Jeżeli w dokumentach składanych do ZUS znajdują się błędne zapisy, wymagają one korekty. Płatnik składek konieczne musi złożyć zestaw korygujący wcześniej złożone dokumenty, jeżeli popełnił błędy w danych.
1. Błędy w wypełnianiu dokumentów zgłoszeniowych do ubezpieczeń
Częstym błędem popełnianym przez pracodawców, a więc płatników składek jest złożenie dokumentów rozliczeniowych za pracownika bez wcześniejszego zgłoszenia go do ubezpieczeń. W takiej sytuacji dokumenty rozliczeniowe za osoby, które nie zostały zgłoszone do ubezpieczeń zostaną uznane przez ZUS za błędne, a składki za ubezpieczonych nie zostaną prawidłowo rozliczone.
Dokumenty zgłoszeniowe mogą także zawierać błędy w danych płatnika składek lub w danych osoby ubezpieczonej. Takie błędy należy natychmiast skorygować!
2. Korekta danych płatnika składek w dokumencie ZUS ZUA/ZUS ZZA
W przypadku pomyłki przy wypełnieniu danych identyfikacyjnych płatnika składek wykazanych w bloku II dokumentu zgłoszeniowego, należy ponownie złożyć prawidłowo wypełniony dokument. Błąd powinien zostać skorygowany przed złożeniem pierwszego dokumentu rozliczeniowego za zatrudnionego, w przeciwnym razie rozliczenie będzie niepoprawne.
3. Korekta danych ubezpieczonego w dokumencie ZUS ZUA/ZUS ZZA
Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej to:
- numer PESEL,
- nazwisko,
- pierwsze imię,
- data urodzenia,
- seria i numer dokumentu tożsamości.
Przy pomyłce w wypełnieniu danych identyfikacyjnych ubezpieczonego konieczne jest złożenie odrębnego dokumentu korygującego dane ZUS ZIUA.
Jeżeli płatnik składek nie zdążył skorygować danych ubezpieczonego przed złożeniem dokumentów rozliczeniowych, to poza drukiem ZUS ZIUA ma obowiązek przekazania do ZUS poprawnego raportu wraz z deklaracją rozliczeniową ZUS DRA z kolejnym numerem identyfikatora.
4. Zgłoszenie z błędnym kodem tytułu do ubezpieczenia
Jeżeli w dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA lub ZUS ZZA został podany błędny kod tytułu ubezpieczenia, konieczne jest wyrejestrowanie ubezpieczonego na druku ZUS ZWUA. W formularzu należy podać kod tytułu do ubezpieczeń, z którym ubezpieczony został wcześniej zgłoszony. Następnie trzeba ponownie zgłosić ubezpieczonego na druku ZUS ZUA/ZUS ZZA.
5. Brak wyrejestrowania członków rodziny ubezpieczonego zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego
Osoba objęta ubezpieczeniem zdrowotnym ma prawo zgłosić do tego ubezpieczenia członków rodziny na druku ZUS ZCNA. W sytuacji, gdy osoba zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego jako członek rodziny uzyska inny tytuł do objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym lub straci status członka rodziny, taka osoba musi zostać wyrejestrowana z ubezpieczenia zdrowotnego. Wyrejestrowania dokonuje się również na formularzu ZUS ZCNA. Jeżeli ubezpieczony nie poinformuje płatnika składek o konieczności wyrejestrowania zgłoszonych osób, pojawiają się komplikacje w rozliczeniach ZUS, a przede wszystkim przy potwierdzaniu prawa do ubezpieczenia zdrowotnego. W związku z tym osoby ubezpieczone – pracownicy, powinni każdorazowo informować płatnika składek o konieczności wyrejestrowania zgłoszonych członków rodziny.
Obowiązek wyrejestrowania członków rodziny zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego następuje również przy ustaniu tytułu do ubezpieczenia pracownika (np. rozwiązanie umowy o pracę), co skutkuje utratą prawa do świadczeń opieki zdrowotnej.
6. Brak raportów za zgłoszonych ubezpieczonych
Może się zdarzyć, że w zestawie rozliczeniowym pojawi się brak raportów za wszystkie ubezpieczone osoby. Taka sytuacja pojawia się najczęściej w przypadku wypłacania wynagrodzenia do 10. dnia kolejnego miesiąca. Osoby, które zostały zatrudnione w danym miesiącu powinny zostać wykazane w raportach z zerowymi podstawami wymiaru składek, natomiast często płatnicy nie wykazują takich osób w ogóle. Takie postępowanie jest błędne, gdyż zatrudniona osoba, mimo że nie otrzymała wynagrodzenia, od którego mogłyby zostać naliczone składki, jest osobą zgłoszoną do ubezpieczenia i musi zostać wykazana w raportach z zerowymi podstawami.
W takim przypadku należy złożyć komplet korygujący z kolejnym numerem identyfikatora, w którym na raportach zostaną wykazane wszystkie ubezpieczone osoby.
Oj tak, zdarzają się. Tzn. teraz to już sto razy sprawdzam dokładność wszstkich danych, rzucam nawet pracownikom lub żonie do sprawdzenia swoim okiem 😉 bo zdarzały się pomyłki, drobne, ale jakże ważne!