W okresie pandemii funkcjonowanie przedsiębiorstw uległo drastycznym modyfikacjom. Związane z ograniczeniami w kontaktach międzyludzkich utrudnienia organizacyjne dotknęły również takich kwestii jak podpisywanie umów i innych oświadczeń dostępnych w formie pisemnej. W związku z tym pojawiło się uzasadnione pytanie, czy dokumenty umowy oraz załączniki do nich muszą mieć postać dokumentu w formie papierowej. Czy można bezpiecznie zawrzeć, rozwiązać lub dokonać modyfikacji za pomocą maila, wiadomości głosowych i SMS albo komunikatorów internetowych?
Forma zawierania umów
W Kodeksie cywilnym wskazano, że uczestnicy obrotu gospodarczego mają pełną dowolność w wyborze formy umowy. Zasadniczo nic nie stoi na przeszkodzie, aby taką umowę zawarto również w formie ustnej. Do umów zawartych przy użyciu komunikatorów internetowych, poczty elektronicznej albo wiadomości SMS stosuje się przepisy dotyczące formy dokumentowej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami zachowanie dokumentowej postaci umowy uzależnione jest od złożenia oświadczenia woli w postaci dokumentu tak, aby możliwe było zidentyfikowanie osoby, która złożyła wspomniane oświadczenie.
Takie oświadczenie woli może zostać utrwalone zarówno na papierze, jak i w formie dokumentu elektronicznego; można zachować je na twardym dysku, karcie pamięci lub serwerze poczty elektronicznej. Do ustalenia tożsamości osoby wyrażającej wolę w danej kwestii wykorzystuje się adres poczty elektronicznej, numer telefonu, z którego nadano wiadomość, dane na portalu społecznościowym itp.
Forma pisemna i forma elektroniczna
Forma dokumentowa umów nie jest tożsama z formą pisemną. Ważność tej drugiej uzależniona jest bowiem od złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie. Jeśli podmioty gospodarcze współpracują ze sobą na podstawie skanów podpisanych dokumentów, można mówić o zachowaniu wymogów formy dokumentowej, a nie pisemnej.
W Kodeksie cywilnym uregulowano także kwestie związane z formą elektroniczną dokumentów umownych. Trzeba mieć świadomość, że przesłanie ich do kontrahenta drogą elektroniczną nie zadośćuczyni wymogom formalnym. Ważność takiego dokumentu uzależniona jest bowiem od opatrzenia danego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który uznaje się za równoważny z własnoręcznym podpisem. W praktyce oznacza to, że wymóg zawarcia umowy w formie pisemnej zostanie spełniony także przy sygnowaniu dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Konsekwencje niezachowania wymogu formy szczególnej
Niekiedy forma dokumentowa umowy okazuje się niewystarczająca. Może to wynikać zarówno z określonych zapisów prawnych, jak i indywidualnych ustaleń między stronami. Niezachowanie wspomnianych wymogów w danej sytuacji pociąga za sobą trojakiego rodzaju konsekwencje uzależnione od zastrzeżenia formy pod rygorem nieważności, dla celów dowodowych lub dla wywołania określonych skutków prawnych. W tym pierwszym przypadku brak spełnienia wszystkich niezbędnych wymagań oznacza nieważność danej czynności prawnej. To sprawia, że nie można efektywnie dochodzić spełnienia przez drugą stronę zawartych w niej ustaleń. Przykładem takich umów są umowy leasingu.
Niezachowanie formy czynności prawnej dla celów dowodowych oznacza niemożność udowodnienia w ewentualnym postępowaniu sądowym istnienia pomiędzy stronami określonego stosunku prawnego. W takich okolicznościach pomimo niezachowania wymaganej formy umowy czynność jej zawarcia pozostaje ważna. Rygor ograniczeń dowodowych nie obowiązuje wtedy, gdy czynności dokonano w relacjach między przedsiębiorcami, gdy żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą, gdy obie strony sporu wyrażą na to zgodę lub fakt dokonania zawarcia umowy uprawdopodobniono za pomocą dokumentu.
Modyfikacja i wypowiedzenie umowy zawartej na odległość
Do wypowiedzenia lub zmodyfikowania umowy zawartej w formie dokumentowej, pisemnej albo elektronicznej wystarczające jest zachowanie formy dokumentowej. Jest to możliwe pod warunkiem, że strony nie zawarły pomiędzy sobą żadnych innych ustaleń lub też obowiązujące przepisy prawne nie stanowią inaczej w tej kwestii.
Jeśli pomiędzy stronami zaistnieje spór sądowy na gruncie umowy zawartej przez SMS, komunikator internetowy, pocztę elektroniczną itp., trzeba bezwzględnie dowieść, że dane oświadczenie pochodzi faktycznie od konkretnej osoby. Jeśli okaże się to w praktyce niemożliwe, dochodzenie roszczeń jest w praktyce niemożliwe.
O co trzeba zadbać przy zawieraniu umów na odległość ?
Zawierając umowy drogą telefoniczną lub elektroniczną, należy pamiętać o dokładnym sprecyzowaniu ustaleń. Postanowienia trzeba zdefiniować tak, aby rzeczywiście odpowiadały one intencjom stron. Trzeba także zadbać o możliwość udowodnienia faktu zawarcia umowy oraz jej treści. W tym celu niezbędne jest przechowywanie wymienianych z kontrahentami wiadomości na temat przeprowadzanych transakcji. Trzeba także upewnić się, że adresat jest jednostką upoważnioną do reprezentowania kontrahenta w konkretnych relacjach biznesowych. W tym celu warto przeprowadzić weryfikację odbiorców wiadomości.
Autor: Łukasz Stachurski
Źródła:
1. https://prawakonsumenta.uokik.gov.pl/prawo-do-informacji/sprzedaz-poza-lokalem-i-na-odleglosc/ (dostęp z dnia 10.09.2020 r.)
2. https://www.infor.pl/prawo/umowy/inne-umowy/84633,Co-to-jest-umowa-na-odleglosc.html (dostęp z dnia 12.09.2020 r.)
3. https://biznes.gazetaprawna.pl/artykuly/1473243,zawieranie-umow-na-odleglosc-przedsiebiorcy.html (dostęp z dnia 18.09.2020 r.)
