Przedsiębiorcy prowadzący gospodarkę magazynową są zobligowani do wystawiania dokumentów magazynowych oraz wykonywania okresowo inwentaryzacji – z czym wiąże się to pojęcie?
Inwentaryzacja dotyczy podliczenia stanu składników majątkowych i ich źródeł pochodzenia ze stanami wykazywanymi w ewidencji księgowej.
Takiego wyliczenia dokonuje się okresowo w celu stwierdzenia stanu aktywów i pasywów – na koniec roku obrotowego.
Osobami, którym powierza się składniki majątku i które za ten majątek są odpowiedzialne, mogą być: kierownicy, magazynierzy, pracownicy odpowiadający za między innymi: towary, wyroby gotowe, środki trwałe jak również kasjerzy, którzy odpowiadają za stan gotówki w kasie.
Rodzaje inwentaryzacji
Inwentaryzacje dzieli się na okresową, ciągłą, zdawczo – odbiorczą (przeprowadzana w sytuacji zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej; dotyczy wszystkich składników majątku, objętych tą odpowiedzialnością) i nadzwyczajną (przeprowadzona w sytuacjach wyjątkowych, np. kradzieży, pożaru, powodzi, i innych klęsk żywiołowych; dotyczy części lub całości majątku).
Metody przeprowadzania inwentaryzacji
Wyróżniamy trzy metody przeprowadzania inwentaryzacji, a mianowicie spis z natury, potwierdzenie stanów i weryfikacja.
- Spis z natury – wykonywany na specjalnym arkuszu zwanym spisem z natury i wykonuje go powołana do tego specjalna komisja. Wszystkie składniki rzeczowe są przez zespół dokładnie przeliczone, mierzone i ważone. Po wykonaniu spisu przekazywany jest on następnie do przewodniczącego komisji inwentaryzacji i następnie do działu księgowości. Tutaj następuje porównanie danych ze spisu z natury a danymi w ewidencji. księgowej – porównanie jakościowe i ilościowe.
- Potwierdzenie stanu – odbywa się poprzez uzyskanie od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanych w księgach rachunkowych składników własnego majątku, będących w dyspozycji kontrahentów. Podlegają tej metodzie przede wszystkim rozrachunki i środki trwałe znajdujące się u innych osób, głównie z tytułu najmu, dzierżawy, leasingu, przechowywania czy remontu. W przypadku powstania nieprawidłowości następuje wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic.
- Weryfikacje – tej metodzie podlegają, np. grunty, inwestycje rozpoczęte czy trudno dostępne środki trwałe. Inwentaryzacja przeprowadzana tą metodą składa się z dwóch elementów wzajemnie uzupełniających się i występujących łącznie: porównanie danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i sprawdzenie realnej wartości tych składników.
Dokument inwentaryzacji
Poniżej znajduje się przykład wystawionego dokumentu inwentaryzacji, w którym to znajdują się takie elementy jak data, nazwa i numer inwentaryzacji, dane firmy, tabela z danymi dotyczącymi produktów i ich stanów oraz na samym dole podpisy – sporządził i zatwierdził.
