Fakturę zaliczkową stosuje się w przypadku, rozliczenia otrzymanych zaliczek na poczet przyszłych dostaw. Jesteśmy zobowiązani wystawić ją w terminie do 15 dni od dnia otrzymania zaliczki, ale nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności.
W sytuacji gdy zaliczka nie obejmuje całości zapłaty, to po uregulowaniu całości należności, rozliczenia możemy dokonać na dwa sposoby:
- Pierwsza to wystawienie ostatniej faktury zaliczkowej,
- Druga to wystawienie „normalnej” faktury VAT, która będzie uwzględniała wszystkie wpłacone zaliczki.
Faktura jest bazowym dokumentem poświadczającym, że transakcja opodatkowana podatkiem od towarów i usług miała miejsce. Posiadając fakturę mamy możliwość odliczenia podatku naliczonego w niej zawartego. Jak wynika z art.19. ust.8 ustawy o podatku od towarów i usług gdy przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość, lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Zaliczamy do nich: zaliczkę, przedpłatę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, lub lokalu o innym przeznaczeniu. Gdy nasz klient prowadzi działalność gospodarczą, otrzymaną zaliczkę jesteśmy zobligowani udokumentować fakturą zaliczkową.
Według art. 106f wspomnianej wcześniej ustawy faktura ta powinna zawierać:
- otrzymaną kwotę zapłaty;
- kwotę podatku
- dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku,
- datę wystawienia,
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- data otrzymania części lub całości należności.
Faktury zaliczkowej nie wystawiamy w przypadkach opisanych w ustawie o podatku od towarów i usług art. 19a ust. 5 pkt 4. Do sytuacji, w których nie ma potrzeby wystawienia faktury zaliczkowej, należą:
- świadczenie usług telekomunikacyjnych,
- świadczenie usług najmu, dzierżawy, leasingu,
- świadczenie usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru oraz przechowywania mienia,
- świadczenie usług stałej obsługi prawnej i biurowej,
- świadczenie usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- dostawa energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.
