Zlecenia realizowane przez firmy mogą być opłacane w całości już po ich wykonaniu, niekiedy jednak zleceniobiorcy żądają opłacenia części należności z góry, jeszcze przed dostawą towaru lub realizacją usługi. Biorąc pod uwagę drugą sytuację, niekiedy pojawia się konieczność opłacenia tzw. faktur zaliczkowych, które odnoszą się do określonych, jeszcze niesfinalizowanych dostaw.
Po zaliczki sięga się z reguły wtedy, gdy realizacja zlecenia jest bardzo kosztowna, co wiąże się z koniecznością uzyskania choćby części zapłaty we wcześniejszym terminie. Kwota wpłacona w ramach zaliczki zwykle wlicza się w całość zapłaty za towar lub usługę. Wiąże się to jednak z wymogiem prawidłowego udokumentowania całej operacji.
Czym jest faktura zaliczkowa?
Fakturę zaliczkową wystawia się na poczet kontrahenta prowadzącego własną działalność gospodarczą. Za pomocą tej faktury dokumentuje się kwoty zaliczki, od której zostanie później odprowadzony podatek.
Taka faktura powinna zawierać kilka bardzo istotnych elementów. Przede wszystkim należy opatrzyć ją datą wystawienia, a także odpowiednim numerem serii, pełniącym jednocześnie rolę identyfikacyjną w stosunku do danej faktury. W tego rodzaju fakturze powinny znaleźć się także dane dotyczące podatnika oraz osoby kupującej towary i usługi wraz z adresem siedziby firmy. Dobrze jest tam umieścić również numery NIP obu podmiotów uczestniczących w transakcji kupna-sprzedaży, a także termin dokonania usługi lub dostawy towarów (niekiedy należy też wyszczególnić termin otrzymania zapłaty, jeśli nie pokrywa się on z datą wystawienia faktury). Bezwzględnie trzeba wyszczególnić w fakturze zaliczkowej kwotę zapłaty, a także kwotę podatku wyliczoną indywidualnie dla każdego zlecenia. Należy także wskazać odpowiednie dane odnoszące się do towaru lub usługi, w tym jego nazwę, jednostkową cenę netto, ilość i wartość zamówionego towaru, a także stawki i kwoty podatkowe wraz z wartością brutto całego zamówienia.
Kiedy nie trzeba wystawiać faktur zaliczkowych?
Ponieważ nie każda zaliczka automatycznie powoduje powstanie obowiązku podatkowego, nie ma potrzeby poświadczania jej za pomocą faktury. Dotyczy to głównie zaliczek związanych z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów, jak również dostaw gazu i energii cieplnej oraz elektrycznej.
Podobnie nie wystawia się faktur zaliczkowych w przypadku realizowania usług radiokomunikacyjnych i telekomunikacyjnych oraz dostaw i uzdatniania wody za pośrednictwem sieci wodociągowej.
Z wystawiania faktur zaliczkowych zwolnione są również podmioty świadczące usługi z zakresu leasingu, dzierżawy lub najmu oraz usługi ochrony osób i mienia. Zaliczki nie dotyczą także obsługi biurowej i prawnej.
Kiedy należy wystawić fakturę końcową?
To, czy w danej sytuacji zostanie wystawiona faktura końcowa, zależy głównie od tego, co obejmowała swym zasięgiem faktura zaliczkowa. Jeśli zatem zaliczka nie dotyczyła pełnej wartości zamówienia, w takiej sytuacji można wystawić fakturę końcową.
W takim wypadku trzeba na fakturze końcowej pomniejszyć całkowitą wartość dostarczonych towarów lub zrealizowanych usług o sumę otrzymanych już wcześniej części zapłaty. Wiąże się to także z koniecznością zmniejszenia kwot podatku o wartość podatku wykazanego w fakturze zaliczkowej. W fakturze końcowej należy zawsze zamieścić wyszczególnienie numerów faktur zaliczkowych, które wystawiono przed dostawą towaru lub usługi. Niekiedy, choć jest to jedynie fakultatywne, podaje się w tych dokumentach także daty wystawienia faktur zaliczkowych oraz kwoty opłaconych już wcześniej zaliczek.
Jeśli faktur zaliczkowych było więcej niż jedna, a ich suma opiewa dokładnie na taką samą kwotę, jaką trzeba zapłacić za całość zlecenia, w ostatniej fakturze zaliczkowej należy bezwzględnie wskazać numery poprzednich faktur. Dzięki temu nie trzeba już jednak wystawiać faktur końcowych w takiej sytuacji. Jeśli jednak taka faktura została wystawiona, jest ona wiążąca dla kupującego i nie uważa się to bynajmniej za błąd.
Faktury zaliczkowe i dostawy w jednym miesiącu
Jeśli zaliczka na poczet dostawy towarów lub realizacji usług jest realizowana w tym samym okresie rozliczeniowym, obowiązek podatkowy odnosi się do całości kwoty za zlecenie.
W takiej sytuacji nie zachodzi potrzeba wystawiania faktury zaliczkowej oraz końcowej, transakcję wystarczy opodatkować tą ostatnią, odnoszącą się do obowiązku podatkowego za całość zlecenia, do której zalicza się też kwotę otrzymanej zaliczki. Co do zasady, faktury zaliczkowe wystawia się nie wcześniej niż miesiąc przed otrzymaniem tej części zapłaty oraz nie później niż w połowie kolejnego miesiąca następującego bezpośrednio po miesiącu, w którym nabywca zapłacił całość lub część kwoty za zlecenie.
Co istotne, faktury zaliczkowe wbrew nazwie nie dotyczą tylko samych zaliczek, ale także przedpłat, zadatków, rat, wkładów mieszkaniowych i budowlanych jeszcze przed zaistnieniem prawa spółdzielczego do lokalu mieszkalnego albo przeznaczonego na potrzeby użyteczności publicznej.
