Warto zacząć od tego, że renta rodzinna przysługuje uprawnionym członkom rodziny osoby, która w chwili śmierci miała ustalone prawo do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy, lub spełniała warunki wymagane do uzyskania jednego ze świadczeń.
Osoby uprawnione do renty rodzinnej
Członkowie rodziny, którzy spełniają warunki określone w art. 68-71 ustawy emerytalnej uprawnieni są do renty rodzinnej. Tak więc członkowie rodziny spełniający warunki określone w ustawie to:
- dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,
- przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
- małżonek (wdowa i wdowiec),
- rodzice (w tym również ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające).
Dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione zmarłego, aby nabyć prawo do renty rodzinnej powinny spełniać między innymi takie warunki jak:
- wiek, do ukończenia 16 lat, a jeżeli są starsze, to dodatkowo muszą pobierać naukę w szkole. W tym przypadku prawo do tego świadczenia przysługuje dzieciom nie dłużej niż do osiągnięcia przez nich 25 roku życia. Dodatkowo w momencie gdy dziecko osiągnęło 25 rok życia, będąc na ostatnim roku studiów w szkole wyższej, prawo do renty rodzinnej przedłuża się do zakończenia tego roku studiów albo
- legitymowanie się całkowitą niezdolnością do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowitą niezdolnością do pracy powstałą w okresie, o którym mowa w przypadku wyżej wymienionym, świadczenie przysługuje bez względu na wiek.
Obowiązek poinformowania członków rodziny o warunkach uzyskania prawa do renty rodzinnej
Proces gromadzenia dokumentacji potrzebnej do wniosku o świadczenie emerytalno-rentowe, roli pracodawcy w tym procesie oraz również ustalania przez niego grona osób mogących ubiegać się o rentę rodzinną po zmarłym pracowniku niestety nie został zbyt szczegółowo uregulowany w przepisach ustawy emerytalnej lub rozporządzeniach wykonawczych.
Natomiast pracodawca po śmierci pracownika jest zobowiązany do poinformowania bezzwłocznie zgodnie z art. 125 ust. 1 pkt 5 ustawy emerytalnej, pozostałej po nim rodziny o warunkach uzyskania prawa do renty rodzinnej, przygotowania wniosku oraz przedłożenia go w organie rentowym. Przepis ten stosuje się odpowiednio do innych płatników składek, z wyjątkiem zleceniodawców, osób fizycznych zatrudniających pracowników, niewypłacających świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz płatników składek, którzy opłacają składkę za siebie i osoby współpracujące.
W momencie gdy pracodawca nie należy do podmiotów wyłączonych (wspomnianych wyżej) i jest w posiadaniu informacji o pozostałych członkach rodziny, to powinien bezzwłocznie powiadomić ich o możliwości ubiegania się o rentę rodzinną, a gdy osoby te zgłoszą taką chęć – przygotować wniosek o rentę rodzinną (przy współudziale tych osób) oraz przedłożyć go w ZUS.
Oczywiście w sytuacji, gdy pracodawca nie posiada takich danych, to nie można postawić jemu zarzutu uchybienia temu obowiązkowi.
Wypłata wynagrodzenia i odprawa pośmiertna uprawnionym członkom rodziny
Zaznaczyć należy, iż prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej zgodnie z ustawą emerytalną. Dodać warto, że w razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku zgodnie z art. 63 ¹ § 2 K.P. Zaliczyć można do wspomnianych świadczeń między innymi takie jak: nieodebrane wynagrodzenie za pracę i ekwiwalent za niewykorzystany urlop.
Dodatkowo przysługuje również odprawa pośmiertna małżonkowi oraz innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów ustawy emerytalnej. Wysokość takiej odprawy uzależniona jest od stażu zakładowego zmarłego pracownika i wynosi np. jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli był zatrudniony krócej niż 10 lat.
Istotne jest również, iż do okresu zatrudnienia wlicza się także okres pracy u poprzedniego pracodawcy, gdy zmiana pracodawcy nastąpiła w wyniku przejścia zakładu/części zakładu (art. 23 ¹K.P.), a także w innych przypadkach, gdy z mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez pracodawcę poprzednio zatrudniającego tego pracownika.
Pamiętać tutaj należy, że odprawę pośmiertną dzieli się w częściach równych pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny. Natomiast połowa odprawy pośmiertnej przysługuje w przypadku gdy po zmarłym pracowniku został tylko jeden uprawniony członek rodziny. Jednak świadczenie to nie przysługuje, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest co najmniej równe odprawie. Wypłacić różnicę należy jednak zgodnie z art. 93 § 6-7 K.P. w przypadku gdy wspomniane odszkodowane jest niższe od odprawy.
