Nie tylko osoby prywatne chętnie sięgają po karty kredytowe, aby opłacić wydatki związane z zakupem określonych towarów lub opłaceniem konkretnych usług. Coraz częściej po taką metodę płatności sięgają również przedsiębiorcy. O ile jednak w przypadku indywidualnego odbiorcy płatności bezgotówkowe (poza zmniejszeniem stanu konta) nie powodują żadnych dodatkowych zobowiązań ani niedogodności, o tyle w przypadku firm rodzą one konieczność odpowiedniego ujęcia faktu poniesienia konkretnego wydatku na cele firmowe. Osobną kwestią jest też możliwość ujęcia ich w kosztach firmowych. Jak się bowiem okazuje, sprawa ta jest bowiem nie tak oczywista, jakby się to mogło wydawać na pierwszy rzut oka.
Do czego służą karty płatnicze w firmach?
Karty kredytowe służą jednostkom organizacyjnym do opłacania zobowiązań pieniężnych, zarówno w rodzimej walucie, jak i w obcych nominałach. Warto mieć świadomość, że data zapłaty kartą z reguły jest wcześniejsza niż data powstania rozchodu z konta bankowego. W dniu transakcji jej wykonawca zwykle nie otrzymuje potwierdzenia z banku dokumentującego uszczuplenie środków zgromadzonych na koncie. Dlatego do ewidencjonowania płatności dokonywanych za pośrednictwem kart kredytowych wykorzystuje się zwykle konto 13-9 „Środki pieniężne w drodze” lub Konto 24 opatrzone tytułem „Pozostałe rozrachunki”. Dzieje się tak dlatego, ponieważ wspomniane konta wykazują salda z tytułu płatności bezgotówkowych do momentu ich rozliczenia, poświadczonego otrzymanym z banku wyciągiem. To od danego przedsiębiorcy zależy, który z wyszczególnionych sposobów będzie on wykorzystywał do rozliczania transakcji wykonywanych za pomocą kart kredytowych. Trzeba jednak opisywać wszystkie stosowane zasady w przyjętej polityce rachunkowości.
Poszczególne zobowiązania finansowe mogą być opłacane przy wykorzystaniu firmowej lub prywatnej karty płatniczej. W tym samym celu stosuje się też niekiedy kartę walutową. Warto mieć świadomość, że w zależności od rodzaju wykorzystanej karty sposoby ujmowania danych w księgach rachunkowych nieco się różnią.
Prywatna karta kredytowa
Niekiedy przedsiębiorcy, wspólnicy lub pracownicy decydują się opłacić firmowe zobowiązania przy zastosowaniu prywatnej karty płatniczej. W takim przypadku fakturę trzeba ująć na zasadach ogólnych. Wartości opłaconego zobowiązania przeksięgowuje się za pomocą zapisu:
Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”
Ma konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, stosując analitykę „Konto imienne pracownika”.
Sposób dokumentowania zwrotów zależy od ich formy. W przypadku płatności gotówką jest to:
Wn Konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”
Ma Konto 10 „Kasa”.
A w przypadku przelewu:
Wn Konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami
Ma Konto 13 „Rachunek bieżący”
Jeśli płatności dokonał właściciel lub jeden ze wspólników do przeksięgowania kwoty wykorzystuje się zapis:
Wn Konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”
Ma Konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki” w analityce „Rozrachunki z właścicielem” lub „Konto imienne wspólnika”
Analogicznie zwrot dokumentuje się:
Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”
Ma konto 10 „kasa” albo Ma konto 13 „Rachunek bieżący”.
Firmowa karta płatnicza
Korzystając z firmowych kart, trzeba zawrzeć stosowną informację na fakturze lub rachunku. Wydatki z tym związane w księgach rachunkowych dokumentuje się na zasadach ogólnych. Wartość brutto to:
Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”
Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”
Naliczony VAT:
Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”
Wartość netto:
Wn Różne konta
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”
Ewidencję księgową wyciągu bankowego poświadczającego obciążenie rachunku firmowego dokumentuje się zapisem:
Wn konto 13-9 „Środki pieniężne w drodze” albo konto 24 „Pozostałe rozrachunki” – analityka „Rozliczenie transakcji kartami płatniczymi” (z uwzględnieniem numeru karty)
Ma konto 30 „Rachunek bieżący”.
Karta kredytowa a wydatki firmowe
Co do zasady, płatności kartą kredytową nie można zaliczyć do wydatków firmowych, jeśli transakcja została udokumentowana jedynie dowodem zapłaty kartą kredytową, na której brakuje obligatoryjnych informacji. W takiej sytuacji organ kontrolny ma prawo do zakwestionowania prawa danej jednostki do zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uprawniających do obniżenia naliczonego podatku.
W posiadanym dowodzie wpłaty musi zostać zawarta jasna i jednoznaczna informacja na temat faktu dokonania transakcji i jej przebiegu. W szczególności trzeba tam zawrzeć dane na temat tego, kto komu, za co, kiedy i ile zapłacił za zakupiony towar bądź wyświadczoną usługę. Wspomniane dokumenty muszą także zostać obowiązkowo opatrzone podpisami upoważnionych do przeprowadzenia danej transakcji osób. Warto pamiętać o tym, że płatności dokonywane kartą potwierdzają tylko płatność, ale nie dokonanie samej czynności. W efekcie wskazane jest, aby podatnik udokumentował faktyczne poniesienie wydatku w inny sposób. Najczęściej w tym celu wykorzystuje się inne dowody wpłaty, takie faktury, rachunki lub inne dopuszczone przez prawo dowody księgowe.
Źródła:
- https://www.pit.pl/aktualnosci/platnosci-karta-kredytowa-nie-zaliczysz-do-kosztow-firmowych-918142 (dostęp z dnia 14.04.2021 r.)
- https://www.podatki.biz/artykuly/zaplata-karta-platnicza-nie-pozbawi-kosztow_57_39039.htm (dostęp z dnia 20.04.2021 r.)
