Każdy przedsiębiorca musi posiadać w swoim zbiorze dokumentów (archiwum) wszystkie niezbędne faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, tak aby mógł w na ich podstawie dokonać odliczeń oraz złożyć niezbędne deklaracje podsumowujące VAT. Dodatkowo zobowiązany jest do przechowywania ww. dokumentów przez okres 5 lat.
W sytuacji, gdy pierwotna faktura znajdująca się u sprzedawcy ulegnie
zniszczeniu lub zaginie, możliwe jest wystawienie duplikatu danej faktury — regulują to przepisy prawa, a dokładniej ustawa o VAT z art. 106l. Duplikat może być również wystawiony na wniosek nabywcy (również w formie ustnej).
Duplikat faktury musi zawierać określenie „Duplikat” wraz z datą jego
wystawienia. Duplikat faktury jest traktowany na równi z fakturą pierwotną – ma tę samą moc prawną. Duplikat faktury musi oczywiście być identyczny z fakturą pierwotną, musi posiadać identyczne dane, które znajdują się na fakturze nabywcy.
W przypadku braku dokumentów potwierdzających zaistniałe transakcje, a gdy tym samym na ich podstawie dokonano już odliczenia podatku VAT – przedsiębiorca zmuszony będzie do dokonania korekt deklaracji.
