Wszystkie dowody księgowe muszą posiadać minimalne dane, aby mogły być zaliczone do podstawy zapisów w księdze podatkowej. W zależności od tego czy dotyczą one zakupu czy wyjazdów służbowych – powinny posiadać inne informacje.
Dowód wewnętrzny powinien być:
- sporządzony w języku polskim
- znajdująca się w nim treść, musi być pełna i zrozumiała – nie mogą występować w niej skróty
- może dotyczyć przychodów, jak i kosztów
- dokument musi być opatrzony numerem – tak aby można było powiązać go z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie
- musi posiadać datę wystawienia,
- muszą znajdować się na nim podpisy osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku,
- dodatkowo: powinny określać: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku)
Jeżeli jednak dowody wewnętrzne mają dotyczyć rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej:
- imię i nazwisko,
- cel podróży,
- nazwę miejscowości docelowej,
- liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina
- wyjazdu oraz powrotu),
- stawkę i wartość przysługujących diet.
