W sytuacji, gdy zostaną wystawione dwie faktury do jednej transakcji bądź faktura zostanie wystawiona z błędami – inny kontrahent, niewłaściwy nabywca, zły kod pocztowy itp., należy oczywiście poprawić zaistniały błąd.
Czasami to osoba wystawiająca fakturę jest w stanie szybko zorientować się, że został popełniony jakiś błąd na fakturze (np. przy sprawdzaniu danych), a niekiedy to dopiero kontrahent może dojrzeć, że na fakturze widnieje błąd popełniony przez sprzedawcę lub przez niego samego (np. zakup miał być dokonany na inne dane osobowe. Kontrahent pomylił się w podawaniu danych/przy wypełnianiu danych w formularzu zamówienia). Oczywiście w każdej z tych sytuacji należy postępować inaczej, ponieważ o sposobie poprawienia wystawionej faktury przez pomyłkę decyduje moment, w którym zauważono dany błąd.
1. Gdy faktura została wystawiona przez pomyłkę, ale nie trafiła do obrotu prawnego
Jeżeli dokument sprzedaży został wystawiony przez pomyłkę lub gdy przez przypadek zostały wystawione dwa te same dokumenty sprzedażowe odnoszące się do jednej i tej samej transakcji, można w tym wypadku anulować fakturę. Pod warunkiem, iż błąd został zauważony w miarę wcześnie, czyli przed wprowadzeniem dokumentu do obrotu prawnego.
Aby jednak anulowanie faktury było możliwe, należy spełnić cztery warunki:
- faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego (czyli nie przekazano i nie udostępniono jej nabywcy),
- faktura nie przedstawia prawdziwego zdarzenia gospodarczego (np. nie doszło do sprzedaży, która została na niej ujęta),
- wystawca posiada oba egzemplarze faktury – przeznaczony dla nabywcy oraz dla sprzedawcy (dawniej oznaczane jako oryginał i kopia),
- wystawca dokona na fakturze adnotacji informującej, że została ona anulowana, wraz ze wskazaniem przyczyny.
Na koniec należy podkreślić, że anulowaną fakturę trzeba przechowywać w dokumentacji z adnotacją w postaci np. “anulowano dnia 02.03.2016 roku – transakcja wcześniej zafakturowana”.
2. Gdy faktura została wystawiona przez pomyłkę i odebrana przez nabywcę
Jeżeli natomiast dokument sprzedażowy został wystawiony przez pomyłkę, podwójnie lub z błędnymi danymi (np. błędne dane osobowe kontrahenta) i oba dokumenty trafiły do rąk nabywcy (zostały wprowadzone do obrotu prawnego) to pozostaje już tylko skorygowanie istniejącej faktury.
Należy jednak zwrócić uwagę na to, iż korekta sprzedaży odnosi się do zmniejszenia podstawy opodatkowania, tak więc sprzedawca może pomniejszyć VAT dopiero w momencie, gdy otrzyma potwierdzenie, że nabywca jest w posiadaniu faktury korygującej.
W celach księgowych będzie więc niezbędna:
- data pierwotnego zdarzenia – ze względu na podatek dochodowy,
- data potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę – ze względu na podatek VAT.
Oczywiście potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę może nastąpić w dowolnej formie (np. wiadomości e-mail, pocztowego potwierdzenia odbioru).
Program SYSTIM.PL do wystawiania faktur i ich korekt – SPRAWDŹ!
