Wielu przedsiębiorców przed zatrudnieniem pracownika czy to na pełny etat czy to na pół etatu – zadaje sobie pytanie jaki będzie miesięczny całkowity koszt zatrudnienia takiego pracownika.
Kolejne pytanie jakie się nasuwa to, ile będą wynosić miesięczne obciążenia składkami ZUS i podatkiem dochodowym od wynagrodzeń PIT-4R.
Pracodawcy chcą po prostu wiedzieć, ile mają wypłacić kwoty netto, a ile będzie pozostałych obciążeń w skali miesiąca.
Poniższy prosty poradnik pozwala odnaleźć odpowiedzi na powyższe pytania.
Na co składa się miesięczny koszt zatrudnienia pracownika
Podstawową kwestią mówiącą o całkowitym koszcie zatrudnienia pracownika jest kwota brutto wynikająca z umowy o pracę a raczej jej błędna interpretacja.
Przykładowo, jeżeli w umowie o pracę nie ma mowy o dodatkowych składnikach (premia, dodatki, inne) wynagrodzenia to całkowity koszt zatrudnienia można określić w poniższy sposób.
| CAŁKOWITY KOSZT ZATRUDNIENIA (BRUTTO PRACODAWCY) | KWOTA BRUTTO Z UMOWY O PRACĘ |
| SKŁADKI ZUS FINANSOWANE PRZEZ PRACODAWCĘ |
Co się składa na miesięczny koszt zatrudnienia pracownika
Weźmy pod uwagę pracownika, który uzyskuje miesięcznie kwotę minimalnego wynagrodzenia, a więc w umowie o pracę miesięczne wynagrodzenie zostało określone jako minimalne – 3.600 zł brutto.
Kwota brutto określona w tej umowie to brutto pracownicze.
| Miesięczny całkowity koszt zatrudnienia pracownika wynagrodzenie miesięczne 3.600 zł brutto pracownicze | |||
| SKŁADKI ZUS SPOŁECZNE (13,71%) (FINANSUJE PRACOWNIK) | – emerytalna | 351,36 zł | |
| – rentowa | 54 zł | ||
| – chorobowa | 88,2 zł | ||
| RAZEM | 493,56 zł | ||
| SKŁADKA ZUS ZDROWOTNA (9%) (PRACOWNIK) | – zdrowotna | 279,58 zł | |
| PODATEK DOCHODOWY OD WYNAGRODZENIA (12%) PRZY KOSZTACH – 250 ZŁ | – PIT-4R | 43 zł | |
| NETTO DO WYPŁATY BRUTTO – SPOŁECZNE – ZDROWOTNA – PIT-4R | 2.783,86 zł | ||
| BRUTTO PRACOWNICZE SPOŁECZNE + ZDROWOTNA + PIT-4R + NETTO | 3.600 zł | ||
| SKŁADKI ZUS SPOŁECZNE, FP, FGŚP (FINANSUJE PRACODAWCA) (20,48%) | – emerytalna | 351,36 zł | |
| – rentowa | 234 zł | ||
| – wypadkowa | 60,12 zł | ||
| – FP | 88,20 zł | ||
| – FGŚP | 3,60 zł | ||
| RAZEM | 737,28 | ||
| CAŁKOWITY KOSZT ZATRUDNIENIA BRUTTO PRACODAWCY BRUTTO + SPOŁECZNE PRACODAWCY | 4.337,28 zł | ||
Analizując powyższą tabelę widać wyraźnie, iż brutto pracownicze, a więc brutto z umowy o pracę jest niższe od brutta pracodawcy, czyli całkowitego miesięcznego kosztu zatrudnienia.
Brutto pracownicze zawiera składki ZUS finansowane przez pracownika (społeczne i zdrowotną) a dodatkowo podatek dochodowy PIT-4R i oczywiście kwotę netto do wypłaty.
Brutto pracodawcy zawiera brutto pracownicze oraz składki ZUS finansowane przez pracodawcę.
Szybkie obliczenie kosztu zatrudnienia
Zatrudniając przyszłego pracownika przedsiębiorcy chcieliby dysponować całkowitą kwotą miesięcznego zatrudnienia.
Jeżeli w danym miesiącu nie ma żadnych dodatków, a więc kwota brutto określona w umowie o pracę to pracodawca może szybko policzyć miesięczny koszt zatrudnienia (umowa o pracę):
- Brutto pracownicze x 20,48% = miesięczny koszt zatrudnienia przy wynagrodzeniu wyższym niż najniższa krajowa,
- Brutto pracownicze x 18,03% = miesięczny koszt zatrudnienia przy wynagrodzeniu niższym niż najniższa krajowa (brak obowiązku opłacania składki na FGŚP i FP)
Przykład 1
Przedsiębiorca chce zatrudnić pracownika na 1/1 etatu (pełny etat) na kwotę wynagrodzenia brutto pracowniczego 4.500 zł.
Miesięczny koszt zatrudnienia wyniesie więc: 5.421,60 zł.
Przykład 2
Przedsiębiorca chce zatrudnić pracownika na 3/4 etatu na kwotę wynagrodzenia brutto pracowniczego 2.700 zł.
Miesięczny koszt zatrudnienia wyniesie więc: 3.186,81 zł.
Przykład 3
Przedsiębiorca chce zatrudnić pracownika na 1/4 etatu na kwotę wynagrodzenia brutto pracowniczego 900 zł.
Miesięczny koszt zatrudnienia wyniesie więc: 1.062,27 zł.
Obliczenie miesięcznego obciążenia ZUS i PIT-4R
Pracodawca poza wyliczeniem całkowitego kosztu zatrudnienia chce wiedzieć jakie będą wszystkie miesięczne obciążenia składkami ZUS i podatkiem PIT-4R poza kwotą netto.
W tym wypadku obliczeń jest już nieco więcej. Przykład przedstawiono w poniższej tabeli.
| Miesięczne obciążenie składkami ZUS i PIT-4R Wynagrodzenie brutto pracownicze 3.600 zł | ||
| SKŁADKI ZUS SPOŁECZNE FINANSOWANE PRZEZ PRACOWNIKA | 493,56 zł | 3.600 zł x 13,71% |
| SKŁADKA ZUS ZDROWOTNA FINANSOWANA PRZEZ PRACOWNIKA | 279,58 zł | (3.600 zł – 493,56 zł) * 9% |
| PIT-4R KUP – 250 zł KWOTA WOLNA – 300 zł | 43 zł | (3.600 zł – 493,56 zł – 250 zł) x 12% – 300 zł |
| NETTO | 2.783,86 zł | 3.600 zł – 493,56 zł – 279,58 zł – 43 zł |
| ZUS PRACODAWCY | 737,28 | 3.600 zł x 20,48% |
| BRUTTO PRACODAWCY | 4,337,28 | 3.600 zł x 1,2048 |
Końcowo należy wspomnieć, iż w powyższych obliczeniach nie uwzględniono ewentualnych dodatków np. premii, dodatków za nadgodziny i innych składników wynagrodzenia, które mogą wystąpić w zależności od stanowiska pracy.
Niemniej wyliczenie miesięcznych obciążeń wynagrodzeń z dodatkowymi składnikami będzie przedmiotem odrębnej publikacji.
