Aby zaksięgować jakąkolwiek fakturę zakupu, należy wpierw sprawdzić jej poprawność. Należy sprawdzić wszelkie dane umieszczone przez sprzedawcę na fakturze, takie jak dane firmy, informacje o towarze lub usłudze oraz to czy dana faktura została wystawiona w dwóch egzemplarzach – jest to obowiązek stawiany przez przepisy prawa.
Dopiero po sprawdzeniu poprawności umieszczonych ww. elementów na fakturze zakupowej (i nieznalezieniu w niej żadnych błędów), można ją prawidłowo zaksięgować – w kosztach podatkowych. Daną fakturę należy także ująć w rejestrze VAT. Jeżeli jednak dana faktura zakupowa dotyczy np. usług gastronomicznych, a VAT od zakupu nie podlega odliczeniu to należy dane koszty zaksięgować w KPiR w kwocie brutto.
Kiedy księgujemy faktury zakupu?
W przypadku, gdy sprzedawca wystawił fakturę zakupową w styczniu, ale odbiorca otrzymał ją dopiero w marcu, odbiorca ma prawo ująć ją w rejestrze VAT w kwietniu, maju i czerwcu – jeżeli dokonuje rozliczeń miesięcznych. Natomiast zaksięgować fakturę zakupu może przez cały rok podatkowy. Oznacza to, że koszty poniesione w styczniu może zaksięgować w koszty podatkowe nawet w grudniu, jednakże nie może on wykroczyć poza rok podatkowy. Co znaczy, że koszt poniesiony w danym roku musi być zaksięgowany do końca obowiązującego roku, koszt ten nie może być zaksięgowany w kolejnym roku.
W jakich kolumnach w KPiR księguje się koszty związane z fakturami kosztowymi?
- 10 – zakup towarów i materiałów,
- 11 – koszty uboczne zakupu,
- 13 – pozostałe wydatki.
W związku z powyższym podstawowe towary i materiały ujmuje się w kolumnie 10, a więc jako zakup towarów i materiałów. Natomiast koszty związane z transportem tych towarów lub materiałów, należy zaksięgować do kolumny 11, a więc uboczne koszty zakupu – w przypadku gdy „koszty” te ujęte są na jednej fakturze. Jeżeli jednak na jednej fakturze znajdują się koszty transportu wraz z wydatkami (które kwalifikuje się do kolumny 13) muszą być one wykazane w kolumnie 13.
Przykłady księgowań zakupów:
- Firma X kupuje od innego sprzedawcy tablety i sprzedaje je dalej swoim klientom.
a). Zakupienie tableta XYZ za 550 zł z przyjęciem go na magazyn (PZ):
- Wn konto 330 „Magazyn
- Ma konto 301-2 „Rozliczenie zakupu towarów”
b). Zaksięgowanie faktury od dostawcy:
- Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami”
- Wn konto 301-2 „Rozliczenie zakupu towarów”
- Wn konto 223-1 „VAT naliczony stawka podstawowa”
2. Firma Y kupuje materiały niezbędne do produkcji tabletów. Gotowe produkty sprzedaje.
a) Dostawa części do tableta (PZ):
- Wn konto 330 „Magazyn”
- Ma konto 301-1 „Rozliczenie zakupu materiałów”
b) Zakup energii elektrycznej:
- Wn konto 402-5 „Zużycie energii elektrycznej”
- Wn konto 223-1 „VAT naliczony stawka podstawowa”
- Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami”
