Za każdym przedsiębiorcą jak cień ciągnie się słowo „ewidencja”. Ewidencje przychodów, środków trwałych, wyposażenia, pracownicza… aż w głowie się kręci!
Dodatkowo w 2018 roku weszły w życie nowe przepisy, zgodnie z którymi na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek składania sprawozdań finansowych. Nie są to dokumenty w formie papierowej. Mają być prowadzone i wysyłane jedynie elektronicznie, co teoretycznie jest ułatwieniem.
Czy na pewno?
Kto i kiedy musi wypełniać elektroniczne sprawozdanie finansowe?
Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego dotyczy firm widniejących w rejestrze KRS (spółki z o.o. oraz spółki akcyjne), ale również przedsiębiorców, których przychód za poprzedni rok wyniósł 2 mln euro w przeliczeniu na polską walutę. Zgodnie z art. 45 8a ustawy o PIT, konieczność ta dotyczy również podatników prowadzących księgi rachunkowe.
Najczęściej za przesłanie sprawozdania odpowiedzialna jest osoba z zarządu spółki, gdyż to jej PESEL widnieje w KRS. Aby dokument nabrał ważności prawnej, musi zostać najpierw zaakceptowany przez wszystkich współwłaścicieli i udziałowców.
Jeżeli chodzi o dokładny czas na sporządzanie sprawozdania finansowego, to obecnie brakuje konkretów w tej sprawie. Sugeruje się jednak, że wszystkich zobowiązanych do przygotowania takiego dokumentu będzie obejmować data złożenia ostatniego podpisu w formie elektronicznej. Jedyne informacje dotyczące czasu sporządzenia takiego sprawozdania odnajdujemy w ustawie o rachunkowości.
Przedsiębiorcy powinni zmieścić się w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego. Zatem dniem granicznym jest koniec marca 2019 roku dla sprawozdań wygenerowanych na koniec roku 2018.
Elektroniczne sprawozdanie finansowe – utrudnienia
Elektroniczne złożenie sprawozdania wcale nie jest bułką z masłem. Obowiązek nałożony na przedsiębiorców od 1 października 2018 roku spotyka się z licznymi kontrowersjami. Każdy dokument tego typu musi być opatrzony podpisem. Nie parafką na szybko, tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym (opcja odpłatna, dostępna u kwalifikowanego dostawcy takiej usługi) lub potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (forma bezpłatna). Osobami zobligowanymi do złożenia podpisu pod przygotowanym sprawozdaniem finansowym są wszyscy członkowie zarządu oraz sporządzający ten dokument.
W przypadku firm wpisanych do KRS można posłużyć się strukturą logiczną (dostępna na stronie ministerialnej w formacie XDS i XML) lub formatem udostępnianym w BIP.
Sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej
Aby sporządzić takie sprawozdanie zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów należy użyć odpowiedniego oprogramowania. W tej sytuacji istnieje pewna dowolność – można skorzystać z typowych rozwiązań księgowych lub używać aplikacji zewnętrznej przeznaczonej tylko do sporządzania takich dokumentów. Obecnie na rynku istnieje sporo firm, które dostarczają podobne rozwiązania dla przedsiębiorców, jednak większość z nich wciąż uświetnia ich działanie.
W odpowiedzi na te utrudnienia, Ministerstwo przygotowało na swojej stronie internetowej aplikację, która umożliwia tworzenie sprawozdania finansowego w rozszerzeniu XML. Wygenerowane dokumenty są sporządzane w złotówkach, groszach, a także w przeliczeniu na tysiące złotych. Jest to ułatwienie przeznaczone dla podatników PIT.
Dla pewnych grup wyszczególnionych w ustawie o rachunkowości Ministerstwo przygotowało na swej stronie odrębne struktury logiczne. Do jednostek tych należą między innymi:
- jednostki wyszczególnione w ustawie jako „mikro”,
- jednostki „małe”,
- jednostki określone w ustawie jako „pozostałe”,
- banki,
- domy maklerskie,
- ubezpieczyciele,
- organizacje pożytku publicznego,
- SKOK,
- alternatywne spółki inwestycyjne.
Prawidłowo sporządzone sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej
Pierwszą, podstawową zasadą przy sporządzaniu sprawozdania finansowego, jest używanie informacji i danych, które są zgodne z poszczególnymi załącznikami do ustawy o rachunkowości. Miejsca przeznaczone do opisu poszczególnych części takiego dokumentu, są ograniczone określoną liczbą znaków. Zazwyczaj przedsiębiorcę obowiązuje 3500 znaków, co wiąże się z koniecznością maksymalnego streszczania niektórych zasad wyceny.
W tym miejscu nastąpiła drobna zmiana: do tej pory opisywało się wszelkie zasady wyceny, teraz należy ująć tylko te, które zgodnie z ustawą pozostawiały jednostce pewne prawo wyboru. Pozostałe części tego dokumentu nie są już tak ograniczone tekstowe, gdyż dają możliwość opisania szczegółów poprzez dodanie wierszy.
Na poprawnie przygotowane sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej składa się kilka ważnych części. Są to:
- część wstępna do sprawozdania finansowego,
- bilans,
- rachunek zysków i strat,
- wyszczególnienie zmian w kapitale własnym,
- rachunek przepływów pieniężnych,
- nota wyjaśniająca do podatku dochodowego,
- dodatkowe wyjaśnienia i istotne informacje – tutaj forma dokumentu jest dowolna, aczkolwiek musi być przygotowana w postaci elektronicznej (np. plik PDF).
