Księga przychodów i rozchodów to, innymi słowy, dokument, w którym księgowane są operacje gospodarcze związane z przychodami lub kosztami firmy. Jest to ewidencja uproszczona i przeznaczona tylko do celów podatkowych. Aby można było prowadzić KPiR, należy dopilnować ważnych terminów jej założenia i zgłoszenia odpowiedniemu naczelnikowi Urzędu Skarbowemu.
Podatnicy, którzy chcą założyć KPiR powinni tego dokonać w dniu 1 stycznia lub w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej.
Po założeniu księgi podatnik zmuszony jest do poinformowania o tym naczelnika urzędu skarbowego, w ciągu 20 dni od momentu jej założenia. Również podatnicy, którzy w poprzednim roku podatkowym korzystali z ryczałtu lub prowadzili księgi rachunkowe, a teraz rozpoczną rok od KPiR muszą poinformować naczelnika urzędu skarbowego o tym fakcie do 20 dni od dnia jej założenia, jednakże w wersji pisemnej.
W sytuacji, gdy w danej spółce są wspólnicy to księga przychodów i rozchodów prowadzona jest oddzielnie dla każdego z nich (a nie jedna na całą spółkę), oznacza to, że każdy ze wspólników oddzielnie musi zgłosić fakt założenia księgi do naczelnika urzędu skarbowego. Oczywiście przy kwestii informowania konkretnego naczelnika urzędu skarbowego wybiera się na podstawie miejsca zamieszkania danego podatnika.
Jaka powinna być forma KPiR?
W przepisach prawa zamieszczone są wszelkie zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, aktem regulującym te kwestie jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów — ostatnie zmiany zostały wprowadzone w kwietniu 2016 r.
Jak mówią ww. przepisy prawa, podatnik ma swobodę w wyborze formy prowadzenia księgi, może ją prowadzić zarówno w wersji tradycyjnej, jak i elektronicznej przy pomocy programów komputerowych. W kwestii wyboru odpowiedniego programu komputerowego przepisy prawa również nie narzucają kwestii, jaki program należy używać, podatnicy mają swobodę w wyborze, jednakże muszą przestrzegać zasad, aby księga była prowadzona w sposób prawidłowy, a więc muszą posiadać instrukcję obsługi programu, wzór KPiR musi być zgodny z obowiązującym wzorem itp.
Obecnie większość przedsiębiorców woli nowoczesną wersję księgowości, a więc ułatwioną i mniej czasochłonną – za pomocą programu komputerowego.
