Archiwizacja dokumentów księgowych to jeden z tych procesów, które powinny być dobrze skoordynowane w każdej firmie. Obowiązek przechowywania ważnej dokumentacji przechodzi często z rąk do rąk, wskutek czego dość trudno zapanować nad tym, aby archiwizacja była przeprowadzana w sposób bezpieczny i przejrzysty, a także zgodny z obowiązującymi normami prawnymi. Informacje księgowe mają kluczowe znaczenie dla transparentności firmy i są często sprawdzane przez audytorów i organy kontrolujące. Warto więc zapewnić im bezproblemowy dostęp do tego typu informacji i wdrożyć własny system przechowywania ważnych dokumentów.
Prawidłowa archiwizacja dokumentów
Archiwizacja dokumentów księgowych opiera się na zasadach prawidłowego zarządzania i przechowywania ksiąg ewidencyjnych, a także dokumentów w formie fizycznej lub elektronicznej wraz z dostępem do danych. Obowiązek ten nie wynika jedynie z pobudek praktycznych. Odpowiednia archiwizacja jest obowiązkowa według ustawy o rachunkowości, do której muszą stosować się podmioty gospodarcze.
Osobą, która powinna nadzorować proces przechowywania dokumentacji, jest kierownik jednostki. To on odpowiada za metodę archiwizacji, a także ewentualne błędy lub nieścisłości. Stanowisko to więc musi być zajmowane przez osobę odpowiedzialną, która będzie potrafiła wpoić całemu zespołowi prawidłową metodę gromadzenia i przechowywania dokumentów księgowych. Warto być świadomym faktu, iż niekiedy nieprawidłowości są wyjaśniane przed sądem, gdyż niewłaściwa archiwizacja wiąże się z odpowiedzialnością karno-skarbową.
Jakie dokumenty księgowe trzeba archiwizować?
Ogólnie rzecz biorąc, istnieje pięć podstawowych grup dokumentów podlegających bezwzględnej archiwizacji:
- Pierwsza z nich dotyczy sprawozdań finansowych włącznie z uchwałą o ich zatwierdzeniu i ewentualnym podziale zysków lub rozliczeniu powstałych strat.
- Druga grupa to podstawowe dokumenty związane z księgowością. Znajdują się w niej księgi główne i pomocnicze, dziennik, różne rodzaju zestawienia (np. obrotów i sald), a także wykaz składników aktywów i pasywów danej jednostki gospodarczej.
- Do kolejnej grupy zalicza się tak zwane jednolite pliki kontrolne, które aktualnie najczęściej są archiwizowane w formie elektronicznej. W katalogu JPK znajdują się wyciągi bankowe, faktury sprzedaży z rejestrami VAT, a także księgi rachunkowe i dokumenty dotyczące ewidencji stanów magazynowych.
- Czwarta grupa zarchiwizowanej dokumentacji to pliki związane z podatkami. Wyróżnia się tutaj głównie deklaracje podatkowe, ale znajdują się też urzędowe poświadczenia odbioru. Z tym katalogiem zazwyczaj nie ma większych problemów, bo ta dokumentacja przychodzi do firmy w formie elektronicznej.
- Ostatnia grupa zapisów wymagająca archiwizacji to dokumenty źródłowe – zarówno te otrzymane od firm zewnętrznych, jak i wysłane przez przedsiębiorstwo np. kontrahentom. Nie wolno także zapomnieć o dokumentach wewnętrznych, które poświadczają o prawidłowości operacji wykonywanych wewnątrz firmy.
Terminy i zasady przechowywania dokumentów księgowych
Przepisy nie określają konkretnie, w jaki sposób trzeba przechowywać dokumentację, ale zalecane jest, aby każda jednostka organizacyjna znalzała własny, możliwie praktyczny sposób na jej zbieranie. Oczywiście dużo tutj zależy od wielkości organizacji, a także od ilości dokumentacji niezbędnej do przechowywania. Jednak zaleca się chronologiczny układ dokumentów, najlepiej w podziale na miesiące.
W przypadku gdy mamy do czynienia z większym przedsiębiorstwem, to bardzo praktyczne będzie podzielenie dokumentacji według rodzaju kosztów. Znany jest również sposób na dzielenie dokumentacji wedle konkretnych projektów.
Podsumowując – to, jaki sposób dokumentowania wybrano, nie ma większego znaczenia, ale bardzo istotne jest, aby można było szybko odnaleźć koknkretny dokument w bazie danych. Tak więc gdy urząd poprosi o konkretne pliki, to ich znalezienie nie powinno zająć więcej niż np. jeden dzień.
Dokumenty bezpośrednio związane z działem księgowości muszą być odpowiednio zabezpieczone i przechowywane przez minimum pięć lat, licząc od zakończenia roku obrotowego. Jest to dość krótki czas, jeśli porówna się go z aktami dotyczącymi kadr i list płacowych, które muszą być dostępne przez lat pięćdziesiąt.
Niezwykle ważne jest zawarcie informacji w firmowych dokumentach o systemie komputerowym, w którym znajdują się wszystkie pliki lub opisanie innej metody przechowywania i prowadzenia rachunkowości. Trzeba pamiętać także o opisaniu sposobu zabezpieczającego wrażliwego dokumentu przed działaniami osób niepowołanych.
Warto wiedzieć, że roczne sprawozdania finansowe, jako dokument szczególnie ważny, do niedawna podlegały trwałemu przechowywaniu, ale od 2019 roku – podobnie jak reszta dokumentów księgowych – podlega on 5-letniemu okresowi przechowywania.
Dokumenty przedawnione
W sprawie archiwizowania dokumentacji warto byłoby również pochylić się nad aktami, których okres przechowywania upłynął. Polskie prawo nie ma jasnych wytycznych co do postępowania z takimi archiwaliami. W takich sytuacjach wydanie poleceń należy więc do kierownika jednostki, który samodzielnie podejmuje decyzję o zniszczeniu przedawnionych dokumentów.
Może oczywiście zlecić to zadanie któremuś ze swoich podwładnych, ale decyzja co do sposobu likwidacji powinna być podjęta bezpośrednio przez niego. Warto pamiętać, aby w takiej sytuacji sporządzić odpowiedni protokół zawierający ilość i nazwy usuniętych dokumentów, opis, a także podpisy osób decyzyjnych.
Źródła:
1. https://poradnik.ngo.pl/co-to-sa-dokumenty-ksiegowe-jak-sie-je-opisuje-i-przechowuje (dostęp z dnia 30.08.2022).
2. https://ksiegowosc.infor.pl/rachunkowosc/zasady-ogolne/741091,Jak-archiwizowac-dokumenty-ksiegowe.html (dostęp z dnia 31.08.2022).
