Pracodawcy, którzy zawierają umowę o pracę z różnymi osobami, muszą mieć świadomość, że fakt ten oznacza nie tylko zyskanie nowych rąk do pracy. Pociąga on za sobą również szereg obowiązków, które trzeba wypełnić, aby nie narazić się na określone sankcje prawne. Dotyczy to zarówno określonych czynności jednorazowych, jak i tych realizowanych przez cały okres pracy danej osoby w przedsiębiorstwie. Zasadniczo każdy pracodawca ma podobny zakres zobowiązań wobec swoich podwładnych, jakkolwiek trzeba też mieć świadomość, że na ich liczbę oraz rodzaj często wpływa też wielkość przedsiębiorstwa. Warto zatem dowiedzieć się, jakie obowiązki ciążą na właścicielach i zarządcach firm w związku z nawiązaniem stosunku pracy z nowymi osobami.
Obowiązek zapoznania pracownika ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa
Pracodawca przed powierzeniem nowemu pracownikowi określonych zadań służbowych powinien najpierw zapoznać go z dokładnymi regułami zatrudnienia, strukturą wewnętrzną przedsiębiorstwa, organizacją czasu pracy oraz regulaminem.
Dlatego też zaznajomienie się ze wszystkimi niezbędnymi zagadnieniami powinno zostać potwierdzone przez daną osobę za pomocą podpisu na stosownych dokumentach. Przede wszystkim pracodawca jest zobowiązany do zaprezentowania pracownikowi warunków zatrudnienia ze szczególnym uwzględnieniem takich kwestii jak: norma czasu pracy, częstotliwość wypłat wynagrodzenia, ich orientacyjna wysokość, wymiar przysługującego urlopu oraz długość okresu wypowiedzenia.
Jeśli w danej firmie nie ma regulaminu zakładowego, trzeba poinformować pracowników również o czasie pracy nocnej, sposobie, czasie i miejscu przekazywania wypłat wynagrodzenia, a także sposobach sprawdzania obecności pracowników oraz przekazywania informacji o ewentualnej nieobecności. Na realizację obowiązku informacyjnego pracodawca ma maksymalnie 7 dni od momentu przyjęcia pracownika do pracy.
Szkolenia BHP
Bardzo ważnym zobowiązaniem, od którego nie może uchylić się żaden pracodawca, jest zagwarantowanie szkolenia z dziedziny BHP. Takie szkolenie zawsze powinno odbywać się w godzinach pracy pracownika, a także na koszt pracodawcy. Szkoleniem może zająć się osobiście pracodawca (głównie w przypadku małych firm do 10 osób) lub zlecić to zadanie odpowiednio wykwalifikowanej osobie. W dużych przedsiębiorstwach zatrudniających więcej niż 100 osób musi działać służba BHP. W trakcie szkolenia powinien zostać przeprowadzony zarówno instruktaż ogólny, jak i stanowiskowy.
Obowiązek przeprowadzenia badań profilaktycznych
Zanim pracownik podejmie normalne obowiązki służbowe, powinien przejść badania profilaktyczne na koszt pracodawcy. Nie dotyczy to jedynie osób, które rozpoczęły nowy stosunek pracy nie później niż 30 dni po zakończeniu poprzedniego. Podobnie dzieje się także w przypadku osób posiadających ważne zaświadczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania określonej pracy. Jeśli pracownik był nieobecny z powodów zdrowotnych przez okres dłuższy niż jeden miesiąc zaleca się przeprowadzenie badań kontrolnych przed powrotem do pracy.
Zaliczki na podatek dochodowy
Zgodnie z obowiązującym prawem pracodawca powinien pobierać od wszystkich zatrudnianych przez siebie osób zaliczki na podatek dochodowy w określonej wysokości. Z podatku PIT zgodnie z regulacjami wprowadzonymi w 2019 roku zwolnione są osoby, które nie ukończyły jeszcze 26 roku życia.
Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
Każdy pracownik niezależnie od stażu i charakteru wykonywanej pracy musi być objęty ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym. Obowiązku tego pracodawca powinien dopełnić w ciągu siedmiu dni od zatrudnienia danej osoby. W tym celu trzeba złożyć do ZUS-u odpowiednio wypełniony formularz ZUS ZUA, zawierający takie informacje jak: imię (imiona) i nazwisko (także rodowe) ubezpieczonego, PESEL, datę urodzenia, adres zameldowania, płeć, obywatelstwo oraz ewentualny stopień niepełnosprawności, jak również przysługujące prawo do pobierania renty bądź emerytury. Jeśli pracownik zgłosi pracodawcy chęć objęcia ubezpieczeniem także najbliższych członków rodziny, przełożony ma obowiązek to uczynić w określonym terminie.
Prowadzenie akt osobowych pracownika
Każdy pracownik powinien mieć regularnie prowadzone akta osobowe. W dokumentach tych znajdują się zarówno stosowne informacje dotyczące ubiegania się o pracę, jak i przebiegu stosunku pracy i jego zakończenia. W pierwszej części mogą się znajdować na przykład kwestionariusze osobowe, dokumenty potwierdzające kwalifikacje kandydata, zaświadczenia lekarskie oraz świadectwa pracy. W drugiej części zwykle mieszczą się takie dokumenty, jak: umowa, dokumenty potwierdzające podwyższanie kwalifikacji, informacje o korzystaniu z urlopów w określonym czasie, badania okresowe, umowy dotyczące zakazu konkurencji itp. W trzeciej części natomiast są akta dotyczące wypowiedzenia i rozwiązania stosunku pracy oraz kopie świadectw pracy.
Źródła:
- https://ksiegowosc.infor.pl/zus-kadry/zatrudnianie-i-zwalnianie/3093214,Obowiazki-pracodawcy-wobec-pracownikow-nowo-zatrudnionych.html (dostęp z dnia 15.12.2023).
- http://www.vademecumkadrowego.pl/artykul_narzedziowa,793,0,12098,pozostale-obowiazki-pracodawcy-wobec-nowo-przyjetych.html (dostęp z dnia 14.12.2023).
- https://www.prawo.pl/kadry/obowiazki-informacyjne-pracodawcy-wobec-pracownika,264975.html (dostęp z dnia 18.12.2023).
- https://praca.gazetaprawna.pl/artykuly/849,obowiazki-pracodawcy-wobec-nowego-pracownika.html (dostęp z dnia 18.12.2023).