Obowiązek informacyjny pracodawcy
Pracodawca również nie ma obowiązków informacyjnych (kodeks pracy nie nakłada tych obowiązków na pracodawcę) wobec uprawnionych do wspomnianych należności. Ponadto wśród wspomnianych danych osobowych, do przetwarzania, których pracodawca został upoważniony oraz pozyskał je przeważnie podczas etapu rekrutacji wymienić między innymi można:
- dane kontaktowe uzyskane podczas naboru (według Urzędu Ochrony Danych Osobowych mogą być wykorzystane tylko dla tych celów),
- dane osobowe dzieci i innych członków najbliższej rodziny zmarłego, jeżeli podanie takich danych było konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, dodatkowo
- adresu zamieszkania zmarłego.
Dodatkowo pracodawca może również być w posiadaniu innych jeszcze danych takich jak np. telefon do żony/męża, jako osoby właściwej do zawiadomienia w razie wypadku. Dane te oczywiście pracodawca pozyskać musiał za zgodą pracownika na podstawie RODO.
W większości przypadków jednak nawet mimo braku podstawy prawnej pracodawca zawiadamia wskazane osoby o powstałych prawach. Natomiast w razie braku podjęcia odpowiednich kroków pracodawca po prostu może czekać, że osoby uprawnione zgłoszą się z własnej inicjatywy.
Niezbędne dokumenty do otrzymania odprawy pośmiertnej
Dokumenty, które są dokumentami właściwymi do udowodnienia prawa do odprawy pośmiertnej oraz praw majątkowych po zmarłym nie zostały w żaden sposób wskazane w przepisach Kodeksu Pracy. Tak więc osoba, która chce skorzystać ze wspomnianych praw, sama powinna udowodnić taką możliwość. W tym przypadku dowodami mogą być tutaj wszelkie dokumenty urzędowe poświadczające status osoby, wydane na podstawie przepisów innych ustaw, w tym Kodeksu cywilnego, Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego czy ustawy emerytalnej (np. dowód osobisty, akt małżeństwa, akt urodzenia itd.). Natomiast w zakresie informacji, wobec których nie istnieje taki dokument, także oświadczenia.
Świadectwo pracy
Jednak gdy chodzi o kwestie dotyczące świadectwa pracy zmarłego to uregulowanie ich znaleźć można w § 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa prac (Dz. U. Z 2020 r. poz. 1862). Tak więc w przypadku gdy stosunek pracy wygaśnie z powodu śmierci pracownika, pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego. Ponadto zgodnie z przepisami ustawy emerytalnej pracodawca świadectwo takie wydaje jedynie małżonkowi bądź innej osobie uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną. Natomiast w przypadku braku osób wcześniej wspomnianych świadectwo pracy wydane zostaje innej osobie będącej spadkobiercą danego pracownika, na wniosek tejże osoby złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca wydania świadectwa pracy na podstawie takiego wniosku powinien dokonać w ciągu 7 dni od jego złożenia.
Źródła:
- https://lexlege.pl/ustawa-o-emeryturach-i-rentach-z-funduszu-ubezpieczen-spolecznych/ (dostęp z dnia 06.06.2022 r.)
- https://lexlege.pl/kp/art-63-1/ (dostęp z dnia 09.06.2022 r.)
- https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20200001862 (dostęp z dnia 10.06.2022 r.)
- https://www.cedoz.pl/baza-wiedzy/kadry-i-place/480-wygasniecie-stosunku-pracy-w-wyniku-smierci-pracownika-obowiazki-pracodawcy (dostęp z dnia 10.06.2022 r.)
- https://www.zus.pl/swiadczenia/renty/renta-rodzinna/uprawnieni-do-renty-rodzinnej (dostęp z dnia 09.06.2022 r.)
- https://serwisy.gazetaprawna.pl/emerytury-i-renty/artykuly/1451745,renta-rodzinna-2020-ile-wynosi-dzieci-wdowa-wdowiec.html (dostęp z dnia 09.06.2022 r.)
- https://sip.lex.pl/pytania-i-odpowiedzi/czy-pracodawca-jest-obowiazany-poinformowac-rodzine-zmarlego-pracownika-o-622028382 (dostęp z dnia 11.06.2022 r.)
- https://kadry.infor.pl/wynagrodzenie/odprawy/5195970,Odprawa-posmiertna-dla-kogo-wysokosc.html (dostęp z dnia 12.06.2022 r.)
- https://kadry.infor.pl/tematy/odprawa-posmiertna/ (dostęp z dnia 15.06.2022 r.)
- https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/swiadectwo-pracy-18554283/par-5 (dostęp z dnia 16.06.2022 r.)
