Osoba wystawiająca faktury niejednokrotnie myli się przy ich wypełnianiu. Takie błędy mogą się oczywiście zdarzyć każdemu, niemniej jednak ich pojawienie się oznacza konieczność niezwłocznego wprowadzenia korekty w błędne zapisy. Poprawie powstałych w wyniku niedbalstwa lub przeoczenia pomyłek służy wystawianie dodatkowych faktur korygujących lub not korygujących. Choć na pierwszy rzut oka może się wydawać, że oba pojęcia dotyczą tego samego dokumentu, trzeba mieć świadomość, że są to dwa zupełnie odmienne od siebie akty. Warto zatem zwrócić uwagę na to, czym one różnią się między sobą oraz w jakich okolicznościach się je stosuje.
Korekta faktury i nota korygująca
Co do zasady, korekta faktury odnosi się do błędów w określeniu stawki podatku oraz wartości kwoty. Na podstawie faktury korygującej można poprawić wszystkie błędy – także te zwyczajowo poprawiane za pomocą noty korygującej. Faktura korygująca pozwala na poprawę dwóch rodzajów błędów. Pierwsze z nich odnoszą się do modyfikacji danych formalnych, drugie natomiast do zmiany pozycji rachunku.
Z kolei nota korygująca wystawiana jest przez nabywcę po to, aby poprawić nieścisłości występująca na otrzymanej od sprzedawcy fakturze. Chodzi tutaj o takie pomyłki, które nie wpływają na wartość podatku oraz kwoty. Nota korygująca poprawia zatem różne elementy opisowe faktury, np. data płatności, data sprzedaży, numer NIP. Noty korygujące w przeciwieństwie do faktur mogą być używane jedynie w ograniczonym zakresie.
Uwarunkowania formalne
Zarówno do faktur, jak i not korygujących stosuje się określone wymogi formalne. Oznacza to, że pod rygorem nieważności muszą one zawierać pewne obligatoryjne dane. I tak w obu przypadkach musi znaleźć się jednoznaczne oznaczenie dokumentu (czym on jest) oraz wskazanie na kolejny numer i datę wystawienia dokumentu. Na tym jednak podobieństwa się kończą.
To, co odróżnia notę od faktury korygującej, to konieczność zamieszczenia w niej kolejno danych osobowych nabywcy i podatnika wraz z ich numerami NIP oraz adresami siedzib. Później trzeba wskazać na dane, do których odnosi się nota w swojej korekcie (czyli np. data wystawienia, strony transakcji, numer faktury, czy wreszcie ilość towarów i usług poddanych transakcji handlowej). W nocie korygującej należy tez wskazać treść podlegającą korekcie oraz nadane jej prawidłowe brzmienie. Natomiast w fakturze korygującej określa się dane poddane korekcie, przyczynę jej dokonania oraz prawidłową treść pozycji, które zostały zmienione. Jeśli w wyniku korekty doszło do zmiany kwoty podatku należnego lub modyfikacji podstawy opodatkowania, trzeba podać prawidłową kwotę korekty podatku należnego albo podstawy opodatkowania.
Należy też uwzględnić podział na sumy poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej. Przy fakturze korygującej należy powiadomić kontrahenta o zakresie wprowadzonych zmian i ich przyczynie. Warto mieć na uwadze, że taką korektę wystawia się także ze względu na niepoprawne dane obliczeniowe i rachunkowe (w takim wypadku trzeba wrócić do okresu wystawienia błędnego rachunku.
Konieczność potwierdzenia odbioru
Dokumenty korygujące, niezależnie od tego, czy jest to faktura, czy nota wymagają potwierdzenia przez kontrahenta faktu ich otrzymania. Nawet jeśli korekta dokonana za pomocą noty była drobna, trzeba ją przekazać sprzedawcy, aby mógł się z nią zapoznać i wyrazić swoją akceptację. Innymi słowy, wystawca faktury musi zgodzić się na notę korygującą. Przepisy nie definiują jasno, jak powinna wyglądać taka akceptacja, stąd też przyjmuje się, że może ona przybierać dowolną formę. Podobnie jest z terminem, który ustala się indywidualnie, w zależności od okoliczności. Jeśli sprzedawca zaakceptował notę korygującą, należy ją podpiąć pod fakturę w jej pierwotnej formie.
Natomiast jeśli chodzi o fakturę korygującą, zaleca się, aby powiadomić o niej kontrahenta, nie ma jednak takiego prawnego wymagania. Jeśli na przykład w ramach dokonywanej korekty podwyższono podatek VAT, trzeba dokonać poprawek także wtedy, gdy kontrahent nie otrzymał informacji o tym działaniu. Wymóg wystosowania powiadomienia do nabywcy dotyczy tylko sytuacji obniżenia podatku VAT. Co istotne, musi się to również odbyć przed końcem terminu składania deklaracji odnoszących się do okresu, gdy faktura została wystawiona.
Mimo wszystko sprzedawca nie zawsze musi uzyskać potwierdzenie otrzymania faktury korygującej. Wśród tego typu sytuacji wymienia się przede wszystkim faktury dotyczące usług telekomunikacyjnych, sprzedaży energii elektrycznej, eksportu towarów w Wewnątrzwspólnotowej Dostawie Towarów, a także dostaw produktów, które nie są opodatkowane na terenie Polski.
Podsumowując, należy stwierdzić, że za wystawienie noty korygującej odpowiada nabywca, a podmiotem uprawionym do wystawienia faktury korygującej jest sprzedawca. Nota korygująca w przeciwieństwie do faktury nie może dotyczyć zmiany kwot transakcji. Dlatego też korekta faktury ogółem rzecz biorąc daje więcej możliwości jeśli chodzi o poprawianie błędów i pomyłek zaistniałych na fakturze.
Autor: Łukasz Stachurski
