Podmioty gospodarcze w ramach prowadzonej przez siebie działalności mogą obsługiwać dwojakiego rodzaju klientów. Poza innymi firmami, dla których faktury stanowią potwierdzenie zrealizowanej transakcji, są to również osoby fizyczne nieprowadzące własnej działalności gospodarczej, a także rolnicy ryczałtowi. Rejestracja sprzedaży dla tej drugiej grupy w większości przypadków odbywa się za pomocą kasy fiskalnej. W określonych sytuacjach istnieje jednak możliwość rezygnacji z wystawienia paragonów na rzecz faktur wystawianych dla klientów prywatnych. Warto dowiedzieć się więcej o takich fakturach.
Sprzedaż zwolniona z rejestracji za pomocą kasy fiskalnej
Ze zwolnienia z obowiązku posiadania kas fiskalnych mogą skorzystać różne podmioty. W szczególności dotyczy to firm, które w danym roku podatkowym sprzedały klientom prywatnym i rolnikom ryczałtowym towar o łącznej wartości nieprzekraczającej poziomu 20 tys. zł. Takie same zasady stosuje się również wobec sprzedawców prowadzących sprzedaż wysyłkową, jeśli otrzymali oni zapłatę w całości na rachunek bankowy lub na rachunek w SKOK-u, a z prowadzonej ewidencji i dokumentów potwierdzających fakt zaistnienia transakcji wynika jednoznacznie, kto w niej uczestniczył wraz z podaniem odpowiednich danych osobowych nabywcy i jego adresu.
Brak możliwości korzystania ze zwolnień
W pewnych sytuacjach pomimo spełniania wyszczególnionych przesłanek nie ma możliwości zrezygnowania z rejestrowania transakcji na kasie fiskalnej. Dotyczy to sprzedaży określonych towarów i usług. Chodzi o handel gazem płynnym, częściami samochodowymi oraz wyrobami tytoniowymi i alkoholowymi, a także świadczenie usług prawniczych, z zakresu doradztwa podatkowego oraz naprawy samochodów.
Dokumentowanie transakcji zwolnionych z rejestracji na kasie fiskalnej
Jeśli podatnik korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej i jednocześnie obsługuje klientów prywatnych, zobowiązany jest do prowadzenia dziennej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Musi ona występować w formie broszury, zawierającej takie informacje, jak: data uzyskania przychodu, wartość brutto transakcji, liczba porządkowa kolejnych wpisów oraz podsumowanie wartości przychodów z każdego dnia.
Bardzo przydatna jest też numeracja stron. Jeśli przy sprzedaży wysyłkowej podatnik otrzymał całość uiszczonej przez klienta opłaty na konto bankowe, wówczas transakcja zostaje udokumentowana za sprawą wyciągu bankowego. Brak możliwości zidentyfikowania transakcji oznacza jednak konieczność prowadzenia ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, podobnie jak ma to miejsce w przypadku sprzedaży stacjonarnej.
Faktura na żądanie klienta
Klient prywatny nabywający określony towar lub korzystający z określonych usług może domagać się wystawienia faktury na żądanie. Na dokumencie należy zawrzeć wszystkie niezbędne informacje, wśród nich dane sprzedającego i kupującego, numer faktury, wartość transakcji netto i brutto, obowiązujące stawki podatkowe oraz rodzaj towaru bądź usługi i ilość nabytych przez klienta dóbr. Na fakturze nie trzeba umieszczać numerów NIP ani PESEL kupującego. Osoba prywatna biorąca udział w transakcji nie dysponuje bowiem żadnym numerem, za pomocą którego można byłoby go zidentyfikować na potrzeby VAT.
Obowiązujące terminy
Co do zasady, w sytuacji gdy od końca miesiąca, w którym doszło do finalizacji całości transakcji nie upłynęły jeszcze trzy miesiące, vatowiec ma obowiązek wystawienia faktury na rzecz osoby prywatnej, będącej jego klientem. Wystawienie faktury w późniejszym czasie zależy już tylko i wyłącznie od dobrej woli sprzedawcy.
Zgodnie z obowiązującym prawem vatowiec powinien wystawić fakturę na rzecz osoby zgłaszającej nie później niż 15 dnia miesiąca następującego bezpośrednio po miesiącu finalizacji transakcji, jeśli klient wystawił stosowne żądanie do końca miesiąca, w którym doszło do transakcji. Jeśli żądanie wystawienia faktury wpłynęło po upływie miesiąca od końca miesiąca finalizacji dostawy towaru lub świadczenia usługi, fakturę trzeba przekazać najpóźniej po 15 dniach od otrzymania takiego żądania.
Wystawianie faktur dotyczących najmu
Faktury dotyczące usług najmu wystawia się najpóźniej w dniu upływu terminu płatności. Jeśli jednak najemcą jest osoba prywatna, nie ma potrzeby wystawiania faktury także wówczas, gdy klient sobie tego zażyczy. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby wystawić taki dokument. Nie ma potrzeby wystawiania takiej faktury także wtedy, gdy usługę najmu objęto zwolnieniem z opodatkowania VAT.
Faktury korygujące – potwierdzenie
Podstawą do obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku jest zawsze potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez klienta prywatnego. Niestety, w praktyce często zdarza się, że klienci prywatni nie odsyłają takich faktur sprzedawcy. Wystawca musi zatem zadbać, aby dotarło do niego potwierdzenie odbioru takiej faktury przez osobę prywatną. Tylko na tej podstawie można bowiem ubiegać się o określone przywileje podatkowe w postaci zmniejszenia kwoty należnego podatku do opłacenia.
Źródła:
1. https://www.podatki.biz/artykuly/faktura-dla-osoby-fizycznej-nieprowadzacej-dzialalnosci-gospodarczej_55_43192.htm (dostęp z dnia 28.01.2021 r.)
2. https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat/kasy-fiskalne/3597493,Dokumentacja-sprzedazy-detalicznej-w-VAT-2020-NIP-na-paragonie-faktura-do-paragonu-kasy-fiskalne.html (dostęp z dnia 30.01.2021 r.)
