Podatnik zwolniony z VAT (ze względu na obroty) bądź wykonujący czynności zwolnione przedmiotowo z VAT (rodzaj wykonywanych czynności), dalej zwany podatnikiem zwolnionym z VAT, nie ma obowiązku wystawiania faktur (pomijamy obrót zagraniczny). Faktura powinna zostać wystawiona, jeśli nabywca wystąpi z takim żądaniem, w terminie 3 miesięcy licząc do końca miesiąca, w którym został dostarczony towar, została wykona usługa, lub otrzymano całość, bądź część zapłaty. Od powyższej zasady są pewne wyjątki. Dotyczą one czynności, o których mowa w art.19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, dostawy mediów, dzierżawy, stałej obsługi biurowej, usług najmu itp.
Usługa – osoba fizyczna
Podatnik zwolniony z VAT, który świadczy usługę najmu na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, nie musi tej usługi dokumentować fakturą, nawet jeśli nabywca zgłosi żądanie wystawienia faktury. W takiej sytuacji może znaleźć zastosowanie art. 187 Ordynacji podatkowej, zobowiązujący podatnika do wystawienia na żądanie nabywcy rachunku. Rachunek powinien zawierać:
- imiona i nazwiska (nazwę lub firmę), a także adres sprzedawcy i kupującego, lub wykonawcy i odbiorcy usługi,
- określenie rodzaju oraz ilości towaru, czy wykonywanych usług, ich ceny jednostkowe,
- datę wystawienia, oraz numer kolejny rachunku,
- sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.
Usługa na rzecz podatnika
W przypadku, kiedy usługa najmu jest świadczona przez podatnika zwolnionego z VAT na rzecz innego podatnika, to w takiej sytuacji należałoby wystawić fakturę (na żądanie nabywcy). Tak wynika z indywidualnej interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 lipca 2020 r., nr 0111 – KDIB3 -1.4012.247.2020.2.ICZ. Trzeba zaznaczyć, że wcześniej zdarzały się stanowiska odmienne, z którymi zgodnie podatnik zwolniony z VAT nie musi usługi najmu dokumentować fakturą, na żądanie nabywcy, także wtedy gdy najemcą jest podatnik.
Faktura wystawiona poprzez podatnika zwolnionego z VAT może mieć formę uproszczoną, czyli nie musi zawierać wszystkich danych właściwych dla „zwykłej” faktury. Zatem nie musi zawierać numeru NIP nabywcy, stawki, kwoty podatku, czy wartości netto. Faktura, która została wystawiona przez podatnika zwolnionego z VAT powinna zawierać:
- imiona i nazwiska, lub nazwę podatnika i nabywcy towarów, czy usług oraz ich adresy,
- nazwę towaru lub usługi,
- ilość i miarę (liczbę) dostarczonych towarów, bądź zakres wykonanej usługi,
- kwotę należną ogółem,
- datę wystawienia, oraz kolejny numer,
- wskazanie podstawy prawnej stosownego zwolnienia z VAT.
Elementy, jakie musi zawierać rachunek, czy faktura wystawiona przez podatnika zwolnionego z VAT, niewiele się od siebie różnią, różnicą przede wszystkim jest nazwa dokumentu, oraz na rachunku należy podać sumę należności słownie. Sama nazwa faktura, czy rachunek nie ma znaczenia, najważniejsze, aby dokument zawierał dane wymagane przepisami. Jeżeli podatnik wystawiłby rachunek, zamiast faktura, nie powinno to stanowić błędu.
Brak żądania dokumentu od nabywcy za usługę
Bez względu na to, czy nabywca zgłosi żądanie wystawienia faktury oraz jaki jest jego status, czy dotyczy osoby fizycznej, czy podatnika usługę najmu podatnik zwolniony z VAT może dobrowolnie udokumentować fakturą. Jeżeli zdecyduje się na udokumentowanie fakturą, powinna ona zawierać właściwe dane dla faktury wystawionej przez podatnika zwolnionego z VAT.
Źródła:
1. https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat/faktura/729785,Faktury-dokumentujace-czynnosci-zwolnione-z-VAT.html (dostęp z dnia 18.02.2021 r.)
2. https://buchcom.pl/aktualnosci/1225-faktury-wystawiane-przez-podatnika-zwolnionego-z-vat.html (dostęp z dnia 18.02.2021 r.)
