Firmy zazwyczaj przekazują swoim kontrahentom czy potencjalnym kontrahentom różnego rodzaju towary, takie jak: próbki, drobne prezenty, materiały reklamowe i inne). Jest to dobra reklama, ale również prawidłowe przytrzymywanie dobrych relacji (kontaktów) ze swoimi stałymi Klientami – ten zabieg wspomaga funkcjonowanie firmy, kreuje jej pozytywny wizerunek i wspomaga sprzedaż, ponieważ dobre relacje zazwyczaj skutkują dobrą (zwiększającą się) sprzedażą.
Zazwyczaj przekazywane drobne próbki, prezenty itp. rzeczy są elementami asortymentu danej firmy. Oznacza to, iż przy ich nabyciu został odliczony podatek VAT. Tak więc takie przekazanie powinno zostać opodatkowane – a skoro prezent i próbka są zazwyczaj gratisem, koszt opłacenia podatku spoczywałby na przedsiębiorcy. Na szczęście ustawa o VAT dopuszcza pewne ustępstwa od tego obowiązku. Zdarzają się sytuacje, gdy można kontrahentom przekazywać próbki towarów niepodlegające VAT. Mianowicie przedsiębiorca w pewnych sytuacjach nie musi opodatkowywać przekazań w/w rzeczy i nie musi ponosić dodatkowych kosztów z tego tytułu.
Czym jest próbka towaru i prezent małej wartości?
Próbka:
Dla wyjaśnienia czym tak naprawdę jest próbka towaru, należy sprawdzić, jak definiują ją przepisy prawa. Zgodnie z art. 7 ust. 7: „Przez próbkę, o której mowa w ust. 3, rozumie się identyfikowalny jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika:
– ma na celu promocję tego towaru oraz
– nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb końcowego odbiorcy w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeby tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłonić tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.”
Powyższy zapis definiuje więc próbkę jako egzemplarz albo niewielka ilość towaru, która pozwala na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci. Przekazanie takiej próbki musi służyć promocji określonego towaru i nie powinno zaspokajać potrzeb odbiorcy. Wyjątkiem są tu sytuacje, kiedy zaspokojenie potrzeby jest nieuniknione w promocji danego produktu. Przykładem są m.in. książki czy płyty przekazywane pewnej grupie odbiorców w celach zrecenzowania. Można założyć, że otrzymując książkę, potrzeby odbiorcy zostaną w tym zakresie zaspokojone – będzie on mógł (bądź wręcz powinien) ją przeczytać. Dzięki temu jednak opinia o książce dotrze do szerszego grona odbiorców, a to z założenia ma skutkować zwiększeniem zainteresowania ofertą wśród pozostałych konsumentów.
Co może być próbką?
Próbką może być na przykład:
- książki (w tym egzemplarze do recenzji),
- płyty (jeżeli oczywiście spełniają określone warunki),
- próbki towarów spożywczych, których klienci mogą spróbować np. w ramach sklepowej promocji.
Definicja próbki nie obejmuje towarów lub niewielkich ilości przekazywanych, np. w celu:
- przeprowadzenia testów,
- badań,
- analiz.
Odnosi się to do sytuacji, w których testy czy analizy służą do określenia właściwości fizycznych, fizykochemicznych, chemicznych oraz biologicznych. Co jednak istotne, w tym przypadku nie ma konieczności opodatkowania VAT-em przekazanych egzemplarzy towaru lub jego niewielkich ilości. Wynika to z faktu, że celem nie jest tu w ogóle konsumpcja.
Prezenty:
Natomiast prezenty o małej wartości zostały opisane w art. 7 ust. 4 ustawy: „Są to towary o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób, których przekazania nie ujęto w tej ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.”
Z zapisu wynika iż, są to towary o określonej wartości, które podatnik przekazuje jednej osobie. Taka wartość nie powinna przekroczyć 10 zł netto, jeśli przekazanie nie jest nigdzie ewidencjonowane. Jednak, gdy prowadzona jest ewidencja pozwalająca na ustalenie, kto otrzymał dany prezent, to wartość takich gratisów w skali całego roku podatkowego nie może przekroczyć 100 zł netto.
Podsumowując. Wszelkie przekazania prezentów nie są opodatkowane, jeżeli następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika i jeżeli mieszczą się w definicji prezentów o małej wartości. W ten czas podatnik je przekazujący nie będzie zobowiązany do wykazywania VAT należnego od tego przekazania, pomimo że przysługiwało mu prawo do odliczenia VAT są opodatkowane VAT, nawet gdy przy ich nabyciu podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT, jeżeli przekazanie to ma związek z prowadzoną działalnością.
Jak oznaczyć przekazywany towar jako próbkę?
Jednym z warunków uznania towaru za próbkę jest jego identyfikowalność jako próbka.
Oznaczenie to może mieć np. formę nalepek czy nadruków na opakowaniu z informacją, iż towar jest próbką i nie jest przeznaczony do sprzedaży – oznaczanie opakowań próbek, np. napisem „PRÓBKA”.
Przepisy nie regulują jednoznacznie postaci takiego oznaczenia i tego, jakiego rozmiaru czy formę ma ono mieć. Jest to szczególnie wątpliwe np. dla towarów na których nie da się nanieść takiego oznaczenia. W praktyce pojawią się więc sytuacje, kiedy towar przekazywany jako próbka nie będzie miał oznaczenia wcale. Nie dyskwalifikuje to jednak takiego przekazania jako próbki. Wskazywać na to może np. ilość przekazywanych towarów czy sposób ich opakowania. Odpowiednie oznaczenie stanowi rodzaj zabezpieczenia dla przekazującego. Dzięki temu wskazuje nabywcy jaki jest cel przekazania – zapoznanie się z towarem, a nie jego sprzedaż. Dodatkowym zabezpieczeniem dla przekazującego może być informacja w formie oświadczenia czy też umowa, w której jednoznacznie wskazany jest cel przekazania.
