Przedsiębiorcy używają wezwania do zapłaty w jednej określonej sytuacji — gdy dany klient nie uregulował u nich płatności. Aby klient spłacił zaległe należności, przedsiębiorca wysyła do niego informację z prośbą o uregulowanie zaległej należności wobec firmy.
Cała procedura tworzenia wezwania do zapłaty nie jest skomplikowana, a dodatkowo większość programów online wspomaga automatyczne generowanie takich wezwań — przedsiębiorca nie musi nic uzupełniać, program sam stworzy i uzupełni dane wezwanie. Jednakże może pojawić się jeden problem związany z adresem wysyłki. Powstaje pytanie: na jaki adres wysłać wezwanie?
Co prawda w żadnych przepisach prawa nie ma narzuconego obowiązku wysyłania wezwania na odgórnie określony adres (np. firmowy czy prywatny), jednakże najlepiej, aby adres ten był „aktywny”, a więc będzie dalej istniał pod danymi danego klienta. Adres musi być ważny, aby dokument do niego doszedł i został odczytany.
Na jaki adres wysłać wezwanie?
Adres klienta powinien znajdować się w umowie, która została sporządzona między obydwoma stronami. Z umowy można wybrać „adres do doręczeń” i na ten adres należy wysłać wezwanie.
Jeżeli mimo wysłania wezwania na dany adres dłużnik, dalej nie będzie odpowiedzi zwrotnej na temat uregulowania płatności (lub przycyzny braku uregulowania), przedsiębiorca może wysłać wezwanie jeszcze raz ale tym razem na „adres do korespondencji” lub „adres siedziby dłużnika„.
*Adres można znaleźć w bazie CEIDG-1 – w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych oraz spółek cywilnych lub w bazie przedsiębiorców KRS — jeżeli dłużnikiem jest spółka z o.o. lub inna spółka prawa handlowego.
W jakiej formie je wysłać?
Najlepiej wysyłać wezwania do zapłaty w formie tradycyjnej, tak aby trafiły one bezpośrednio do jego rąk odpowiednich dłużników. Zazwyczaj forma tradycyjna jest odbierana przez dłużników zdecydowanie „poważniej” niżeli inne formy. Dlaczego? Ponieważ dłużnik ma wrażenie, że dostarczenie takiego pisma do rąk własnych jest już poważnym krokiem ze strony firmy i musi liczyć się z dalszymi konsekwencjami.. powinien wywiązać się ze swojego obowiązku zapłaty nalezności polubownie, aby cała sprawa nie trafiła dalej do sądu.
Co więcej, aby przedsiębiorca miał pewność, że takie wezwanie zostało na pewno odebrane przez dłużnika, może wysłać je za potwierdzeniem odbioru. W razie potrzeby potwierdzenie to będzie służyło jako dowód w sprawie sądowej.
Alternatywą dla tradycyjnej formy (wyżej opisanej) jest wysyłka wezwania do zapłaty drogą elektroniczną na adres e-mail danego dłużnika.
Tutaj również ważna jest kwestia potwierdzenia odbioru, którą to należy ustawić przed wysyłką i która także będzie służyła jako dowód w późniejszych roszczeniach sądowych.
Co, jeśli to nie wystarcza?
Jeżeli w dalszym ciągu nie ma żadnego odzewu od dłużnika na ciągłe wysyłanie wezwań do zapłaty, kolejnym krokiem któy powinien wykonać przedsiębiorca to złożenie pozwu do sadu (wraz z zebranymi dowodami np. potiwerdzeniami odbioru, dokumentami sprzedażowymi itd.)
