We wrześniu 2019 roku weszły w życie nowe regulacje prawne, na podstawie których osoby prowadzące własną działalność gospodarczą zobligowano do opłacania rachunków w formie przelewów na konta bankowe wyszczególnione na „Białej liście podatników”. Niedopełnienie tego obowiązku pociąga za sobą poważne konsekwencje finansowe dla danego podmiotu. Mimo to dla wielu przedsiębiorców nie jest do końca jasne, jakie zobowiązania w tej materii na nich ciążą oraz co z tego wynika dla nich w ostatecznym rozrachunku. Dlatego też warto uświadomić sobie, czym w swej zasadniczej istocie jest wspomniana „Biała Lista” oraz w jaki sposób jej istnienie wpływa na relacje biznesowe łączące kontrahentów.
Czym jest „Biała Lista”?
Pod pojęciem „Białej Listy” kryje się przygotowany w ostatnim czasie przez Ministerstwo Finansów wykaz wszystkich funkcjonujących aktualnie na terenie Polski podmiotów gospodarczych. Wśród obowiązkowych danych poza numerem NIP oraz statusem podatnika VAT (czynnego bądź zwolnionego w oparciu o określone kryteria) wskazuje się tutaj również na nazwę firmy, adres jej siedziby, a także numery kont bankowych, którymi dane przedsiębiorstwo się posługuje (mogą to być też imienne rachunki firmowe w SKOK, jeśli firma jest w ich posiadaniu).
Ponadto w wykazie znajduje się również spis niezarejestrowanych podmiotów gospodarczych, tych których rejestracja została przywrócona po czasowym zawieszeniu, a także tych, które z różnych powodów zostały wykreślone z rejestru. Można tam zapoznać się z dokładnymi datami wspomnianych zdarzeń tak, aby możliwe było zaznajomienie się z najbardziej aktualnym w danym momencie statusem danej organizacji.
W celu dokładnego zabezpieczenia pozycji podatkowej firmy, która planuje zrobić przelew na rzecz kontrahenta (licząc przy tym na możliwość odliczenia VAT oraz zaliczenia poniesionych w ten sposób wydatków do kosztów uzyskania przychodów) zaleca się sprawdzanie bieżącej sytuacji podatkowej sprzedawcy towaru bądź usługi w dniu dokonania przelewu na jego konto.
Sankcje karne za opłacenie faktury na rzecz podmiotu niewidniejącego na „Białej Liście”
Co do zasady, osoby, które przekroczą nowe regulacje prawne od stycznia 2020 roku, muszą liczyć się z możliwością nałożenia na nich określonych sankcji karnych. Pierwszą z nich jest niemożność zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów przesłanej na konto wspomnianego podmiotu płatności w tej części, w której dokonano jej przy pominięciu numerów kont wyszczególnionych w bazie Ministerstwa Finansów. Oprócz tego, na podmiocie, który dopuścił się wspomnianego czynu ciąży także solidarna odpowiedzialność za zaległości podatkowe kontrahenta w tej części, która przypada na udokumentowaną fakturą kwotę zapłaty za towar lub usługi, jeśli doszło do ich opłacenia przy równoczesnym pominięciu rachunków wskazanych na „Białej Liście”. Trzeba jednak przy tym podkreślić, że wspomniane sankcje odnoszą się jedynie do sytuacji, gdy całkowita wartość danej transakcji przekracza kwotę 15 tys. zł. Transakcje o niższej wartości nie są natomiast obciążone wymienionymi karami.
Rozliczanie faktur na rzecz kontrahentów nie widniejących na „Białej Liście”
Zwykłe faktury opiewające na mniejszą niż 15 tys. zł kwotę można normalnie rozliczyć, bez groźby jakichkolwiek sankcji. Należy jednak przy tym zwrócić uwagę na kilka zasadniczych kwestii. Przede wszystkim trzeba sprawdzić, czy na danej fakturze został wykazany podatek VAT. Jeśli tak jest, musi widnieć w omawianym rejestrze jako VAT-owiec. Jeśli jednak go tam nie ma, zanim zdecydujemy się na opłacenie faktury, trzeba najpierw wyjaśnić tę sprawę. Podobnie jest, gdy dany podmiot, mimo iż korzysta ze zwolnienia podatkowego z VAT, wykazuje na fakturze kwoty związane z tym podatkiem. Wówczas sprawa wydaje się podejrzana i także wymaga uprzedniego wyjaśnienia przez opłacającego fakturę.
Kolejna kwestia to wartość całej transakcji. Jak już było wspomniane, obowiązek weryfikacji obecności kontrahenta na „Białej Liście” odnosi się jedynie do sytuacji, gdy wartość ta jest większa niż 15 tys. zł. W przeciwnym wypadku na podmiocie opłacającym fakturę nie ciąży wspomniane zobowiązanie do weryfikacji dostawcy towarów lub usług.
Należy także zwrócić uwagę na datę wystawienia faktury. Jeśli wystawiono ją przed 1 stycznia 2020 roku, oznacza to brak konieczności weryfikacji z uwagi na wejście w życie nowych przepisów dopiero po upływie 2019 roku. Takie faktury opłaca się jeszcze w oparciu o stare zasady.
Jak uniknąć sankcji za już opłaconą fakturę?
Nawet jeśli faktura została już bezprawnie opłacona, istnieje możliwość uniknięcia kary. Należy w tym celu nie później niż trzy dni po wykonaniu takiego przelewu złożyć stosowne powiadomienie do urzędu skarbowego właściwego dla kontrahenta. W składanym dokumencie trzeba koniecznie podać numer rachunku bankowego, na który została przesłana określona kwota zapłaty za usługę lub towar. Podmiot, który dopełni tych formalności, ma realną możliwość uniknięcia sankcji ze strony urzędu skarbowego.
Autor: Łukasz Stachurski
