Wybór programu do faktur i księgowości jest zwykle niedocenianym, ale bardzo ważnym etapem w działalności każdej spółki, działalności gospodarczej czy innej organizacji. Zwykle traktujemy to jako przykry obowiązek wynikający z przepisów prawa, i nie da się ukryć, że tym właśnie częściowo jest.
Jednak dobrze prowadzone fakturowanie i księgowość mogą być dla nas również wygodnym usprawnieniem pracy.
Na co zwrócić uwagę?
Każda organizacja będzie miała nieco inne priorytety w wyborze takiego programu, podsumujmy jednak na co można zwrócić uwagę.
1. Dostęp z każdego miejsca na ziemi.
Spójrzmy prawdzie w oczy – przedsiębiorca nigdy nie ma wolnego. Czy w biurze, czy na wakacjach na drugim końcu świata, czasem po prostu trzeba wystawić fakturę, choćby po to aby klient zapłacił nam jak najszybciej. A w wolnej chwili warto przeanalizować zyski, przychody i koszty, sprawdzić co się najlepiej sprzedaje, a co nie, w którą stronę warto zmierzać i w co zainwestować.
Warto więc wybrać program, dzięki któremu dane naszej firmy zawsze będą pod ręką. Stąd też popularność tzw. chmury, czyli oprogramowania dostępnego przez internet. Dzięki temu możemy zalogować się i wystawić fakturę, sprawdzić stan magazynu, postępy projektów, czy dane księgowe w dowolnym momencie. Choć bardziej konserwatywni wciąż wzbraniają się przed tym sposobem, to nie warto w tym wypadku płynąć pod prąd – do konta bankowego mamy dostęp przez internet, do poczty e-mail przez internet, pora również
2. Wielostanowiskowość i uprawnienia
Czyli możliwość pracowania wielu osób na raz, jednocześnie w tym samym programie. Gdy tylko zatrudnimy pierwszego pracownika możliwość ta okaże się bardzo potrzebna, bo nie będzie od nas wymagała ciągłego przełączania się na zasadzie „raz ja, raz pracownik”.
System uprawnień pozwoli przydzielić pracownikowi dostęp tylko do tych części programu, do których powinien mieć dostęp.
Zaletą wielostanowiskowości jest również możliwość podania dostępu do programu księgowej, co znacznie ułatwi jej pracę, a Tobie pozwoli na uzyskanie większej ilości informacji dzięki bieżącemu podglądowi na faktury.
Program do faktur powinien nie tylko dawać duże możliwości, ale przede wszystkim działać poprawnie.
3. Ścisła integracja
Minęły już czasy gdy firmy zakupywały oddzielnie program do faktur, oddzielnie do magazynu i oddzielnie do księgowości. I jeszcze kilka innych. A sprzedawcy skwapliwie to wykorzystywali, oferując niezliczone moduły, które kiepsko ze sobą współpracowały. Na szczęście obecnie to już przeszłość, i każdy nowoczesny program do zarządzania firmą posiada zintegrowane w jednym programie moduły co najmniej fakturowania, księgowości
Ale to nie wszystko. Nowoczesne programy pozwalają na ścisłą integrację poszczególnych modułów – np. wygodne automatyczne księgowanie faktur sprzedażowych w księgowości. To bardzo ułatwi pracę Tobie i księgowej.
Zwróćmy również uwagę, czy program nie posiada jedynie księgowości jednego, uproszczonego typu, jak Ryczałt czy KPiR, ale również Księgi Handlowe. W końcu jeśli zależy nam na rozwijaniu firmy, to prędzej czy później będziemy musieli się liczyć z przejściem na bardziej skomplikowane sposoby rachunkowości.
4. Uniwersalność i funkcjonalność
Upewnij się, że program pozwala na wystawianie faktur, które potrzebujesz (np. faktury zwykłe, zaliczkowe), korekt, paragonów fiskalnych, prowadzenie księgowości, kadr, płac, wysyłanie e-deklaracji. Z tej listy oczywiście wykreśl to, czego nie potrzebujesz, i dodaj to co jest dla Ciebie niezbędne.
Program do księgowości to bardzo ważne narzędzie w pracy firmy, upewnij się, że spełnia wszystkie Twoje wymagania.
5. Brak ukrytych opłat
Upewnij się, że program który będziesz używał nie ma ukrytych opłat. Często producenci wprowadzają ukryte opłaty np. za moduł do wystawiania paragonów fiskalnych, albo do wysyłania e-deklaracji, wcześniej o tym nie informując w ogóle
6. Możliwość edytowania dokumentów
Profesjonalny biznes wymaga profesjonalnego podejścia do klientów. Wstawienie własnego loga na fakturę to absolutne minimum jeśli chcemy wyglądać profesjonalnie, ale warto również na fakturę wprowadzić kolorystykę firmową, być może nawet zmienić czcionkę czy po prostu zamieścić na fakturze dodatkowe uwagi czy inne elementy.
Jeśli program nie pozwala na zmianę szablonu, wzoru wydruku faktury, lepiej po prostu zmień program.
7. Wsparcie techniczne i dostępność aktualizacji
Bardzo ważną sprawą jest wsparcie techniczne, spróbuj wysłać e-mail czy wykonać telefon do firmy, i sprawdź, czy firma odpowiada na zapytania i udziela porad telefonicznie.
Nie zachęcamy oczywiście do zasypywania firm masowymi zapytaniami, pamiętajmy, że inni też chcą skorzystać z pomocy technicznej 🙂
Upewnij się jednak, że firma jeszcze działa i zapewnia aktualizacje. Najlepiej gdyby aktualizacje i wsparcie techniczne było już w cenie abonamentu czy ew. dodatkowej usługi.
Wymagania te spełnia niewiele programów na rynku. Ze swojej strony polecić możemy program do faktur Systim, który jednocześnie świetnie sprawdza się również do księgowości zarówno do ksiąg rachunkowych jak i KPiR, a także do obsługi magazynu.
