachunkowych.
Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Treść i wszelkie dane liczbowe dowodów nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane innymi środkami (np. chemicznymi). Błędy w dowodach księgowych mogą być poprawiane w ściśle określony sposób:
– dowody źródłowe zewnętrzne obce i własne można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu korygującego zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem (o ile inne przepisy, np. o podatku od towarów i usług, nie stanowią inaczej),
– dowody księgowe wewnętrzne mogą być poprawiane poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty (z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń albo liczb) oraz wpisanie poprawnej treści, daty poprawki i złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej (o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej). Pamiętać trzeba, że nie jest dozwolone poprawianie pojedynczych liter lub cyfr.
| Dokument księgowy powinien być czytelny. Dokument księgowy zalany, wyblakły, zawierający przebarwienia uniemożliwiające odczytanie kluczowych informacji zostanie zakwestionowany. Jeżeli podatnik trafi na taki dokument, powinien postarać się o duplikat. |
Przechowywanie dowodów księgowych
Dowody księgowe i księgi rachunkowe powinny być przechowywane co najmniej przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Także paragony fiskalne od 01.01.2013 należy przechowywać przez okres 5 lat. Wyjątki od tej reguły określają przepisy szczególne.
Warto pamiętać, że dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Natomiast jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.
Źródła:
1. Dowody księgowe Obieg i kontrola, Tadeusz Naumiuk, Wydawnictwo INFOS, rok wydania 2000.
2. https://inpensa.pl/czym-sa-dokumenty-ksiegowe-dowody-ksiegowe/ (dostęp z dnia 05.10.2020 r.)
3. https://www.gofin.pl/rachunkowosc/17,1,85,240332,kontrola-dowodow-ksiegowych-i-ich-kwalifikowanie-do-ujecia.html (dostęp z dnia 05.10.2020 r.)
4. https://prawo.money.pl/iep/haslo,dowody;zrodlowe,720.html (dostęp z dnia 07.10.2020 r.)
5. https://www.forbes.pl/finanse/co-jest-uznawane-za-dowod-ksiegowy/51w5ml4 (dostęp z dnia 06.10.2020 r.)
6. https://www.jak-ksiegowac.pl/artykul.php?t=Dokumenty-ksiegowe&idc=2 (dostęp z dnia 06.10.2020 r.)
7. https://oficynafk.pl/68/sporzadzajac-poprawnie-dokumenty-ksiegowe-mozna-uniknac-kontroli-1695.html (dostęp z dnia 07.10.2020 r.)
