Obecnie wystawianie faktur sprzedażowych w programach online umożliwia pobranie ich w formie elektronicznej, np. PDF i następnie przesyłanie ich w takiej postaci do klienta. Tak samo wygląda również odbiór faktur zakupowych. Jest to już codzienność każdego przedsiębiorcy.
Z ww. kwestią wiążą się kwestie wprowadzania takich faktur następnie do programu księgowego. Ogromnym ułatwieniem jest więc aplikacja w oparciu o mechanizm OCR – odczytywanie danych papierowych i elektronicznych faktur.
Taka możliwość skanowania faktur wprost do programu księgowego jest znacznym ułatwieniem, ale także oszczędza czas. Ręczne wprowadzanie tej dokumentacji i weryfikowanie poprawności spisanych danych jest zbyt czasochłonne. Zabiera księgowym cenny czas, który mogliby przeznaczyć na wykonanie księgowań. Dlatego też aplikacje OCR sprawdzają się wyśmienicie w dziale księgowości.
Jak to działa?
Dana aplikacja rozpoznaje tekst OCR i odczytuje dane z zeskanowanych faktur, np. numer faktury, dane sprzedawcy i kontrahenta, data wystawienia, zapłaty itp.
Następnie dane te są wyeksportowane w postaci pliku, który za jednym kliknięciem może być zaimportowany do programu księgowego przez biuro rachunkowe lub księgowego.
Jest inny sposób?
Istnieje oczywiście inny sposób radzenia sobie z takimi sytuacjami. Można dla przykładu założyć konto w programie Systim.pl, gdzie firma ma możliwość wystawiania faktur sprzedażowych (i innych) oraz wprowadzania faktur zakupowych, rejestrowania dokumentacji magazynowej i płatności. Dzięki czemu firma może później udostępnić księgowej panel podglądu tych faktur, aby mogła ona na ich podstawie dokonać księgowań – nawet za jednym kliknięciem.
