Konto księgowe jest podstawowym narzędziem ewidencji księgowej. Służy ono do rejestrowania operacji gospodarczych mających miejsce w jednostce. Pamiętać należy o tym, że odrębne konta księgowe powinny być prowadzone dla każdej pozycji bilansowej. Dodatkowo zaznaczyć można, że w niektórych przypadkach warto również korzystać z kont pomocniczych. Zbiór kont księgowych tworzy pełny system kont, które składają się na księgi rachunkowe. Podatnik może mieć do czynienia z dwoma rodzajami kont księgowych: jednostronnymi i dwustronnymi, które zostaną opisane poniżej.
Konta jednostronne i dwustronne
Na kontach jednostronnych po dokonaniu każdego zapisu operacji oblicza się aktualny stan danego składnika. W kontach tego rodzaju istotny jest fakt, że nie ma w nich podziału na część służącą do dokonywania rejestracji operacji zwiększających i operacji zmniejszających stan danego składnika.
Najczęściej jednak w praktyce wykorzystywane są konta dwustronne. Zgodnie z nazwą konto dwustronne podzielone jest na dwie części (strony). Jedna służy do zapisywania operacji mających na celu zwiększenie stanu danego składnika, druga natomiast służy jego zmniejszaniu.
Konto księgowe składa się z poszczególnych elementów i niezależnie od przyjętej formy zapisu oraz stosowanego układu graficznego, każde konto księgowe powinno zawierać:
- nazwę konta wraz z przyporządkowanym symbolem cyfrowym konta (np. 101 Kasa),
- dane identyfikacyjne operacji, m.in. datę operacji, numer i rodzaj dowodu księgowego, treść operacji i datę zapisu,
- dane kwotowe operacji.
Operacje gospodarcze zapisane na koncie podlegają sumowaniu, a sumy te tworzą obroty konta. Obrotem konta jest suma zapisów po jednej stronie konta. Pamiętać należy również, że z pojęciem obrotu konta stale wiąże się pojęcie saldo konta (jest ono różnicą pomiędzy obrotami konta).
W zasadzie konto księgowe wykazuje dwa salda:
1) saldo początkowe (Sp) – określa stan składnika na początek okresu sprawozdawczego,
2) saldo końcowe (Sk) – określa stan składnika na koniec okresu sprawozdawczego.
Warto wspomnieć, że konta księgowe można prowadzić również w formie uproszczonej. W formie takiej konta kształtem przypominają literę T i wykorzystuje się jako doraźne przedstawienie zapisów księgi rachunkowej.
Lewą stronę konta nazywamy „Debet” (Dt) lub „Winien” (Wn), prawą natomiast jako „Ma” (Ma) lub ewentualnie „Credit” (Ct).
Operacje po stronie debetowej (Wn) to:
- obciążenie konta,
- zapisanie w ciężar konta.
Natomiast operacje po stronie kredytowej (Ma) to:
- uznanie konta,
- zapisanie na plus.
Zapisane na danym koncie operacje podlegają okresowemu sumowaniu (sumy te są obrotami konta). Przeważnie dokonuje się ich na koniec okresu sprawozdawczego, którym jest miesiąc. Z obrotami wiąże się oczywiście saldo konta, które jest różnicą między obrotami konta. Jeśli obroty konta są sobie równe, saldo konta wynosi zero. W innych przypadkach, w zależności od tego, która wartość obrotu (debetowa lub kredytowa) jest wyższa, takie też jest saldo.
Wyróżnić można dwa rodzaje sald:
- saldo początkowe, które wyraża stan na początek okresu sprawozdawczego,
- saldo końcowe natomiast wskazuje stan na koniec tego okresu. Saldo końcowe jest jednocześnie saldem początkowym następnego okresu sprawozdawczego.
Konta księgowe podzielić natomiast można na dwa rodzaje:
- konta bilansowe – służą do ewidencjonowania składników aktywów (posiadane zasoby jednostki) i pasywów (kapitał własny i zobowiązania) bilansowych,
- konta wynikowe – służą do ewidencji kosztów i przychodów (strat i zysków).
Konta bilansowe służą do ewidencji pozycji bilansowych. Za ich pomocą ewidencjonuje się poszczególne składniki aktywów i pasywów i podzielić je wobec tego można na:
- konta aktywne, które służą do ewidencji aktywów, gdzie po stronie debetowej (lewej) wpisuje się stan początkowy danego składnika oraz wszystkie zwiększenia jego stanu, natomiast po stronie kredytowej (prawej) ewidencjonuje się wszystkie zmniejszenia tego stanu,
- konta pasywne, które służą do ewidencji pasywów, gdzie po stronie kredytowej (prawej) wpisuje się stan początkowy danego składnika oraz wszystkie zwiększenia jego stanu, natomiast po stronie debetowej (lewej) ewidencjonuje się obniżenia stanu tego składnika.
