Działalność gospodarcza czy spółka z o.o.?

To mój pierwszy wpis na nowym blogu, miło mi powitać jeśli ktoś go przeczyta 🙂 Blogów jak doskonale wiecie w sieci jest mnóstwo, chciałbym więc aby mój blog był mniej o mnie, a bardziej o sprawach którymi się zawodowo zajmuję – czyli działalnością gospodarczą, spółkami z o.o. oraz ich księgowością – zarówno w formie uproszczonej (KPiR) jak i zaawansowanej (KH).

Spółki z o.o. obrosły całą masą różnych mitów i niedomówień, uważane są za coś trudnego do prowadzenia i komplikującego sprawy biznesowe. To samo zresztą dotyczy się spółek akcyjnych, komandytowych czy nawet jawnych. Czy tak jest naprawdę?

Jako praktyk w prowadzeniu sp. z o.o. chciałbym pokazać, że spółki z o.o. nie są tak straszne jak je malują. W praktyce ich prowadzenie może być proste i przyjemne, oraz całkowicie możliwe dla nawet jednej osoby . Na początek spróbujmy wypisać różnice pomiędzy zwykłą działalnością gospodarczą, od której zwykle zaczyna się nasza przygoda z biznesem, a spółką z o.o.

Zalety działalności gospodarczej:
– prosta i tania rejestracja działalności (koszt ok. 170 zł),
– odpowiadamy za „firmę” całym naszym majątkiem – czyli jeśli nie zapłacimy kontrahentowi za fakturę to po wyroku sądu komornik ma prawo zabrać nam nasz majątek,
– prosta księgowość w formie KPiR (Książka Przychodów i Rozchodów),
– możliwość taniego zlecenia księgowości do biura rachunkowego już od 100 zł netto /msc.

Wady działalności gospodarczej:
– konieczność płacenia ZUS ok. 1025 zł miesięcznie (teoretycznie, bo część odliczamy od podatku – w praktyce płacimy ok. 765 zł).

Zalety spółki:
– odpowiadamy za długi tylko do wysokości wkładu finansowego, jaki wnieśliśmy do spółki,
– kontrahenci lepiej nas postrzegają (sp. z o.o. wydaje się lepszym partnerem niż działalność gospodarcza),
– brak konieczności opłacania ZUS.

Wady spółki:
– wyższe ceny zakupu usług – często drobne usługi spółkom z o.o. czy SA oferuje się po wyższych cenach (dlatego dokonując zakupu warto wpierw poprosić o cenę, najlepiej anonimowo 😉 ),
– konieczność włożenia wkładu własnego w wysokości co najmniej 5000 zł (wkładem mogą być nie tylko pieniądze, ale też np. samochód, strona internetowa, baza danych klientów, patent czy prawa autorskie do programu),
– konieczność podpisania aktu notarialnego spółki, rejestracji w sądzie (razem rejestracja to ok. 1000 – 2000 zł, zależnie od wkładu własnego),
– konieczność prowadzenia pełnej księgowości, tzw. ksiąg handlowych, które są trudniejsze do prowadzenia samodzielnie. Koszt zlecenia prowadzenia ksiąg do biura rachunkowego to ok. 500 – 1500 zł netto (zależnie od ilości faktur i innych dokumentów księgowych).
– pieniądze spółki sa pieniędzmi spółki – a nie naszymi, co oznacza że teoretycznie nie możemy nimi swobodnie dysponować; w praktyce jednak w przypadku małych firm nie stanowi to dużego problemu.

Dla wyjaśnienia – powyższe wady i zalety spisuję z punktu widzenia mikroprzedsiębiorcy, czyli takiego zatrudniającego do 10 pracowników. Jeśli mamy większą firmę to część wad przestaje być takimi wadami w ogóle.

Na marginesie uwaga odnośnie słowa „firma”. Wg prawa nie zakładamy firmy, ale działalność gospodarczą czy spółkę, które można jeszcze nazwać przedsiębiorstwem. Natomiast firma w sensie prawnym to nazwa przedsiębiorstwa, przy czym nazwą może być imię i nazwisko właściciela (lub właścicieli). To od strony prawnej – może przydać się dla ścisłości np. przy konstruowaniu umów, w przypadku których nie może być pola do interpretacji. Natomiast nie ma co ukrywać że w języku potocznym „firma” jest utożsamiana również z samym „przedsiębiorstwem”, dlatego na tym blogu będę zamiennie używał słów „firma” i „przedsiębiorstwo”, natomiast „działalność (gospodarcza)” i „spółka” będę używał tam, gdzie trzeba rozdzielić pomiędzy tymi dwoma formami prawnymi przedsiębiorstw.

Co więc wybrać – działalność czy spółkę z o.o.? Kryteria są wg mnie następujące:
– jeśli sp. o.o. pomoże nam polepszyć wizerunek firmy, i klienci tego oczekują – załóżmy spółkę. Jeśli więc prowadzimy punkt naprawy obuwia czy stragan na targowisku to można sobie darować, klient będący osobą fizyczną nie zwróci uwagi czy sprzedaje mu marchewkę spółka czy też nie,
– jeśli działamy wspólnie ze wspólnikiem bądź wspólnikami – załóżmy spółkę (biorąc pod uwagę poniższe kryteria),
– jeśli nasza działalność związana jest z potrzebą posiadania dużego kapitału, finansowego czy rzeczowego, np. samochody, lokale, patenty, maszyny – załóżmy spółkę,
– jeśli szkoda nam 2000 zł na rejestrację spółki – nie zakładajmy spółki,
– jeśli zatrudniamy powyżej 10 osób – załóżmy spółkę (biorąc pod uwagę też powyższe kryteria),
– jeśli przychody firmy to co najmniej 250 – 300 tys. zł netto rocznie – od tego momentu mniej więcej zaczyna się opłacać założenie spółki.

W kolejnych wpisach przejdziemy już do konkretów związanych z zakładaniem spółki – opiszę co trzeba załatwić, gdzie się wybrać i co podpisać, później zaś przejdziemy do opisu spółki i sposobu prowadzenia w niej rachunkowości. Na początek jednak wyjaśnię kilka spraw i terminów, które często się przewijają wśród początkujących przedsiębiorców.

Gdy już założymy firmę czy spółkę, będziemy potrzebować programu do fakturowania i księgowości. W tej kwestii warto na początek wypróbować program Systim www.systim.pl , który pozwala na fakturowanie, obsługę magazynu, księgowości w formie KPiR, a wkrótce również obsługę ksiąg handlowych.