Podróże służbowe, zarówno lokalne, jak i zamiejscowe, mogą odbywać się nie tylko za pośrednictwem pojazdów należących do pracodawcy, ale również samochodami będącymi prywatną własnością pracownika. Podstawą zwrotu kosztów związanych z używaniem samochodu w celach służbowych, w jazdach lokalnych, jest umowa cywilnoprawna zawarta pomiędzy pracodawcą a pracownikiem oraz oświadczenie pracownika o korzystaniu z prywatnego samochodu w celach służbowych.
Aby rozliczyć koszty poniesione przez pracownika na rzecz zakładu pracy, należy wybrać jedną z dwóch opcji: zastosowanie limitu miesięcznego (ryczałtu) lub ustalić faktycznie przejechane kilometry (ekwiwalent).
Powyższe zasady uregulowane są w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.)
Pracodawca może przyznać pracownikowi ryczałt z tytułu używania prywatnego pojazdu do celów służbowych w przejazdach lokalnych.
Limity kilometrowe nakładane przez pracodawcę na pracownika warunkuje liczba mieszkańców w danej gminie lub mieście właściwym ze względu na miejsce zatrudnienia pracownika. Miesięczne limity kilometrowe przyznawane pracownikowi przedstawiają się następująco:
1. 300 km – do 100 tys. mieszkańców
2. 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców
3. 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców
Trzeba pamiętać, że wspomniane powyżej rozporządzenie ogranicza pracodawcę wyłącznie w ustaleniu maksymalnej wysokości limitów kilometrowych. Pracodawca może ustalić pracownikowi niższy limit.
Wysokość miesięcznego ryczałtu wynika z iloczynu stawki za kilometr oraz przyznanych kilometrów, tak więc dla podanych powyżej limitów kilometrów maksymalne kwoty miesięcznego ryczałtu za używanie samochodów osobowych w gminie i mieście wynoszą:
1. dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ (w tym przypadku stawka za 1 km wynosi 0,5214 zł):
– do 100 tys. mieszkańców (limit 300 km) – 156,42 zł
– od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców (limit 500 km) – 260,70 zł
– ponad 500 tys. mieszkańców (limit 700 km) – 585,06 zł,
2. dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ (w tym przypadku stawka za 1 km wynosi 0,8358 zł):
– do 100 tys. mieszkańców (limit 300 km) – 250,74 zł
– od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców (limit 500 km) – 417,90 zł
– ponad 500 tys. mieszkańców (limit 700 km) – 585,06 zł.
Zwrot kosztów za użytkowanie prywatnego pojazdu w celach służbowych odbywa się w formie wypłaty miesięcznego ryczałtu, jednak fakt ten musi zostać uprzedzony wcześniejszym złożeniem przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu własnego samochodu do przejazdów służbowych. W takim oświadczeniu pracownik winien jest zawrzeć informacje takie jak: marka oraz numer rejestracyjny samochodu, a także pojemność silnika oraz określić ilość dni nieobecności w pracy w danym miesiącu spowodowanej chorobą/urlopem/podróżą służbową lub inną nieobecnością, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
W przypadku nieobecności pracownika z racji choroby lub wyjazdu służbowego, trwającego dłużej niż 8 h – ryczałt zmniejsza się o 1/22.
Drugą formą rozliczenia się pracodawcy z pracownikiem użytkującym prywatny samochód do celów służbowych, jest rozliczenie poprzez ekwiwalent za rzeczywiście przebyte kilometry i obowiązującą stawkę za 1 km przebiegu. W tej sytuacji pracownik zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez osobę do tego upoważnioną. W ewidencji powinny zostać zawarte informacje takie jak:
– imię, nazwisko oraz adres zamieszkania pracownika
– numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika
– kolejny numer wpisu
– data i cel wyjazdu oraz opis trasy
– liczba rzeczywiście przejechanych kilometrów
– stawka za 1 km przebiegu
– kwota wynikająca z iloczynu liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km
– podpis pracodawcy
Podstawą rozliczenia w formie ekwiwalentu jest umowa cywilnoprawna zawarta między stronami.
Należy pamiętać, że kwoty uzyskane przez pracownika z tytułu korzystania z pojazdu prywatnego w celach służbowych, są opodatkowane (wlicza się je do przychodu ze stosunku pracy). Zwolnieniu z podatku podlegają jedynie kwoty będące zwrotem kosztów podróży służbowej (zamiejscowej)– do wysokości nie wyższej niż kwota ustalona przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu.
Ryczałt i ekwiwalenty za używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych wyłączono z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
