Na czym polega rachunkowość/księgowość firmy? Co musi robić księgowa firmy?

Gdy po raz pierwszy stykamy się z księgowością zaczynamy się zastanawiać co właściwie musi robić księgowa? Co powinienem robić gdy chcę prowadzić księgowość swojej własnej firmy? Niestety wszelkie kursy i podręczniki koncentrują się na księgowaniu operacji gospodarczych, a nie mówią tej tak ważnej kwestii. Spróbujmy więc podsumować co musi robić księgowa:

1. Na początku działalności – rejestracja spółki
   • rejestracja w Urzędzie Miasta (działalność gospodarcza i/lub spółka cywilna) lub rejestracja w Sądzie (inne spółki, fundacje itd.);
   • rejestracja w Urzędzie Skarbowym (zwykle wykonujemy ją już w pierwszym kroku w ramach jednego okienka, ale czasem trzeba się tam przejść załatwić dodatkowe sprawy – np. rejestracja jako płatnik VAT);
   • rejestracja w Urzędzie Statystycznym (j.w.);
   • rejestracja w ZUS;
   • jeśli zatrudniamy pracowników – zgłoszenie do inspekcji pracy i inspekcji sanitarnej;
   • wykonanie pieczątki firmy (nieobowiązkowe, ale jednak zalecam dla wygody – przyda nam się) oraz założenie rachunku bankowego;
   • pisemne zawiadomienie Urzędu Skarbowego o zamiarze rozliczania się z podatku VAT i PIT w terminach kwartalnych – złożenie tego zawiadomienia w terminie do 25 lutego (odnośnie VAT) oraz do 20 lutego odnośnie PIT  oraz aktualizacja zgłoszenia VAT-R towarzysząca wyborowi kwartalnego sposobu składania deklaracji VAT.
   • wybór programu do faktur i księgowości – polecamy program do faktur Systim (służy również do księgowość KPiR/ksiąg handlowych oraz do kadr i płac).
   • w przypadku księgowości pełnej – wprowadzenie bilansu otwarcia.
2. Codziennie:
   • na koniec dnia zaksięgowanie wszystkich dokumentów sprzedaży i kosztowych – w praktyce często robi się to pod koniec miesiąca.
3. Co miesiąc:
   • do 10-tego danego miesiąca płacimy składkę ZUS, jeśli tylko za siebie to nie musimy nic więcej wysyłać do ZUS;
   • jeśli ZUS płacimy również za pracowników, to musimy wysłać do ZUS deklarację ZUS DRA, ZUS RCA lub ZUS RZA, mamy wówczas na to (na wpłatę składki i wysłanie deklaracji) termin do 15-tego danego miesiąca (dotyczy zarówno składki za pracowników jak i składki „za siebie”);
   • do 20-tego danego miesiąca musimy zapłacić podatek za miesiąc poprzedni, a więc sprawdzamy czy wszystkie dokumenty zostały zaksięgowane, obliczamy zaliczkę na podatek PIT (PIT5)  (w spółkach – CIT), nie wysyłamy żadnych deklaracji zaliczkowych PIT (jedynie na koniec roku).
   • do 25-tego obliczamy również podatek VAT, i płacimy. Do urzędu skarbowego wysyłamy listem z potwierdzeniem nadania deklarację VAT7,. Deklarację można również wysłać elektronicznie poprzez system e-Deklaracje. Warto wydrukować i zachować potwierdzenie wysłania. Warto pamiętać że deklarację VAT7 wysyłamy zawsze – nawet tzw. „zerową” deklarację.
   • do 20-tego danego miesiąca musimy również obliczyć i zapłacić podatek za pracowników, tzw. PIT4, w tym przypadku również tylko płacimy podatek – nie wysyłamy deklaracji podatkowej;
   • w przypadku prowadzenia pełnej księgowości – wydrukować i zarchiwizować przynajmniej ostatnią stronę dziennika księgowań księgi głównej, zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych księgi głównej, zestawienie VAT (sprzedaż i zakup);
   • w przypadku prowadzenia innych form działalności – wydrukować i zarchiwizować zestawienie KPiR, VAT, oraz podsumowania tych rejestrów,
   • do 15-tego danego miesiąca złożyć deklarację VAT EU, jeśli dokonywane były wewnątrzwspólnotowe dostawy lub nabycia.
4. Co kwartał – jeśli wybraliśmy kwartalny sposób rozliczania PIT (lub CIT) i/lub VAT to płacimy je, i wysyłamy deklarację VAT7K, za kwartał, nie za miesiąc. Jest to z pewnością wygodniejszy sposób prowadzenia rachunkowości, zwłaszcza w małej firmie. Nie dotyczy to PIT4, czyli podatku za pracowników, które zawsze opłacamy co miesiąc.
5. Na koniec roku (a raczej – w nowym roku):
   • Złożenie deklaracji rocznej – PIT36 lub CIT8 (w przypadku CIT nie musimy koniecznie składać deklaracji za rok kalendarzowy – zależy to od tego, co zawarliśmy w umowie spółki).
   • CIT8 składamy razem ze sprawozdaniem rocznym, w terminie do 31 marca (jeśli nasz rok podatkowy zakończył się 31 grudnia). Sprawozdanie powinniśmy złożyć również do sądu (dotyczy to tylko zarejestrowanych w KRS).
   • Deklarację PIT4 za pracowników – do 31  stycznia.
   • Deklaracje PIT11 za pracowników – do ostatniego dnia lutego, ale najwygodniej zrobić to jednocześnie z PIT4, unikniemy wtedy błędów i korygowania, jeśli na formularzach coś by się nie zgadzało.
   • W przypadku pełnej księgowości – zaksięgowanie zysku np. na kapitał własny lub na dywidendy, wydrukowanie bilansu i rachunku zysków i strat.

To oczywiście podstawa, i deklaracje i płatności które składa/płaci niemal każda firma. W niektórych przypadkach pojawiają się dodatkowe np. PIT8AR, VAT27 itd., których tu już jednak dla przejrzystości nie opisujemy.

Co do terminów – warto pamiętać że jeśli termin płatności podatku wypada na dzień wolny (np. sobotę, niedzielę, święto wolne od pracy), to termin ten automatycznie przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Niektóre programy do faktur jak np. Systim podpowiadają wybrane terminy, tak aby można wygodnie sprawdzić kiedy trzeba zapłacić podatek czy ZUS.