Dowód księgowy, to dokument, który potwierdza rozpoczęcie lub zakończenie operacji gospodarczej i podlega ewidencji księgowej (na jego podstawie dokonuje się zapisów w ewidencji). Tak więc dokument taki stanowi podstawowe uzasadnienie zapisu księgowego.
Wśród dowodów księgowych wymienić można następujące dokumenty:
1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami,
2) inne dowody (tzw. dowody wewnętrzne), które stwierdzają fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierają co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych (oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie).
Zgodnie z ustawą o rachunkowości dokumenty te możemy podzielić na pewne grupy dowodów księgowych:
1) Dowody zewnętrzne obce.
2) Dowody zewnętrzne własne (przekazywane są w oryginale kontrahentom).
3) Dowody wewnętrzne, czyli dokumenty dotyczące operacji wewnątrz jednostki między innymi takie jak:
– operacje gospodarcze, które powinny być udokumentowane dowodami obcymi, gdy
dowody te nie wpłynęły do jednostki w terminie umożliwiającym konieczne księgowania;
– operacje gospodarcze wewnętrzne, czyli takie, w których uczestniczą tylko komórki
organizacyjne jednostki księgującej dowód;
– koszty niewynikające ze świadczeń kontrahentów;
– ustalenia powstałych strat i osiągniętych zysków.
Dowody księgowe można również podzielić ze względu na ich funkcję, czyli:
1) zbiorcze (zestawienia dowodów księgowych, polecenia księgowania) służą one do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych; w dokumencie zbiorczym wymienić należy pojedyncze dokumenty służące temu zestawieniu;
2) korygujące poprzednie zapisy, które służą do korekt poprzednich zapisów, sprostowań
lub zapisu stron;
3) zastępcze, czyli wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4) rozliczeniowe, czyli dokumenty ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (dotyczące wszelkich przeksięgowań przewidzianych w zakładowym planie
kont i ewentualnie w innych przepisach, według dozwolonych zasad i kryteriów).
Oczywiście zaznaczyć należy, że niektóre dokumenty księgowe warto dodatkowo opisać.
Dowody przesunięć
W przypadku dokonywania przesunięć towarów handlowych oraz materiałów
podstawowych między zakładami należącymi do tego samego podatnika również należy udokumentować to zdarzenie tzw. dowodami przesunięć. Dowody te sporządza się w dwóch egzemplarzach. Jeden przechowywany jest w zakładzie, z którego dokonano przesunięcia towaru lub materiału, drugi natomiast w zakładzie, w którym przyjęto te towary lub materiały.
Faktura VAT
Faktura VAT jest szczególnym dokumentem. Umożliwia ona jej odbiorcy obniżenie zobowiązania podatkowego w podatku VAT lub odzyskanie VAT w gotówce w niektórych przypadkach. Dokładne określenie wymogów, jakie faktura VAT musi spełniać, zawarte zostało w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w przypadkach szczególnych w rozporządzeniu Ministra Finansów. Ustawa (art. 106–108 ustawy o podatku od towarów i usług – faktury) wskazuje elementy niezbędne, które muszą znaleźć się na fakturze, aby została ona uznana za prawidłową.
Faktura korygująca i nota korygująca
Fakturę korygującą sporządza sprzedawca. Notę korygującą (która jest szczególną postacią
faktury) sporządza nabywca. Warto zwrócić uwagę na te istotne różnice pomiędzy tymi dokumentami. Niestety dość często się zdarza, że podatnicy będący sprzedawcami wystawiają noty korygujące dotyczące faktur dokumentujących ich sprzedaż co jest w sumie niewłaściwe.
Co za tym idzie w sytuacji gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów, sprzedawca, który udzielił rabatu, wystawia fakturę korygującą. Podobnie dzieje się w przypadku podwyższenia ceny już po wystawieniu faktury pierwotnej. Sprzedawca sporządza fakturę VAT korygującą także w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
Faktura korygująca powinna zostać oznaczona dodatkowym określeniem „KOREKTA”,
i oprócz danych identyfikacyjnych oraz wskazujących fakturę pierwotną (korygowaną) powinna zawierać między innymi prawidłową treść korygowanych pozycji, w tym kwoty w wysokości poprawnej albo różnicę między odpowiednimi kwotami wskazanymi pierwotnie w wysokości omyłkowej i w wysokości poprawnej.
Niestety dość często powstaje nieporozumienie pomiędzy sprzedawcą i nabywcą, kto ma wystawić dokument korygujący (sprzedawca fakturę czy nabywca notę). Sprzedawcy błędnie uważają, że jeżeli omyłka dotyczy pozycji, którą można skorygować notą korygującą to nabywca powinien ją sporządzić. Tak oczywiście nie jest.
Sprzedawcy mają również wątpliwości, czy mogą wystawić fakturę korygującą, jeśli będzie
ona np. dotyczyła korekty adresu nabywcy, jego NIP, nazwy itp. Podsumowując sprzedawca może korygować fakturą korygującą dowolne omyłki.
Nota Korygująca
Nabywca towaru albo usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące informacji wiążącej się ze sprzedawcą bądź nabywcą albo oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek wymienionych w rozporządzeniu fakturowym, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.
