Wszelkie rozliczenia pieniężne między przedsiębiorcami, a więc dokonywanie czy też przyjmowanie płatności, które są związane z wykonywaną działalnością powinny następować za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy. Taka forma płacenia przelewem ma znaczącą przewagę nad rozliczeniami gotówkowymi, ponieważ po danej transakcji pozostaje jeszcze ślad w banku, który może być pomocny przy zgubieniu pokwitowania, kiedy to będzie potrzebny dowód potwierdzający, iż dana zapłata nastąpiła.
Przy rozliczeniach gotówkowych natomiast jest to znacznie trudniejsze do udowodnienia w przypadku sądowego sporu, ponieważ na fakturach VAT rzadko kiedy widnieje pełna informacja o tym, iż zobowiązanie zostało spłacone w formie gotówkowej. Raczej widnieje tam tylko informacja o wyborze sposobu płatności przez drugą stronę np. sposób płatności – gotówka. Jednakże taki zapis nie stwierdza jednoznacznie, iż dana zapłata nastąpiła, tylko, że dłużnik zobowiązał się do jej zapłacenia w w/w formie. Jeżeli więc dłużnik zagubił swoje pokwitowanie potwierdzające zapłatę, będzie musiał udowodnić, że ze swojego obowiązku już się wywiązał. Co oczywiście nie jest łatwe, ponieważ przy rozliczeniu gotówkowym nie ma żadnego zapisu potwierdzającego.
Kiedy powinno nastąpić rozliczenie za pomocą rachunku bankowego przedsiębiorcy?
Rozliczenie pieniężne powinno nastąpić za pośrednictwem rachunku bankowego, w przypadku, gdy zostaną spełnione dwa warunki, a mianowicie:
- stroną transakcji, z której wynika płatność, jest drugi przedsiębiorca oraz
- jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczanych na złote według średniego kursu NBP – ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.
Reasumując. Jeżeli zostaną spełnione dwa powyższe warunki, a więc strony transakcji są przedsiębiorcami, a jednorazowa wartość transakcji przekracza kwotę 15 tys. euro to cała transakcja powinna zostać rozliczona za pośrednictwem rachunku bankowego. Oczywiście warto tutaj podkreślić, że w/w limit odnosi się do jednorazowej wartości transakcji, a nie do miesięcznych obrotów z kontrahentem.
Kiedy może nastąpić rozliczenie gotówkowe?
Pomimo plusów dotyczących rozliczania się za pomocą rachunku bankowego, przedsiębiorca może chcieć rozliczyć się w sposób gotówkowy. Oczywiście może tego dokonać, ale tylko w przypadku, gdy wartość transakcji nie przekroczy wcześniej wspomnianego limitu 15 tys. euro. Jeżeli więc kwota limitu nie zostanie przekroczona, przedsiębiorca może rozliczyć się w formie gotówkowej.
