Poszczególne jednostki organizacyjne w trakcie całej swojej działalności nawiązują kontakty z różnymi kontrahentami i partnerami biznesowymi. Przetrwanie danego przedsiębiorstwa zwykle zależy od tego, czy proponowane przez nie produkty bądź usługi zyskają sobie uznanie wśród jak największej rzeszy klientów. Duża liczba osób i firm zainteresowanych korzystaniem z określonej oferty to jednak nie wszystko. Bardzo ważne jest też, aby uzyskiwać od nich płatności w możliwie jak najdogodniejszym terminie. Warto dowiedzieć się, jak w praktyce wygląda kwestia spłacania określonych zobowiązań finansowych przez odbiorców towarów i usług oraz w jaki sposób należy księgować środki uzyskane z tego tytułu.
Księgi i konta rozrachunkowe
Zasadniczo przy ewidencji księgowej rozrachunków sięga się po konta zaliczane do tzw. zespołu 2, czyli „Rozrachunki i roszczenia”. Konta te służą przede wszystkim do prowadzenia rozrachunków z odbiorcami, czyli klientami firm oraz dostawcami. Dodatkowo za ich pomocą dokonuje się też rozliczeń publicznoprawnych i z pracownikami. Na kontach należy zaznaczać wszystkie należności i zobowiązania, tak krajowe, jak i zagraniczne.
Dotyczy to zarówno roszczeń i rozliczeń firm odnoszących się do prowadzenia normalnej działalności gospodarczej, jak i działalności socjalnej, należności wynikających z odpisów oraz postępowań upadłościowych.
Konta rozrachunkowe tworzy się w celu prawidłowego ujmowania rozrachunków w księgach rozrachunkowych. Księgowania na kontach rozrachunkowych dotyczą obu stron kont w zależności od transakcji, z jaką ma do czynienia konkretna jednostka.
Rozliczanie transakcji z odbiorcami w praktyce
Rozrachunków z tytułu dostaw i zakupów dokonuje się na odrębnych kontach syntetycznych. Zwykle w tym kontekście mówi się o koncie 200 oznaczającym Rozrachunki z odbiorcami oraz dostawcami. Za jego pomocą ewidencjonuje się różne dostawy – także te prowadzone w ramach importu, eksportu oraz handlu wewnątrzwspólnotowego, a także sprzedaż materiałów i towarów oraz kaucji gwarancyjnych. Warto mieć świadomość konieczności dokonywania rozróżnień między odbiorcami krajowymi oraz zagranicznymi. W tym pierwszym przypadku wszelkie otrzymane należności ujmuje się na koncie 201, w drugim natomiast na koncie 202.
Salda debetowe i kredytowe
Salda debetowe oznaczają istniejący stan należności. Natomiast salda kredytowe różne zobowiązania, które ciążą na jednostce. Po debetowej stronie konta z reguły dokumentuje się różne operacje, wśród których można wymienić m.in. należności z tytułu sprzedaży produktów, towarów, materiałów oraz usług (dotyczy to kwot brutto), a także zwiększanie należności wynikających z wystawionych faktur korygujących. Dotyczy to także zamiany roszczeń na należności, np. z powodu powstania określonego tytułu egzekucyjnego, a także rozliczeń należności do przychodów, które podlegają rozliczeniu w danym czasie.
Podobnie ujmuje się również należności wynikające z kar oraz grzywien, a także odszkodowań. Z kolei po stronie kredytowej konta ujmuje się wpływy i zmniejszenia należności, faktury korygujące zmniejszające przychody ze sprzedaży, a także umorzenia należności oraz sprzedaż wierzytelności w ramach faktoringu. W praktyce najczęściej mamy do czynienia z saldem debetowym, które oznacza fakt istnienia należności od klientów. Z kolei salda kredytowe wskazują na istnienie nadpłat od klientów.
Terminowe spłaty należności przez klientów gwarancją płynności finansowej firmy
W obecnych czasach trudno jest znaleźć klientów, którzy zawsze spłacaliby na czas ciążące na nich zobowiązania finansowe. Notoryczne opóźnienia w spłacie prowadzą natomiast do poważnych zaburzeń kondycji finansowej przedsiębiorstwa, nierzadko w dłuższej perspektywie czasowej prowadząc do jego upadku. Dlatego wielu przedsiębiorców zastanawia się nad skutecznymi sposobami egzekwowania należności od kontrahentów. Oczywiście, nie ma jednej uniwersalnej recepty na rozwiązanie tego problemu, można jednak postarać się o jego zminimalizowanie, wprowadzając odpowiednie standardy w relacjach z klientami.
W niektórych branżach często stosuje się metodę płatności „z góry”. To oznacza, że klient musi dokonać uiszczenia należności w określonej wysokości jeszcze przed zakupem danego towaru bądź skorzystaniem z określonej usługi. W niektórych sytuacjach warto także zażądać zaliczki albo zadatku albo rozłożyć zlecenie na poszczególne etapy płatne z góry. Zaleca się także poprawne wystawianie faktur w celu uniknięcia jakichkolwiek nieporozumień i nieścisłości. Dobrze jest podawać na fakturze warunki płatności oraz informować klientów o konsekwencjach podatkowych nieterminowych spłat ciążących na nich zobowiązań.
Warto także maksymalnie ułatwić klientowi dokonanie płatności, tworząc np. możliwość spłaty zobowiązań przelewem bądź innymi bezgotówkowymi formami płatności. Należy też pozostawać w stałym kontakcie z klientami, w razie konieczności dzwoniąc lub wysyłając maile z przypomnieniem o konieczności zapłaty za dostarczony towar lub wyświadczoną usługę.
Źródła:
- https://ksiegowosc-budzetowa.infor.pl/rachunkowosc-budzetowa/ewidencja/2780106,Podzielona-platnosc-w-praktyce-przyklady-ewidencji-ksiegowej.html (dostęp z dnia 21.12.2021 r.)
- https://www.ksiegowoscspolki.pl/jak-wyglada-rozliczanie-platnosci-kartami-od-klientow/ (dostęp z dnia 22.12.2021 r.)
