Wydatki firmowe mogą być przeznaczone na różne cele. Jednym z takich kosztów jest reprezentacja przedsiębiorstwa. Funduszem reprezentacyjnym jest pewien limit wydatków, które mogą zostać przeznaczone przez przedsiębiorcę, bądź upoważnioną przez niego do tego osobę na pokrycie kosztów związanych z reprezentacją danej organizacji. Reprezentację firmową często niesłusznie utożsamia się z reklamą. Tymczasem oba pojęcia w prawie podatkowym są wyraźnie od siebie wyodrębnione i traktowane inaczej. Koszty reklamowe mogą bowiem zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Tego samego nie można natomiast zrobić z funduszem reprezentacyjnym. Organ fiskalny mógłby bowiem zakwestionować wspomniany wydatek, zwłaszcza jeśli został on poniesiony na usługi gastronomiczne oraz nabycie żywności i napojów alkoholowych.
Czym jest reprezentacja?
Zasadniczo pojęcie reprezentacji nie zostało dokładnie zdefiniowane w obowiązujących przepisach. Dlatego też wiele podmiotów gospodarczych ma poważny problem z odróżnieniem reprezentacji od reklamy przedsiębiorstwa. Podobnie sądy administracyjne i organy podatkowe przedstawiają rozbieżne stanowiska w tej sprawie. Zgodnie z definicją słownikową za reprezentację uznaje się „wystawność”, „okazałość”.
Zgodnie ze stanowiskiem reprezentowanym przez Naczelny Sąd Administracyjny przekazywanie drobnych gadżetów oznaczonych logo innych przedsiębiorstw ma za zadanie zapewnić organizacji pozytywny wizerunek i podnieść jej prestiż w oczach potencjalnych klientów oraz kontrahentów. Tak rozumiane czynności zalicza się do sfery reprezentacji, a wszelkie wydatki poniesione na realizację tych zadań nie można uznać za koszty uzyskania przychodów. Niepewna sytuacja prawna budzi wiele wątpliwości u podatników, stąd bardzo często wnioskują oni w organach podatkowych o wydanie interpretacji dotyczącej konkretnej sytuacji.
Fundusz reprezentacyjny – powoływanie do życia
Fundusz reprezentacyjny można powołać do życia w różny sposób. Jednym z nich jest wyodrębnienie majątkowe, które trzeba odpowiednio wskazać w prowadzonych księgach rachunkowych (dotyczy to np. zakładowego funduszu świadczeń socjalnych). W takim przypadku odpisy dokonywane na wspomniany fundusz nie są uznawane za koszt podatkowy przedsiębiorcy. Nie można zatem odliczyć ich od podatku, zmniejszając tym samym kwotę należnego zobowiązania.
Fundusz reprezentacyjny a przepisy dotyczące VAT
Na gruncie przepisów VAT nieodpłatne przekazywanie towarów lub świadczenie usług związanych z celami reprezentacyjnymi nie są zaliczane do czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Z drugiej strony wskazuje się jednak na prawo podatnika do odliczenia podatku VAT naliczonego na zakup towarów i usług przeznaczonych na realizację celów reprezentacyjnych, pod warunkiem, że wspomniana reprezentacja odnosi się do działalności firmy podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT.
Istnieją jednak pewne wyjątki od tych praw. Odnosi się to do sytuacji zdefiniowanych jasno w obowiązującym ustawodawstwie jako wykluczające możliwość odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu (np. korzystanie z usług gastronomicznych i noclegowych). W tym przypadku VAT, który nie podlega odliczeniu na gruncie tego podatku, może stanowić koszt uzyskania przychodów dla potrzeb rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych bądź prawnych.
Fundusz reprezentacyjny a PIT i ZUS
Wydatki ponoszone w ramach funduszu reprezentacyjnego z punktu widzenia przedsiębiorcy rodzą pewne konsekwencje dla niego jako osoby opłacającej PIT oraz ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w ZUS-ie. Czasem dochodzi do sytuacji, że środki zgromadzone na koncie funduszu reprezentacyjnego zostają przeznaczone nie na wykonywanie przez pracowników powierzonych im obowiązków służbowych związanych z reprezentacją przedsiębiorstwa, ale na prywatny użytek. W takiej sytuacji należy liczyć się z tym, że trzeba będzie odprowadzić PIT i ZUS od nieodpłatnego świadczenia tych pracowników.
Wydatki reprezentacyjne w księgach rachunkowych
Co do zasady, wydatki reprezentacyjne stanowią koszty działalności operacyjnej przedsiębiorstwa. Trzeba je ujmować na koncie zespołu 4, które wpisuje się w rubryce „Pozostałe koszty”, dokonując wyraźnego rozróżnienia pomiędzy wydatkami przeznaczonymi na reprezentację i na reklamę. Wpis może też zostać zrealizowany na koncie 5 w kosztach wytworzenia lub cenach nabycia danego dobra. Jeśli towar pełniący funkcję reprezentacyjną został pobrany z wewnętrznego magazynu, fakt jego odbioru trzeba potwierdzić wewnętrzną fakturą.
Nie dotyczy to tylko przedmiotów o bardzo niskiej wartości rynkowej, nieprzekraczającej kwoty 10 zł (jest to suma za jedną sztukę danego towaru). Analogicznie robi się wówczas, gdy nie jest prowadzona żadna ewidencja, na podstawie której można byłoby ustalić tożsamość osób, do których trafiły prezenty rozdawane w ramach akcji reprezentacyjnej. W takiej sytuacji można odliczyć VAT naliczony przy zakupie, trzeba też pamiętać przy naliczeniu należnego VAT po przekazaniu prezentu osobie, do której trafił upominek.
Źródła:
- https://www.pit.pl/aktualnosci/fundusz-reprezentacyjny-a-opodatkowanie-920458 (dostęp z dnia 12.04.2021 r.)
- http://gazeta-msp.pl/?id=pokaz_artykul&indeks_artykulu=1521 (dostęp z dnia 15.04.2021 r.)
