Księgi handlowe stanowią system dokumentacji, w której w sposób chronologiczny ujmuje się całość zdarzeń występujących w firmie w ciągu roku obrotowego.
Zdarzenia ujmowane są na tzw. kontach księgowych zgodnie z zasadą księgowania danej operacji na dwóch różnych kontach po dwóch różnych stronach.
Po zakończeniu pierwszego jak i kolejnego roku obrotowego dokonuje się zamknięcia roku zakończonego sporządzeniem sprawozdania finansowego.
Poniższa rozpiska przedstawia elementy dokumentacji ksiąg rachunkowych, jakie przedsiębiorca winien obligatoryjnie prowadzić:
- Polityka rachunkowości – zestaw zasad rachunkowych charakteryzujących wybrane, zgodnie z ustawą o rachunkowości reguły wyceny wszystkich składników majątkowych w firmie, dokonywanych operacji gospodarczych (księgowań), stosowanych kont i inne indywidualnie dobrane zasady w zależności od przedsiębiorstwa.
- Plan kont – element polityki rachunkowości zawierający wykaz wszystkich stosowanych kont używanych do ujęcia (księgowania) operacji gospodarczych w ciągu roku
- Bilans otwarcia – stanowi stan kont księgowych przeważnie według stanu na początku roku obrotowego (1 stycznia nowego roku) zawierających m.in.:
- Dzienniki księgowań – stanowią ewidencje podzielone na poszczególne rodzaje dokumentów księgowych, można jest nazywać własnymi skrótami, można układać dzienniki z różnym podziałem klasyfikacyjnym.
- Rejestry VAT – tak samo jak w PKPiR ,należy prowadzić niezależnie od powyższych dzienników rejestry na potrzeby podatku VAT zakupu oraz sprzedaży.
- Bilans zamknięcia – wykaz uzgodnionych wartości na kontach księgowych wraz z ich zamknięciem.
- Zestawienie obrotów i sald – sporządzane do 85 dnia po dniu bilansowym na podstawie bilansu zamknięcia. Zawiera wykaz wszystkich kont księgowych i ich salda.
- Sprawozdanie finansowe – stanowi informację o przedsiębiorstwie tworzoną na podstawie zestawienia obrotów i sald, które musi być sporządzone najpóźniej do 31 marca po roku obrotowym.
