Przedsiębiorcy, którzy są właścicielami jednoosobowej działalności gospodarczej, niekiedy decydują się na samodzielne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Oczywiście, przysługuje im do tego pełne prawo, warto jednak wziąć pod uwagę możliwość popełnienia ewentualnych pomyłek, które przydarzają się często zwłaszcza tym osobom, u których znajomość zasad prowadzenia księgowości jest mocno ograniczona. Właściciele firm, którzy swoją działalność biznesową łączą z dodatkowymi funkcjami księgowymi, niestety, muszą liczyć się z większym prawdopodobieństwem błędnego policzenia różnych wartości. Takie nieprawidłowości z reguły wiążą się z określonymi konsekwencjami w postaci konieczności zapłaty kar finansowych w ustalonej wysokości. Warto zatem uświadomić sobie, jakie są najczęściej popełniane przez przedsiębiorców błędy w rachunkowości, aby móc finalnie im zapobiec.
Niewłaściwa ewidencja zdarzeń księgowych
Właściciele przedsiębiorstw nierzadko mylnie zakładają, że księgowość jest swoistym dodatkiem do prowadzonej przez nich działalności w danej branży. Traktując te sprawy „po macoszemu”, sami narażają się na różne pomyłki i niedopatrzenia.
Na barkach przedsiębiorców spoczywa zwykle ogromna odpowiedzialność związana z realizacją kolejnych zleceń i zazwyczaj brakuje im czasu, aby podchodzić z należytą starannością do kwestii prowadzenia rachunkowości. Do tego dochodzi jeszcze zazwyczaj brak doświadczenia w omawianej dziedzinie, a także nieznajomość systematycznie zmieniających się reguł prawnych w tym zakresie. W konsekwencji często pojawiają się różnego rodzaju błędy merytoryczne, co więcej, nagminnie zdarza się rozliczanie wydatków w niewłaściwych okresach, a także automatyczne wrzucanie ich w koszty uzyskania przychodu, nawet jeśli ich charakter w ostatecznym rozrachunku wyklucza taką możliwość.
Wielu przedsiębiorców ma też poważny problem z prawidłowym dokonywaniem odpisów amortyzacyjnych. W niektórych wypadkach czas przechowywania pełnej dokumentacji księgowej okazuje się zbyt krótki. Część przedsiębiorców wykazuje się też niefrasobliwością w składaniu deklaracji do urzędu skarbowego, dopuszczając się niedozwolonego przekroczenia obowiązujących w tym zakresie terminów.
Konsekwencje karne
Trzeba mieć świadomość, że jakiekolwiek nieprawidłowości w księgach rachunkowych skutkują określonymi karami, nakładanymi na przedsiębiorcę, niezależnie od tego, czy błędy te zostały przez niego popełnione celowo, czy też przypadkowo (np. z powodu nieznajomości aktualnie obowiązujących przepisów prawnych). Z reguły sankcje te przybierają formę grzywny lub systematycznego naliczania odsetek za każdy dzień zwłoki.
Odpowiedzialność przedsiębiorcy w tym zakresie wynika bezpośrednio z odpowiednich przepisów karnoskarbowych. Przy tym należy mieć na uwadze, że dla organu skarbowego nie ma zasadniczo znaczenia, czy właściciel firmy prowadzi swoją księgowość sam, czy też z pomocą zatrudnionych do tego pracowników lub biura rachunkowego. Nawet jeśli zatem błąd został popełniony przez inną osobę, zawsze za jego powstanie odpowiada przedsiębiorca.
Błędne rozliczanie VAT
Znaczna część pomyłek w księgowości dotyczy kwestii rozliczania VAT-u. Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że nie każdy poniesiony przez nich wydatek może zostać mechanicznie przypisany w poczet kosztów uzyskania przychodu. Nie wiedzą oni, co jest kosztem podatkowym, a co nie, co naturalną koleją rzeczy pociąga za sobą również nieprawidłowości w odliczaniu podatku od towarów i usług. W tym aspekcie bardzo ważne okazuje się zatem wyraźne rozdzielenie od siebie wydatków prywatnych oraz biznesowych – kosztami uzyskania przychodu mogą być jedynie wydatki ponoszone na rozwój działalności gospodarczej lub jej utrzymanie.
Warto też mieć na uwadze, że możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów nie uprawnia jeszcze do odliczenia od nich podatku VAT (w całości czy też w części). Jako przykład można tutaj podać choćby koszty zakupu paliwa do pojazdów używanych zarówno prywatnie, jak i służbowo – w takim wypadku dokonuje się odliczenia jedynie połowy kwoty naliczonego VAT-u. Deklaracje VAT często są również składane w urzędach skarbowych po upływie wyznaczonego terminu. Nierzadko problemem staje się również brak zapłaty należnego podatku.
Nieoceniona pomoc fachowców
Generalnie rzecz ujmując, wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem problemu niedociągnięć w składanych deklaracjach podatkowych oraz w prowadzeniu księgowości jest zatrudnienie specjalisty lub powierzenie tych spraw doświadczonemu biuru rachunkowemu. Można też korzystać ze specjalistycznych programów księgowych, które stają się coraz popularniejsze. W ten sposób można wyeliminować ryzyko popełnienia pomyłek skutkujących określonymi sankcjami karnymi. Regularna współpraca z profesjonalnym pozwala na rzetelną kontrolę finansów firmowych oraz optymalizację podatkową przedsiębiorstwa. Zawsze w razie pojawienia się jakichkolwiek niejasności czy wątpliwości można liczyć na rzetelną poradę ze strony fachowców oraz rozwiązanie przez nich kryzysowych sytuacji.
Autor: Łukasz Stachurski
