Zacząć należy od tego, iż sprzedawca prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek wystawienia na życzenie klienta dokumentu sprzedaży. Dokumentami sprzedaży tutaj są faktury i rachunki. Rodzaj wystawianego dokumentu natomiast zależy wyłącznie od tego, czy sprzedawca jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Co za tym idzie, podatnicy zarejestrowani wystawiają faktury, niezarejestrowani natomiast rachunki. Wystawiane poza tym wszelkie inne dokumenty takie jak np. dowód sprzedaży, dokumenty kasowe (KP), paragony nie są dokumentami księgowymi, którymi dokumentuje się poniesiony koszt. Jednak potwierdzają one zawarcie transakcji np. dla celów gwarancji lub rękojmi. Dlatego też dla kupującego będącego osobą nieprowadzącą działalności mogą być wystarczające. Także faktury pro forma nie są dokumentami księgowymi. Natomiast w przypadku gdy sprzedający jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności, lub wykonuje jakąś czynność poza działalnością (np. sprzedaje prywatny samochód) to właściwym dokumentem jest umowa kupna-sprzedaży.
Faktury VAT
Faktura VAT jest wystawiana przez czynnego podatnika VAT, posiadającego numer identyfikacji podatkowej. Faktura VAT jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług.
Fakturę wystawia się, co do zasady, nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Jeżeli jednak przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość, lub część zapłaty, skutkującej zgodnie z przepisami obowiązkiem wystawienia faktury, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
Pamiętać tutaj należy, że faktury oraz dokumenty je korygujące powinny być wystawiane w dwóch egzemplarzach. Przy okazji wspomnieć warto, iż od 2011 roku został zniesiony obowiązek oznaczania egzemplarzy jako „Oryginał” i „Kopia” (kilka lat wcześniej zrezygnowano z obowiązku podpisywania faktury przez wystawcę i przystawiania pieczątki firmowej).
Faktury VAT marża
Faktury VAT marża za zadanie udokumentować mają dokumenty, w których podstawą opodatkowania VAT-em jest marża (zgodnie z art. 119 lub art. 120 ustawy). Zgodnie z powyższym przedsiębiorca na dokumencie w miejsce oznaczenia „FAKTURA VAT” stosuje oznaczenie „FAKTURA VAT marża” lub musi zamieścić odesłanie odpowiednio do przepisów. W fakturze VAT marża nie zostają podane ceny towarów lub usług w kwotach netto, stawki podatku, jakiemu podlega marża, oraz kwot samego podatku VAT. Faktura taka zawiera tylko kwotę, jaką nabywca jest zobowiązany uiścić sprzedawcy. W związku, z czym faktura taka nie daje kupującemu możliwości odliczenia podatku naliczonego.
Faktury dokumentujące sprzedaż usług niepodlegającą opodatkowaniu w Polsce
Faktury stwierdzające dokonanie czynności, dla których podatnikiem jest nabywca usługi lub towaru (czyli rozlicza podatek VAT), zamiast danych dotyczących stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem zawierają adnotację, iż podatek rozlicza nabywca, lub wskazanie właściwego przepisu ustawy, lub dyrektywy, wskazującego, że podatek rozlicza nabywca.
Faktury zaliczkowe i końcowe
Obowiązek wystawiania faktury może mieć również miejsce w sytuacji, kiedy otrzymano część zapłaty otrzymanej przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (czyli otrzymano zaliczkę). Dopiero po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru sprzedawca wystawia fakturę końcową. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja gdy kwota zaliczki pokrywała całą wartość sprzedaży. W tym ostatnim przypadku faktury końcowej wystawić wręcz nie wolno.
Faktury dokumentujące sprzedaż paliw
Przy tym rodzaju faktur warto podkreślić, że od 2014 roku nie ma już obowiązku wpisywania numeru rejestracyjnego na fakturach VAT związanych z zakupem paliwa. Dodać można, iż z punktu widzenia podatku dochodowego również nie ma przepisu, który nakazywałby wpisywanie numeru pojazdu na dokumentach kosztowych.
Aczkolwiek zamieszczanie takiego numeru na fakturze będzie bardzo pomocne w przypadku firm, w których wykorzystuje się kilka pojazdów w działalności. W sytuacji gdy sposób wykorzystania będzie różny (np. tylko w działalności i w sposób mieszany w działalności i prywatnie), aby nie doszło do pomyłki w odliczeniu podatku VAT 100% czy 50% decyzja o zamieszczaniu numeru rejestracyjnego nie powinna budzić wątpliwości.
Faktury wystawione w walucie obcej
Faktura w walucie obcej to dokument, w którym wartość transakcji wyrażona jest w walucie innej niż waluta polska. Kwota podatku VAT określona na fakturze musi być wyrażona w złotych. Do przeliczania podstawy opodatkowania i podatku VAT należy zasadniczo przyjąć kurs walut z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.
Faktura korygująca
Do czynienia z fakturą korygująca podatnik ma np. w przypadku gdy po wystawieniu faktury:
- udzielono obniżki ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty,
- udzielono innych opustów i obniżek cen,
- dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
- podwyższono cenę,
- stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji.
Nota korygująca
Dokument taki nabywca towaru lub usługi, który to otrzymał fakturę zawierającą pomyłki w zakresie danych wskazanych przez ustawodawcę, może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą. Oczywiście nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury.
Rachunek
Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą a niebędący podatnikami podatku VAT, obowiązani są na żądanie kupującego wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. W przypadku gdy kupujący zażądał rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, przedsiębiorca wystawia rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania. Obowiązek wystawienia rachunku wygasa po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (przedsiębiorca może wystawić rachunek).
Podsumowując zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,
2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany wyżej,
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany wyżej,
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z odrębnymi przepisami ustawy o VAT (dotyczy to m. in. usług dostaw i dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług
telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej).
Źródła:
- https://www.podatki.biz/artykuly/w-jakim-terminie-wystawic-fakture_55_43666.htm (dostęp z dnia 23.05.2022 r.)
- https://mk.rp.pl/blog/jakie-dokumenty-wystawiac-gdy-prowadze-firme-paragon-czy-faktura/ (dostęp z dnia 23.05.2022 r.)
- https://www.podatki.gov.pl/media/4546/zasady-wystawiania-faktur1.pdf (dostęp z dnia 20.05.2022 r.)
- https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat/faktura/5384101,VAT-2022-wystawianie-faktur.html (dostęp z dnia 20.05.2022 r.)
