Aby przedsiębiorca mógł wykorzystywać swój prywatny samochód w swojej działalności gospodarczej, musi prowadzić dla niego ewidencję przebiegu pojazdu – tzw. kilometrówka. Dzięki prowadzeniu kilometrówki, możliwe będzie zaliczenie kosztów użytkowania samochodu do kosztów uzyskania przychodów.
Co to jest ewidencja przebiegu pojazdu?
Ewidencja przebiegu pojazdu to tzw. kilometrówka, która wykazuje kilometry, jakie dany podatnik przejechał w celach służbowych. Samochód nie jest środkiem trwałym firmy, ale jest wykorzystywany w firmie. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jet obowiązkowe dla większości samochodów o masie poniżej 3,5 tony.
Jakie wydatki można rozliczyć w kilometrówce?
W kilometrówce można przede wszystkim rozliczyć wydatki takie jak:
- zakup paliwa,
- opłaty parkingowe oraz za przejazd autostradą,
- składki na ubezpieczenie samochodu (OC, AC),
- naprawy i części zamienne,
- przeglądy i usługi serwisowe.
Należy wspomnieć, że wszelkie wydatki ponoszone jakiekolwiek ulepszenie samochodu (np. instalacja gazowa, urządzenie nawigacyjne, dodatkowe czujniki parkowania itp.) czy całkowity tuning, nie jest uznawane za koszt uzyskania przychodów. Dlaczego? Ponieważ w/w koszty nie są wydatkami związanymi z bieżąca eksploatacją samochodu.
Jakie elementy musi posiadać kilometrówka?
Istnieją ogólne zasady prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Z góry zostały ustalone elementy, jakie powinna zawierać kilometrówka (ustawa o PIT – art. 23 ust. 7), a mianowicie:
- nazwisko i imię osoby używającej pojazdu,
- jej adres zamieszkania,
- numer rejestracyjny pojazdu,
- pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę,
- cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd–dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za 1 km przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Dla jakich samochodów należy prowadzić kilometrówkę?
Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy:
- samochodów osobowych będących prywatną własnością przedsiębiorcy (wspólnika firmy);
- samochodów osobowych używanych na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy;
- samochodów osobowych będących własnością pracowników (jeżeli auta te są używane na potrzeby jazd lokalnych i rozliczenie nie jest ryczałtowe), w tym również w zakresie jazd zamiejscowych odbywanych w ramach podróży służbowej;
- samochodów osobowych zastępczych.
Kto nie jest zobowiązany do prowadzenia kilometrówki?
Jednakże istnieją sytuacje, w których podatnik nie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, gdy:
- prywatny samochód pracownika jest wykorzystywany w działalności gospodarczej podatnika, a koszt eksploatacji tego samochodu jest rozliczany w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne;
- podatnik używa samochodów osobowych na podstawie umowy uważanej za umowę leasingu w myśl przepisów ustaw o podatku dochodowym;
- podatnik używa w działalności samochodu ciężarowego.
Co w sytuacji, gdy pracownicy używają samochodu przedsiębiorcy?
Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu jest zobowiązana ta osoba, która użytkuje dany pojazd, np. pracownik danej firmy. Jednakże na koniec miesiąca to pracodawca musi zatwierdzić przebieg pojazdu, który wynika z prowadzonej ewidencji przez jego pracownika.
Jeżeli w firmie pracodawca użycza pracownikom więcej niż jeden samochód, dla każdego z nich pracownik powinien prowadzić odrębne ewidencje przebiegu.
Czy istnieje możliwość odliczenia VAT od zakupu samochodu?
Obecnie pracodawca może odliczyć 50% lub 100% VAT od zakupu od zakupu, nabycia wewnątrzwspólnotowego, przywozu, wynajmu lub leasingu silnikowych pojazdów drogowych, a także VAT-u naliczanego od wydatków związanych z tymi pojazdami, jeśli samochód osobowy nie jest używany wyłącznie do celów działalności gospodarczej.
Dla przedsiębiorcy istnieją dwie opcje wyboru odliczenia VAT, gdy samochód używany jest:
- do użytku mieszanego
W tym wypadku samochód użytkowany jest na potrzeby firmowe, jak i w celach prywatnych i przedsiębiorca może odliczyć tylko 50% VAT od zakupu (w tym również od części zamiennych i serwisu oraz zakupu paliwa). Warto podkreślić, że przedsiębiorca nie ma obowiązku prowadzenia dla celów podatku VAT tzw. kilometrówki, a więc ewidencji przebiegu pojazdów, ani też zgłaszania do US (Urzędu Skarbowego) swojego wyboru użytkowania samochodu w formie mieszanej.
- do użytku tylko firmowego
Samochód może być wykorzystywany tylko do celów służbowych w działalności gospodarczej. W takim wypadku przedsiębiorca ma prawo do odliczenia aż 100% VAT od jego zakupu (ale pod warunkiem, że auto zostało kupione na fakturę 23% dającą prawo do odliczenia VAT), a także od paliwa, części zamiennych i serwisu. Inaczej niż w formie mieszanej ma się tutaj kwestia warunków, jakie musi spełnić przedsiębiorca. Tutaj przedsiębiorca jest zobowiązany do spełnienia kilku dodatkowych warunków, po to aby mógł swobodnie korzystać z 100% odliczenia VAT-u.
W w/w przypadku przedsiębiorca zmuszony jest do:
- Udowodnienia, że dany samochód służy tylko i wyłącznie do celów służbowych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Oznacza to, że musi na bieżąco prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu tzw. kilometrówkę. W kilometrówce na pewno muszą znaleźć się takie informacje, jak: stany licznika samochodu, a także szczegóły każdej z przejechanych tras.
- Poinformowania odpowiedni urząd skarbowy o tym, iż wykorzystuje swój pojazd tylko i wyłącznie do celów firmowych (druk VAT-26). Należy tu także podkreślić, że podatnicy, którzy dokonali już takiego zgłoszenia, nie muszą go ponawiać.
- Posiadania regulaminu i zasad, obowiązujących w jego firmie, któe odnoszą się do używania samochodu tylko i wyłącznie w celach służbowych. Oznacza to, że musi wprowadzić zasady użytkowania pojazdu wykorzystywanego w danej firmie (np. w formie regulaminu).
