W firmach często używane są samochody, które służą do realizacji określonych celów służbowych. Niektóre z tych pojazdów nie są w ogóle ujęte w ewidencji środków trwałych. W ich przypadku do rozliczenia wydatków związanych z zakupem paliwa wymaga się, aby odbywało się to w oparciu o odpowiednie faktury kosztowe. Niekiedy jednak zdarza się, że wspomniane dokumenty nie zawierają numeru rejestracyjnego danego pojazdu albo wspomniany numer jest błędny. Dobrze jest zastanowić się, czy na podstawie wystawionej faktury będzie można faktycznie rozliczyć koszty związane z eksploatacją samochodu na cele służbowe. Czy oznacza to niemożność przypisania wydatku do kosztów uzyskania przychodu?>. Warto dowiedzieć się więcej na temat rozliczania wydatków związanych z zakupem paliwa i innych kosztów eksploatacyjnych.
Elementy obowiązkowe na fakturze VAT
Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem faktury VAT muszą zawierać pewne obowiązkowe informacje. Zalicza się do nich w szczególności: nazwę i numer dokumentu, datę jego wystawienia, datę zakończenia sprzedaży lub świadczenia usługi, a także rodzaj i ilość sprzedanego towaru wraz z określeniem jego miary oraz wartość jednostkową i całkowitą sprzedanych dóbr i określenie obowiązujących w danym przypadku stawek podatkowych.
Istotne jest również podanie danych osobowych wystawcy i adresata dokumentu z podaniem adresu siedziby firmy oraz numeru PESEL. Należy również wyszczególnić całkowitą kwotę do zapłaty. Na fakturze zasadniczo nie trzeba wpisywać numeru rejestracyjnego pojazdu, więc fakturę niezawierającą tego typu informacji można uznać za wystawioną zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Numery rejestracyjne na fakturach VAT – jak było kiedyś?
Aż do końca 2013 roku obowiązywały przepisy, zgodnie z którymi każda faktura dotycząca zakupu paliwa lub poniesionych kosztów eksploatacyjnych musiała być opatrzona numerem rejestracyjnym samochodu. Jeśli przedsiębiorca zaniedbał tego obowiązku, w takim razie nie mógł liczyć na możliwość zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu.
Wspomniane wydatki udokumentowane odpowiednią fakturą trzeba było ujmować w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Stosownych wpisów dokonywano po zakończeniu danego miesiąca, robiąc to na podstawie przygotowanych wcześniej zestawień. Brano przy tym pod uwagę limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu, zwany kilometrówką.
Numer rejestracyjny na fakturze VAT – kiedy jest wskazany?
Podatnicy VAT, którzy w swojej działalności wykorzystują samochody osobowe, powinni jednak wziąć pod uwagę potrzebę zamieszczania numerów rejestracyjnych na fakturach dokumentujących wydatki poniesione na zakup paliwa oraz pokrycie innych kosztów eksploatacyjnych. W szczególności dotyczy to tych przedsiębiorców, którzy mają kilka samochodów. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za systematyczne uzupełnianie dokumentów księgowych będą miały znacznie ułatwioną pracę.
Jeśli chodzi o samochody osobowe używane w działalności firmowej, kluczową kwestią pozostaje ustalenie, czy auta te służą wyłącznie do celów służbowych, czy też właściciel bądź leasingobiorca wykorzystuje je również do prywatnych celów. W tym pierwszym przypadku bowiem można odliczyć aż 100% VAT, w drugim natomiast jedynie 50% VAT. Dlatego też, choć formalnie nie istnieje żaden wymóg dotyczący umieszczania numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturze dokumentującej wydatki na paliwo i koszty eksploatacyjne, warto to zrobić, zwłaszcza jeśli firma korzysta z dwóch lub kilku pojazdów. Co więcej, takie informacje nie muszą znajdować się na pierwszej stronie dokumentu. Można je także umieścić na odwrocie faktury. Nie jest to bowiem zabronione, a bardzo przydaje się księgowym odpowiedzialnym za prowadzenie firmowej księgowości. Na takie informacje zwracają też uwagę organy fiskalne w trakcie kontroli.
Błędny numer rejestracyjny na fakturze
Brak obowiązku wstawiania numeru rejestracyjnego na fakturę oznacza również, że w przypadku wpisania nieprawidłowych informacji podatnik nie traci możliwości odliczenia podatku VAT naliczonego. Mimo wszystko warto jednak postarać się o wystawienie noty korygującej, na podstawie której dochodzi do poprawienia błędu. Trzeba jednak pamiętać koniecznie o podpisaniu wspomnianego dokumentu. W przeciwnym razie bowiem wspomniana nota nie będzie wywoływać żadnych prawnych skutków.
Reasumując, można stwierdzić, że od początku 2014 roku nie ma już konieczności wpisywania na fakturze numerów rejestracyjnych pojazdów używanych do celów służbowych, jeśli dany dokument dotyczy wydatków poniesionych na paliwo oraz inne koszty związane z szeroko pojętą eksploatacją samochodu. Z punktu widzenia przepisów dotyczących podatku dochodowego nie ma również konieczności wpisywania numeru pojazdu na dokumentach kosztowych. Mimo wszystko dopełnienie tej formalności jest bardzo przydatne zwłaszcza tam, gdzie do celów służbowych używa się kilku samochodów. Dzięki temu bowiem osoby zajmujące się prowadzeniem księgowości mają ułatwione zadanie przy wpisywaniu odpowiednich informacji do ksiąg rachunkowych.
Źródła:
- https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/koszty/samochod/ (dostęp z dnia 29.04.2022 r.)
- https://zus.pox.pl/pit/samochod-na-firme-wrzucimy-w-koszty-w-100-nawet-wtedy-gdy-jezdzimy-nim-prywatnie.htm (dostęp z dnia 02.05.2022 r.)
