Księga przychodów i rozchodów – czym jest oraz jak ją prowadzić?

Księga przychodów i rozchodów jest to narzędzie księgowe służące do bieżącej ewidencji księgowej.

Służy ona do ewidencji wszelkich przychodów oraz wydatków. 

W szczególności  przeznaczona jest dla mniejszych przedsiębiorców, których przychody nie przekraczają progu za poprzedni rok w wysokości 2 000 000,00 euro. Ta forma ewidencji jest jednym z najprostszych sposobów na księgowanie dochodów i wydatków w firmie. 

            Księguje się w niej:

• przychody ze sprzedaży, a także pozostałe przychody;
• zakup towarów i materiałów oraz koszty uboczne związane z tymi zakupami;
• wydatki, w tym wynagrodzenia w gotówce, jak i w naturze, a także wszystkie inne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej;
• koszty prac badawczo-rozwojowych.

            Księga przychodów i rozchodów powinna zostać założona na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. W tych samych terminach należy założyć ewidencję sprzedaży, gdyż podatnik ma obowiązek jej prowadzenia.

Podstawą zapisów w PKPiR są dowody księgowe, czyli między innymi:

• faktury VAT, w tym faktury VAT RR, dokumenty celne, rachunki, wystawione zgodnie z właściwymi przepisami (na przykład ustawą o VAT);
• inne dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, w tym:
• dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
• noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
• dowody przesunięć;
• dowody opłat pocztowych i bankowych;
• inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat;
• raporty fiskalne;
• opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych (przy czym opis ten musi być połączony z nadesłaną następnie fakturą);
• dowody wewnętrzne (w ściśle określonych w rozporządzeniu przypadkach).

Dokumenty te muszą zawierać:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej;
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej;
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość;
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych;
• oznaczenie numerem lub w inny sposób, który umożliwia powiązanie dowodu;

    z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

            Podatnik prowadzący KPIR ma do wyboru jedną z dwóch form jej prowadzenia:

            1. Forma elektroniczna z zastosowaniem programu komputerowego lub aplikacji on-line.

            Wybierając profesjonalny program lub aplikację księgową należy zwrócić uwagę czy:

• narzędzie pozwala na bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydruk wszystkich danych zgodnie ze wzorem księgi;
• możliwe jest bezpieczne przechowywanie danych na komputerze lub innym elektronicznym nośniku informacji (np. zapisanie na dysku w PDF);
• narzędzie posiada szczegółową instrukcję obsługi, a także merytoryczne i techniczne wsparcie.

            2. Forma papierowa, która polega na uzupełnianiu kolumn, w których zamieszczane są następujące dane:

• Kolumna 1 – liczba porządkowa kolejnych wpisów do księgi
• Kolumna 2 – data wydatku lub przychodu
• Kolumna 3 – numer faktury bądź innego dowodu zakupu
• Kolumna 4 i 5 – dane kontrahentów
• Kolumna 6 – rodzaj transakcji
• Kolumna 7 – wartość sprzedaży towarów lub usług
• Kolumna 8 – przychody uzyskane spoza sprzedaży towarów lub usług
• Kolumna 10 – zakup materiałów potrzebnych do produkcji swoich wyrobów oraz zakup towarów handlowych
• Kolumna 11 – koszty na zakup z kolumny 10
• Kolumna 12 – informacje o pensjach pracowników
• Kolumna 13 – pozostałe koszty
• Kolumna 14 – suma kosztów z kolumny 12 i 13
• Kolumna 15 – pozostaje pusta. W kolumnie tej można wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1-13. W kolumnie tej można również wpisywać wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych).
• Kolumna 16 – koszty związane z działalnością badawczo-rozwojową
• Kolumna 17 – miejsce przeznaczone na uwagi  co do treści zapisów w kolumnach 2-16. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi. W kolumnie tej mogą być także ewidencjonowane przychody faktycznie przez podatnika otrzymane.

Warto dodać, że w 2023 r. podatnicy nadal będą mogli prowadzić KPiR papierowo albo elektronicznie. Przepisy nakładające na nich obowiązek prowadzenia KPiR wyłącznie elektronicznie i przesyłania jej do urzędu skarbowego w strukturze JPK zostały odroczone do 2025 r.

Od 1 stycznia 2023 r. podatnicy mieli utracić możliwość prowadzenia KPiR w wersji papierowej. Od tego dnia mieli prowadzić KPiR wyłącznie elektronicznie oraz przesyłać ją do urzędu skarbowego w strukturze JPK. Przepisy nakładające na nich ten obowiązek zostały jednak odroczone do 1 stycznia 2025 r. W związku z tym w 2023 r. podatnicy nadal będą mogli prowadzić KPiR w wersji papierowej albo elektronicznej. Trzeba jednak wiedzieć, że jeżeli podatnik zdecyduje się prowadzić KPiR elektronicznie, to organ podatkowy będzie mógł od niego zażądać przekazania całości lub części księgi w strukturze JPK (art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej). Podatnicy, którzy poprowadzą KPiR w formie papierowej, będą zwolnieni z tego obowiązku.

