Bardzo popularną praktyką rozliczania rozrachunków jest zapłata w formie zaliczki. Jest to powszechna metoda, która polega na zapłacie z góry części należności dla kontrahenta za przyszłe usługi lub dostawy.
Wpłata zaliczki, gdy dojdzie do realizacji danej umowy jest wliczona w kwotę zobowiązania, przez co zmniejsza wartość końcową do zapłaty. Należy pamiętać o tym, że jeśli umowa zostanie rozwiązana, wpłacona zaliczka podlega zwrotowi.
Księgowanie zaliczek zależne jest o wielkości przedsiębiorstwa. Zazwyczaj małe i średnie przedsiębiorstwa księgują je na kontach 200-Rozrachunki z odbiorcami i 201-Rozrachunki z dostawcami. Natomiast większe firmy, w związku z dużą ilością wpłacanych i wypłacanych zaliczek posiadają w swoi planie kont specjalne konto do ich księgowania-Rozrachunki z tytułu zaliczek z odbiorcami i dostawcami. Obie formy księgowania są jak najbardziej poprawne. Warto dodać, że nic nie stoi na przeszkodzie, żeby duże jednostki również księgowały zaliczki na koncie „Rozrachunki z dostawcami”.
Konto „Rozrachunki z tytułu zaliczek z odbiorcami i dostawcami” które stosują głównie duże przedsiębiorstwa, przeznaczone jest do księgowania następujących operacji:
Strona WN
- wpłata zaliczki dla kontrahenta z tytułu przyszłych usług lub dostaw,
- zwrot otrzymanej od kontrahenta zaliczki,
- rozliczenie otrzymanej od kontrahenta zaliczki,
- dodatnie różnice kursowe.
Strona MA
- otrzymanie zaliczki od kontrahenta,
- zwrot przekazanej kontrahentowi zaliczki,
- rozliczenie wpłaconej dla kontrahenta zaliczki,
- ujemne różnice kursowe.
W momencie, gdy przedsiębiorstwo otrzymuje zaliczkę z tytułu przyszłych dostaw lub usług, powstaje zobowiązanie podatkowe z tytułu VAT. W ślad za tym, podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej wykazującej kwotę podatku VAT należnego.
Taką fakturę należy wystawić w terminie do 15dnia kolejnego miesiąca od dnia wpłynięcia zaliczki, dodatkowo można ją wystawić na 30 dni przed otrzymaniem zapłaty.
Jeśli faktura zaliczkowa wystawiona została na pełną wartość kwoty do zapłaty za usługę lub towar, to nie ma konieczności, by podatnik wystawiał fakturę końcową. Co więcej, nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej w sytuacji gdy rozliczenie danej zaliczki odbywa się tego samego miesiąca co jej wpłynięcie. Jednakże, w takiej sytuacji koniecznym jest by faktura końcowa obejmowała wszystkie informacje faktury zaliczkowej.