Oczywiście księgowanie na tych kontach odbywa się w odmienny sposób. W przypadku kont aktywnych obrót Wn jest wyższy bądź równy wartości obrotu Ma. Natomiast w przypadku kont pasywnych obrót Wn jest niższy bądź równy wartości obrotu Ma.
Omawiając zagadnienie konta księgowego, warto pokrótce wspomnieć o zasadzie podwójnego zapisu, która to istotna jest podczas księgowania na kontach. Tak więc zgodnie z zasadą podwójnego zapisu na kontach księgowych, każda operacja gospodarcza jednostki musi być księgowana na dwóch odpowiednich kontach po ich przeciwstawnych stronach w tej samej kwocie, zgodnie z dokumentem, na podstawie którego odbywa się księgowanie. Oczywiście przy zapisach bardziej złożonych operacji księgowania dokonuje się na większej liczbie kont. Trzeba jednak pamiętać, że w takim przypadku zapisy po stronie debetowej muszą być równe zapisom dokonanym po stronie kredytowej.
Istotne jest, aby księgi rachunkowe jednostki były prowadzone zgodnie z przyjętymi przez nią zasadami (polityką) rachunkowości. Pomocnym zagadnieniem może tutaj być plan kont. Z ustawy o rachunkowości wynika, że plan kont jest pewnego rodzaju usystematyzowanym i uporządkowanym wykazem nazw oraz symboli kont przeznaczonych do ewidencjonowania przez jednostkę aktywów, pasywów oraz wszystkich mającym miejsce w jednostce zdarzeń gospodarczych.
Warto zaznaczyć, że przepisy ustawy o rachunkowości nie narzucają konkretnego układu planu kont. Dlatego też można stworzyć go samodzielnie bądź skorzystać z wielu dostępnych wzorów. Księgowe programy komputerowe posiadają swoje własne plany kont, z których jednostka bez problemu może skorzystać.
Trzeba pamiętać, że zakładowy plan kont musi spełniać wymogi formalne, jakie stawia przed jednostką ustawa o rachunkowości. Zazwyczaj plan kont jest sporządzany przez głównego księgowego i zatwierdzany przez kierownika jednostki.
W zakładowym planie kont przede wszystkim powinno znaleźć się kilka najważniejszych elementów:
- wykaz kont syntetycznych, czyli podstawowych kont księgi głównej,
- zasady tworzenia i funkcjonowania kont analitycznych, czyli kont ksiąg pomocniczych,
- sposób dokonywania ewidencji analitycznej, która będzie stosowania przez jednostkę dla wybranych składników majątku,
- sposób dokonywania wyceny majątku,
- sposób dokonywania odpisów amortyzacyjnych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Nazwy poszczególnych zespołów kont:
0. Aktywa,
1. Środki pieniężne, rachunki bankowe, kasa, gotówka,
2. Rozrachunki,
3. Materiały i towary,
4. Koszty rodzajowe,
5. Koszty według typów działalności (np. działalność produkcyjna, handlowa, usługowa),
6. Produkty i rozliczenia międzyokresowe,
7. Przychody i koszty związane z osiągniętymi przychodami,
8. Kapitały (fundusze), rezerwy oraz wynik finansowy.
Warto na chwilę przy temacie kont zająć się pojęciem ewidencji syntetycznej i analitycznej. Tak więc konta syntetyczne i konta analityczne składają się na system ewidencji księgowej jednostki. Pierwsze nazywane są kontami głównymi, drugie natomiast kontami pomocniczymi. Jeśli chodzi o konta syntetyczne, w ich skład wchodzą wszystkie konta bilansowe i wynikowe objęte zakładowym planem kont. Za ich pomocą jednostka ma możliwość dokonywania ewidencji księgowej operacji gospodarczych sumami zbiorczymi, oczywiście przy poszanowaniu zasady podwójnego zapisu.
Prowadząc ewidencję na kontach syntetycznych, trzeba pamiętać, że suma wszystkich obrotów po stronie Wn wszystkich kont syntetycznych powinna się równać sumie obrotów po stronie Ma tych kont. Dodatkowo suma sald debetowych wynikających z zapisów na wszystkich kontach syntetycznych powinna się równać sumie sald kredytowych tych kont (lewa strona zawsze musi być równa prawej).
