Właśnie założyłeś firmę i zastanawiasz się nad tym, w jaki sposób prowadzić księgowość. Jeśli charakter Twojej działalności nie narzuca Ci konkretnej formy rozliczania się z fiskusem. Do wyboru zazwyczaj masz dwie możliwości – pełną lub małą księgowość. Każda z tych form ma swoje zalety i wady, dlatego też przed podjęciem ostatecznych decyzji w tej kwestii warto najpierw rozważyć wszelkie za i przeciw. Prowadzenie małej księgowości ze zrozumiałych względów jest prostsze i mniej skomplikowane, z drugiej jednak strony nie daje ono pełnego obrazu stanu finansowego przedsiębiorstwa. Jeśli zatem chcemy na bieżąco monitorować płynność finansową naszej organizacji, lepiej zdecydować się na rozszerzoną księgowość.
Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia pełnej księgowości?
Część firm ze względu na rodzaj prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej zobligowane są do prowadzenia tylko i wyłącznie pełnej księgowości. Dzieje się tak zazwyczaj wówczas, gdy prawo zezwala właścicielom firmy oraz jej potencjalnym kontrahentom na sprawowanie kontroli nad wydzielonym majątkiem firmowym. Taka sytuacja w większości wypadków dotyczy przede wszystkim spółek z.o.o, w statusie których istnieje zapis o konieczności powołania zarządu sprawującego pieczę nad finansami przedsiębiorstwa. Z koniecznością prowadzenia rozszerzonej księgowości powinni liczyć się również właściciele firm, których roczne przychody przekraczają 1,2 mln euro.
O wyborze tego rozwiązania powinni również pomyśleć wszyscy przedsiębiorcy, którym zależy na stałym kontrolowaniu firmowych finansów. Z drugiej jednak strony wysokie koszty tego rozwiązania oraz jego zaawansowany stopień skomplikowania sprawia, że na pełną księgowość decydują się przede wszystkim większe jednostki organizacyjne, zdolne do zrealizowania wszelkich wymogów z tym związanych.
Różnice między pełną a małą księgowością
Małą księgowość, zwaną też księgowością uproszczoną mogą prowadzić osoby fizyczne, spółki cywilne i jawne, a także spółki partnerskie. Możliwość jej prowadzenia odnosi się jednak wyłącznie do tych podmiotów, których obroty w poprzednim roku kalendarzowym były mniejsze niż 1,2 mln euro w przeliczeniu na polską walutę. Małą księgowość można prowadzić w różnych formach, przy czym jej najbardziej rozpowszechnioną postacią jest księga przychodów i rozchodów. Podstawą do obliczenia podatku w tym wypadku jest różnica między osiągniętymi z tytułu działalności gospodarczej przychodami a wydatkami poniesionymi na nią. Trzeba jednak przy tym wziąć pod uwagę poziom osiągniętych dochodów oraz wysokość zysków.
Innymi formami małej księgowości są ryczałt ewidencjonowany oraz karta podatkowa. W tym pierwszym za podstawę opodatkowania uważa się sam przychód, co z punktu widzenia prowadzenia zapisów księgowych nie wymaga wypełniania zbyt dużej ilości rubryk. Pewien kłopot zwłaszcza początkującym ryczałtowcom może jednak sprawić określanie różnych stawek podatkowych na poszczególne towary i usługi, trzeba je bowiem każdorazowo uwzględniać w kolumnach odnoszących się do ewidencji przychodów. Z kolei karta podatkowa nakłada na podatników obowiązek opłacania co miesiąc stałej kwoty, ustalonej dla przedsiębiorców z danego miasta czy miejscowości. W tym aspekcie bierze się jednak pod uwagę branżę, w której funkcjonuje firma. Uproszczona księgowość jest na tyle mało skomplikowana, że jej prowadzeniem można zająć się samodzielnie.
Zgoła inaczej natomiast sytuacja ma się z pełną księgowością, którą zazwyczaj powierza się wykwalifikowanym księgowym lub wybranemu biuru rachunkowemu. W tym wypadku poza transakcjami gotówkowymi w dokumentach księgowych należy także uwzględnić transakcje bezgotówkowe. Firmy, które mają realną możliwość jej prowadzenia, nie powinny jednak z niej rezygnować, a to ze względu na różne korzyści związane z faktem jej zorganizowania. Dostarcza ona bowiem wielu cennych informacji na temat faktycznej kondycji finansowej firmy.
Jakie informacje powinna zawierać mała i pełna księgowość?
Księgowość uproszczona wymaga prowadzenia znacznie mniej szczegółowej ewidencji. Zazwyczaj w takim wypadku od przedsiębiorcy wymaga się, aby w księgach rachunkowych uwzględnić ewidencję wyposażenia, ewidencję środków trwałych, ewidencję przychodów oraz rejestr VAT zakupów i sprzedaży (jeśli oczywiście przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT).
Jeżeli podatnik opodatkowany jest skalą podatkową lub podatkiem liniowym, w ewidencji bezwzględnie należy umieścić również księgę przychodów i rozchodów. Natomiast podmioty, które są zobligowane do prowadzenia pełnej księgowości poza wyżej wyodrębnionymi składnikami ewidencji muszą jeszcze obligatoryjnie prowadzić księgę główną i księgi pomocnicze, dzienniki, szczegółowe wykazy aktywów i pasywów oraz zestawienia obrotów i sald kont zarówno księgi głównej, jak i ksiąg pomocniczych. Przedsiębiorca musi także na bieżąco sporządzać sprawozdania finansowe w postaci bilansu i rachunku zysków i strat oraz różnych informacji wprowadzających do sprawozdania.
Autor: Łukasz Stachurski
