Jak prawidłowo wystawić e-fakturę?

Każdy przedsiębiorca, który posiada status czynnego podatnika VAT zmuszony jest do wystawiania faktur. Dodatkowo osoby, które są zwolnione z VAT również mogą obecnie wystawiać faktury – ale nie muszą.

Faktury mogą być wystawiane w formie papierowej lub elektronicznej, w tej drugiej mamy właśnie do czynienia z pojęciem e-faktury. E-faktura powinna zawierać niezbędne dane, które wymagane są przez przepisy ustawy o VAT.

1. Co powinna zawierać e-faktura?

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT faktura elektroniczna nie różni się niczym innym od faktury papierowej, w związku z czym powinna zawierać te same elementy.

„Faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.”

W związku z powyższym powinna zawierać m.in. następujące elementy:

• datę wystawienia,

• kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku,

• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,

• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

• kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

• stawkę podatku,

• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

• kwotę należności ogółem.

2. W jaki sposób wysyłać e-faktury do kontrahenta?

Jeżeli chodzi o e-fakturę to może być ona wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Oznacza to, że wybór formatu faktury zależy wyłącznie od podatnika. E-faktura może być np. pobierana z programu do fakturowania online w wersji PDF, a następnie wysyłana do kontrahenta w wiadomości e-mail (w załączniku lub w formacie elektronicznym otrzymanym na faksie).

W przypadku przesyłania e-faktur nie ma wymogu stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Natomiast podatnik wystawiający e-faktury ma obowiązek zapewnienia autentyczności jej pochodzenia, integralności treści (oznacza to, że nie zmieniono w niej danych, które powinna zawierać) oraz czytelności faktury.

Z art. 106g ust. 3 ustawy o VAT w przypadku e-faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

• podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,

• nabywca wystawiający faktury w imieniu i na rzecz podatnika przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,

• nabywca wystawiający notę korygującą przesyła ją lub udostępnia wystawcy faktury,

• podmiot, o którym mowa w art. 106c (organy egzekucyjne oraz komornicy sądowi), przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi

– zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Ile egzemplarzy faktury trzeba wystawić?

Przy wystawianiu faktur sprzedaży ważne jest, aby wystawione zostały dwa egzemplarze dokumentu, ponieważ jeden trafia do nabywcy, a drugi pozostaje u sprzedawcy.

3. Czy potrzebna jest akceptacja od kontrahenta?

Aby posługiwać się e-fakturami potrzebna jest oczywiście zgoda odbiorcy faktury. Odbiorca musi zgodzić się na dany format przekazywania dokumentu w postaci elektronicznej.

W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane (art. 106n ust. 2 ustawy o VAT).

W jakiej formie ma być dokonana akceptacja e-faktury?

Przepisy ustawy nie określają, w jakiej formie należy dokonać akceptacji e-faktury przez odbiorcę. Oznacza to, że pozostawiona jest dowolność dla obydwóch stron, które mogą wybrać czy wolą formę tradycyjną, a więc pisemną czy elektroniczną.

Warto jeszcze wspomnieć, że dopóki kontrahent nie wyrazi sprzeciwu otrzymywania e-faktur to wyraził on zgodę, . Tym samym, jeśli nabywca opłaci należność wynikającą z e-faktury, jest to równoznaczne z jej akceptacją.

4. Jak przechowywać e-faktury?

Obowiązkiem podatnika jest przechowywanie wszystkich dokumentów księgowych – faktur oraz e-faktur. Termin przechowywania takich dokumentów to 5 lat, po tym okresie następuje termin przedawnienia zobowiązania podatkowego (licząc od końca roku kalendarzowego) i możliwe jest ich usunięcie.

Przechowywać należy zarówno wystawione, jak i otrzymane faktury, faktury korygujące oraz ich duplikaty. Trzeba zachować podział na okresy rozliczeniowe, a także zapewnić:

• ich łatwe odszukanie,
• autentyczność pochodzenia,
• integralność treści,
• czytelność

– od momentu wystawienia lub otrzymania e-faktur do czasu upływu zobowiązania podatkowego.

Przedsiębiorca posiadający siedzibę firmy na terytorium kraju musi przechowywać faktury w Polsce. Jest jednak wyjątek – podatnik może przechowywać  faktury w formie elektronicznej poza granicami kraju. Ale musi w razie kontroli skarbowej umożliwić łatwy dostęp on-line do faktur za pomocą środków elektronicznych.

E-faktury można przechowywać np. na płytach CD lub dyskach twardych. Konieczne jest również systematyczne tworzenie ich kopii zapasowych. A w czasie ich przetrzymywania nie można dokonywać żadnych zmian.