Konta księgi głównej stanowią podstawowe źródło informacji o zdarzeniach gospodarczych, które miały w jednostce miejsce w danym okresie sprawozdawczym. Są to jednakże informacje o charakterze ogólnym.
Ich uszczegółowieniu oraz doprecyzowaniu służą natomiast konta pomocnicze. Ewidencja przy ich pomocy nazywa się ewidencją analityczną.
Ewidencji na kontach analitycznych dokonuje się w porządku systematycznym, jako „podkonto” konta syntetycznego. Dlatego też powiedzieć można, iż konta analityczne wchodzą w skład konta syntetycznego, Gdyż są powiązane z głównym kontem syntetycznym na zasadzie powtórzenia zapisu. Zatem oznacza to, że dokonywany zapis na koncie analitycznym jest powtórzeniem zapisu dokonanego na koncie syntetycznym.
| Do kont o charakterze syntetycznym stosuje się zasadę podwójnego zapisu. Konta analityczne działają natomiast na zasadzie zapisu jednostronnego. |
Konta analityczne prowadzi się w szczególności dla posiadanych przez jednostkę środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, rozrachunków z dostawcami, odbiorcami, rozrachunków z pracownikami, sprzedaży, zakupu, kosztów, operacji gotówkowych itd.
Podsumowując:
- obroty strony Wn konta syntetycznego muszą być równe sumie obrotów na stronie Wn jego kont analitycznych,
- obroty strony Ma konta syntetycznego muszą być równe sumie obrotów na stronie Ma jego kont analitycznych,
- saldo Wn konta syntetycznego musi być równe sumie sald na stronie Wn jego kont analitycznych,
- saldo Ma konta syntetycznego musi być równe sumie sald na stronie Ma jego kont analitycznych.
Jeśli powyższe warunki są spełnione, oznacza to, że ewidencje księgowe jednostki prowadzone są poprawnie. Aby to sprawdzić, sporządza się zestawienie obrotów i sald kont analitycznych prowadzonych do danego konta syntetycznego.
Zestawienie obrotów i sald jest uporządkowanym wykazem kont syntetycznych. Zawiera salda początkowe, obroty oraz salda końcowe ustalone dla danego okresu sprawozdawczego. Zestawienie to pełni bardzo istotną funkcję kontrolną w jednostce, gdyż umożliwia wykrycie błędów w zapisach księgowych takich jak m.in. zaksięgowanie operacji tylko na jednym koncie bez zachowania zasady podwójnego zapisu, zaksięgowanie operacji na dwóch kontach, ale po tych samych stronach, zaksięgowanie innej kwoty operacji na jednym koncie, a innej na drugim itd.
Zestawienie obrotów i sald sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej jednak niż na koniec miesiąca. Dzięki temu błędy szybciej mogą zostać wykryte.
Źródła:
1. http://www.plankont.pl/artykul,18573,zasady-funkcjonowania-kont-ksiegowych.html (dostęp z dnia 29.01.2021 r.)
2. http://naucz-sie-ksiegowac.pl/ksiegowanie-na-konta-wiadomosci-ogolne/18-co-to-jest-konto-ksiegowe-jak-wykonujemy-zapisy-na-kontach (dostęp z dnia 29.01.2021 r.)
3. https://kursy-rachunkowosci.pl/blog/narzedzie-kazdego-ksiegowego-konto-ksiegowe-jak-zapamietac-strone-wn-i-ma/ (dostęp z dnia 25.01.2021 r.)
4. https://www.findict.pl/academy/rachunkowosc/podstawy_rachunkowosci/konto (dostęp z dnia 28.01.2021 r.)
5. http://www.e-deklaracje.pl/konta-analityczne-i-syntetyczne-roznice/ (dostęp z dnia 26.01.2021 r.)
6. https://kursy-rachunkowosci.pl/blog/czym-roznia-sie-konta-analityczne-od-kont-syntetycznych%EF%BB%BF/ (dostęp z dnia 27.01.2021 r.)
7. http://www.plankont.pl/artykul,673,zakladowy-plan-kont-wzorcowy-wykaz.html (dostęp z dnia 28.01.2021 r.)
8. http://naucz-sie-ksiegowac.pl/zasady-ksiegowania-na-konta/141-po-ktorej-stronie-wn-czy-ma-najwazniejsze-zasady-ksiegowania (dostęp z dnia 29.01.2021 r.)