Zaginięcie lub zniszczenie faktury, korekty lub noty
Jeżeli oryginał faktury, faktury korygującej lub noty korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy powinien ponownie wystawić odpowiedni dokument,
zgodnie z danymi zawartymi w posiadanej kopii tego dokumentu. Wystawiony ponownie dokument musi dodatkowo zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jego wystawienia. Duplikat wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.
Paragony
Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami. Dotyczy to również wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa i olejów, które mogą być dokumentowane albo paragonami, albo dowodami kasowymi.
Dokumenty te powinny być zaopatrzone w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej
paragon i powinny określać ilość zakupionego towaru, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie trzeba uzupełnić treść dokumentu, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres i rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.
Rachunek
Rachunek to dokument, który powinni stosować podatnicy niezobowiązani na podstawie innych przepisów do wystawiania faktur VAT. Warto pamiętać, że np. podatnicy zwolnieni z VAT ze względu na wysokość przychodów wystawiają faktury VAT, zaznaczając w nich fakt zwolnienia z podatku. Również osoby nieprowadzące działalności mogą wystawić rachunek jako dowód dokumentujący dokonanie transakcji.
Inne dowody księgowe,
Wśród innych dowodów księgowych wynienić między innymi można: protokoły różnic kursowych, protokoły dokumentujące ubytki w towarach, protokoły dotyczące wierzytelności trudnych i nieściągalnych, dowody własne dotyczące środków trwałych.
Prawidłowy dowód księgowy powinien stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej
zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.
Jako dowody księgowe wskazać dodatkowo można również:
– dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
– noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
– dowody opłat pocztowych i bankowych,
– inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat;
– dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie.
| Treść zawarta w dowodach księgowych powinna odzwierciedlać przebieg operacji gospodarczej w sposób pełny i zrozumiały – można jednak stosować ogólnie przyjęte skróty. Dowody księgowe powinny być sporządzane w języku polskim, a w przypadku gdy stroną w operacji jest kontrahent zagraniczny, dowód może być wystawiony także w języku obcym. |
Poprawianie błędów w dowodach księgowych
Trzeba pamiętać o tym, iż dowody księgowe powinny być:
- rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, które dokumentują,
- kompletne, zawierające co najmniej dane określone jw.,
- wolne od błędów rachunkowych.
Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Treść i wszelkie dane liczbowe dowodów nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane lub usuwane innymi środkami (np. chemicznymi). Błędy w dowodach księgowych mogą być poprawiane w ściśle określonysposób:
– dowody źródłowe zewnętrzne obce i własne można korygować jedynie przez wysłanie
kontrahentowi odpowiedniego dokumentu korygującego zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem (o ile inne przepisy, np. o podatku od towarów i usług, nie stanowią inaczej);
– dowody księgowe wewnętrzne mogą być poprawiane poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty (z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń albo liczb) oraz wpisanie poprawnej treści, daty poprawki i złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej (o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej). Pamiętać trzeba, iż nie jest dozwolone poprawianie pojedynczych liter lub cyfr.
| Dokument księgowy powinien być czytelny. Dokument księgowy zalany, wyblakły, zawierający przebarwienia uniemożliwiające odczytanie kluczowych informacji zostanie zakwestionowany. Jeżeli podatnik trafi na taki dokument, powinien postarać się o duplikat. |
Przechowywanie dowodów księgowych
Dowody księgowe i księgi rachunkowe powinny być przechowywane co najmniej przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Także
paragony fiskalne od 01.01.2013 należy przechowywać przez okres 5 lat.
Wyjątki od tej reguły określają przepisy szczególne.
Podsumowując warto pamiętać, iż dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych.
Natomiast jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi
w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach
dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.
Źródła:
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198 (dostęp z dnia 18.04.2023).
1. Dowody księgowe Obieg i kontrola, Tadeusz Naumiuk, Wydawnictwo INFOS, rok wydania 2000.
2. https://inpensa.pl/czym-sa-dokumenty-ksiegowe-dowody-ksiegowe/ (dostęp z dnia 19.04.2023).
3. https://www.gofin.pl/rachunkowosc/17,1,85,240332,kontrola-dowodow-ksiegowych-i-ich-kwalifikowanie-do-ujecia.html (dostęp z dnia 19.04.2023).
4. https://prawo.money.pl/iep/haslo,dowody;zrodlowe,720.html (dostęp z dnia 18.04.2023).
5. https://www.forbes.pl/finanse/co-jest-uznawane-za-dowod-ksiegowy/51w5ml4 (dostęp z dnia 18.04.2023).
6. https://www.jak-ksiegowac.pl/artykul.php?t=Dokumenty-ksiegowe&idc=2 (dostęp z dnia 19.04.2023).
7. https://oficynafk.pl/68/sporzadzajac-poprawnie-dokumenty-ksiegowe-mozna-uniknac-kontroli-1695.html (dostęp z dnia 21.04.2023).
8. https://www.prawo.pl/podatki/dowod-ksiegowy-w-ksiegach-rachunkowych,504.html (dostęp z dnia 21.04.2023).