Od 1 stycznia 2025 r. KPiR tylko elektronicznie

Od 1 stycznia 2025 r. podatnicy będą mieli obowiązek prowadzić KPiR wyłącznie elektronicznie. Ponadto będą musieli przesyłać KPiR do urzędu skarbowego w strukturze JPK:

1) według stanu na ostatni dzień:

a) miesiąca – w przypadku gdy KPiR stanowi podstawę ustalania zaliczek miesięcznych,

b) kwartału – w przypadku gdy KPiR stanowi podstawę ustalania zaliczek kwartalnych

– w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po upływie odpowiednio tego miesiąca albo kwartału oraz

2) po zakończeniu roku podatkowego do 30 kwietnia następnego roku.

            Podatnik prowadzący księgę przychodów i rozchodów jest zobowiązany nie tylko wprowadzać zapisy zdarzeń gospodarczych (przychodów i kosztów) w ewidencji. Zgodnie z kolejnością ich występowania, ale musi to również robić w sposób niewadliwy i rzetelny.

Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia o księdze przychodów i rozchodów i objaśnieniami do wzoru księgi.   Natomiast KPIR za rzetelną, uważa się jeżeli odzwierciedlamy w niej stan rzeczywisty wszystkich transakcji.

Podatkowa księga jest rzetelna, gdy:

• niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy;
• brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi;
• błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny;
• podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do skorygowania deklaracji na podstawie art. 62 ust. 4 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej;
• błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe poświadczające zaistniałe zdarzenia gospodarcze.

Dodatkowo wymogiem jest aby wpisy do księgi przychodów i rozchodów powinny być dokonywane:

• w języku polskim;
• w walucie polskiej;
• w sposób czytelny, staranny i trwały.

            Oprócz tego podatnik ma obowiązek dokonywać wpisów na podstawie prawidłowych dowodów księgowych, a także ponumerować karty księgi i je zbroszurować.

            W przypadku błędu w ewidencji, dopuszczalne są korekty błędnych wpisów.

Błędne wpisy korygować można na dwa sposoby:

• przez skreślenie błędnie wpisanej treści i wpisanie nowej – poprawkę należy podpisać i oznaczyć datą jej dokonania lub
• przez wpisanie do księgi dowodów korektę błędów

            Miejsce i okres przechowywania księgi oraz wymogi techniczne

            Księga przychodów i rozchodów oraz dowody księgowe (dowodami księgowymi w ujęciu podatkowym są wszelkie faktury zarówno sprzedaży jak i zakupu, faktury korygujące, rachunki, noty korygujące oraz dokumenty celne, opłaty skarbowe, sądowe, pocztowe). Wszystkie dowody księgowe (które mogą stanowić potwierdzenie zaistnienia zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem), na których podstawie są dokonywane zapisy, muszą znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, chyba że prowadzenie księgi zostało zlecone dla biura rachunkowego, wtedy wskazujemy adres owego biura rachunkowego.

            W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księga musi znajdować się w każdym zakładzie. Dopuszcza się jednak prowadzenie jednej księgi w miejscu wskazanym jako siedziba, pod warunkiem, że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży.

            Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

            Upływ okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, który tym samym wyznacza niejako okres przechowywania KPiR, następuje co do zasady po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jest to okres minimalny, który może ulec wydłużeniu w związku z przerwaniem lub zawieszeniem biegu przedawnienia.

Źródła:

1. https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/krajowa-administracja-skarbowa-18539346/art-62 (dostęp z dnia 26.05.2023).
2. https://businessinsider.com.pl/poradnik-finansowy/oszczedzanie/podatkowa-ksiega-przychodow-i-rozchodow-najwazniejsze-informacje/m1syc2z (dostęp z dnia 26.05.2023).
3. https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00233 (dostęp z dnia 25.05.2023).
4. https://samodzielnyprzedsiebiorca.pl/jak-prowadzic-ksiege-przychodow-i-rozchodow/ (dostęp z dnia 25.05.2023).
5. https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/pit/pit/dzialalnosc-gospodarcza/707690,Ksiega-przychodow-i-rozchodow-zakladanie-i-prowadzenie.html (dostę z dnia 26.05.2023).
6. art. 24a ust. 1e ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180 – w wersji obowiązującej od 1 stycznia 2025 r. (dostęp z dnia 29.05.2023).
7. art. 193a § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1540; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180 (dostęp z dnia 29.05.2023).