Jak księgować?
To jedno z tych pytań które najczęściej zadają sobie początkujący księgowi i księgowe. Po pierwsze – na czym w ogóle polega księgowanie? Po drugie – jak księgować? Po trzecie – co musi robić księgowa w roku podatkowym? Na trzecie pytanie odpowiedzieliśmy już wcześniej (zobacz: co musi robić księgowa).
Prowadząc księgowość musimy zapisywać każdą operację jaka ma miejsce w firmie. Operacje mogą być różne, te najczęściej występujące praktycznie w każdej spółce to np.:
- wystawienie faktury (i związane z tym powstanie należności),
- otrzymanie faktury (powstanie zobowiązania),
- zapłatę za fakturę
- wpływ od klienta (do kasy, lub na rachunek bankowy)
- wypłata zaliczki pracownikowi
- zapłata podatku.
Są też operacje występujące rzadko, ale praktycznie zawsze zdarzą się chociaż raz:
- wniesienie wkładu wspólników do spółki,
- zaksięgowanie zysku,
- zaksięgowanie zysku na dywidendę.
Na koniec zostały operacje nietypowe, bardzo rzadko się pojawiające, zwłaszcza w małych spółkach, te tu pominiemy i opiszemy na sam koniec.
Abyśmy mogli księgować te operacje potrzebne będą konta rachunkowe. Konto rachunkowe jest w pewnym sensie podobne do konta bankowego. Tak jak na konto bankowe mogą pieniądze tylko albo wpływać, albo wypływać (nie ma innej opcji), tak też wygląda to w przypadku kont rachunkowych. Takie kontso to nic innego jak tabelka o dwóch kolumnach, w której zapisujemy po kolei operacje, które miały miejsce na danym koncie. Można więc księgowość prowadzić w prostej formie nawet na kartkach papieru. Zwykle jednak wygodniej jest używać do tego programu komputerowego, który ma tą zaletę, że z łatwością i kilkoma kliknięciami utworzyć w nim można różne raporty, zestawienia czy wydrukować formularze PIT/CIT. W przypadku prowadzenia księgowości w formie papierowej jest to dość pracochłonne.
A więc konto to nic więcej jak tabelka z dwoma kolumnami. Po jednej stronie tabelki zapisujemy operacje które powodują, że kwota na koncie się zwiększa, po drugiej stronie te, które powodują że kwota się zmniejsza. Kwotę która jest aktualnie „na koncie” nazywamy Saldem konta.
Listę wszystkich kont które używa dana firma nazywamy Planem kont.
Księgowanie polega więc na zapisywaniu operacji pomiędzy kontami. Przykładowo jeśli wykonamy wpłatę 100 zł gotówki z kasy do banku, na koncie Kasa odejmujemy 100 zł, a na koncie Rachunek Bankowy dodajemy 100 zł. Jak widać każda operacja odbywa się co najmniej na dwóch kontach. Są operacje które mogą odbywać się na więcej niż dwóch kontach, ale o tym powiemy omawiając operacje tego typu.
Nazwy większości kont są ustalone, przykładowy plan kont zamieścimy tutaj wkrótce. Nie ma jednak nic przeciwko aby tworzyć własne, dowolne inne nazwy kont w miarę potrzeb. Kontom zwykle nadaje się numery, np. Kasa ma numer 100, a Rachunek bankowy 130. Nie jest to jednak również regułą, lecz raczej standardem którego lepiej się trzymać.
W kolejnym artykule postaram się opisać w jaki sposób wykonywać niektóre operacje księgowań.
