Faktura jest dokumentem, który potwierdza dokonana transakcje między stronami sprzedawca-nabywca. Zazwyczaj jest ona wystawiana przez sprzedawcę, który świadczy dane usługi i dokonuje dostawy towarów. Jednakże w przepisach prawa, dokładnie w ustawie o VAT widnieje zapis, iż możliwe jest również wystawienie faktur (i nie tylko) przez nabywcę danego towaru bądź usługi. Faktura wystawiona przez nabywcę będzie dokumentowała transakcje w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Nabywca może wystawić nie tylko faktury, ale również ich duplikaty oraz korekty. W tym wypadku nazywa się to właśnie samofakturowaniem.
Warto jednak podkreślić, że i sprzedawca i nabywca muszą być czynnymi VAT-owcami, aby mogli działać na zasadzie samofakturowania.
Kiedy można wykorzystać samofakturowanie?
Aby dane działanie (samofakturowanie) miało miejsce muszą zostać spełnione dwie rzeczy, a mianowicie:
- Sprzedawca i nabywca muszą zawrzeć umowę w sprawie samofakturowanie. Musi się to odbyć zaraz przed pierwszym wystawieniem faktury przez nabywcę towarów/usług.
Przepisy nie podają co powinno się znaleźć w umowie. Jednakże warto taki dokument spisać na piśmie. Należy także napisać jakich dokładnie towarów lub usług będzie dotyczyło samofakturownie i w jaki sposób faktury będą przekazywane. Ważna jest także informacja o długości trwania porozumienia i możliwości jego ewentualnego rozwiązania.
Należy także pamiętać, że zawarcie takiej umowy podlega obowiązkowemu zgłoszeniu do naczelnika urzędu skarbowego w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od momentu jej podpisania. Dokonuje tego nabywca. Zgłoszenie to powinno zawierać informacje dotyczące stron umowy, daty zawarcia a także okresu, na który została ona zawarta.
- W umowie miedzy sprzedawca z nabywca odnośnie samofakturowania musi być dopisana i określona wcześniej procedura zatwierdzania faktur przez sprzedawcę.
Przy czym warto podkreślić, ze przepisy nie określają jasno, jak powinna być zatwierdzana faktura, co oznacza, iż może być zatwierdzona w dowolny sposób (np. wysłanie informacji
zwrotnej przez sprzedawcę o zatwierdzeniu w formie elektronicznej, jak i papierowej). Jednakże gdy sprzedawca nie da nabywcy odpowiedzi zwrotnej, nie zostanie ona uznana za pełnoprawną fakturę. Ma to za zadanie chronić interesy sprzedawcy, że milczącą zgodę nie uznaje się automatycznie za potwierdzenie, a za sprzeciw, co do faktury. Sprzedawca ma określony termin na zatwierdzenie faktury lub jej sprzeciwienie się (np. z powodu błędów na fakturze).
Dana faktura musi posiadać te same dane co zwykła faktura oraz zawierać adnotacje ”samofakturowanie”.
Faktury wystawiane przez nabywców zasadniczo nie różnią się od standardowych dokumentów sprzedaży. Jednakże przedsiębiorca musi pamiętać, że powinny na nich znaleźć się informacje dotyczące tego, kto jest wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca.
Kiedy warto korzystać z samofakturowania?
Samofakturowanie na pewno jest dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy nie mają czasu dopilnować wszystkich spraw (np. wysłać na czas faktur do danych nabywców) i uwzględnić wszystkich szczegółów wg potrzeb nabywców (np. dopisać wybranych danych, które są dla nabywcy niezbędnym elementem). W takim wypadku dany przedsiębiorca może pozwolić drugiej stronie – nabywcy, wystawiać faktury w jego imieniu. Tak, aby nabywca mógł samodzielnie dopilnować informacji jakie mają znaleźć się na jego dokumencie oraz dopilnować terminu ich sporządzenia.
Jest to również dobre rozwiązanie dla tych firm, które handlują z zagranicznymi kontrahentami lub sukcesywnie dokonują zakupów u jednego dostawcy.
Zalety i wady samofakturowania
Do zalet można zaliczyć między innymi:
– przedsiębiorca ma pełną kontrolę nad treścią faktur, zatwierdza je
– pozbycie się problemu nieterminowego otrzymywania faktur przez nabywcę
– dzięki terminowo wystawianym fakturom przez danego nabywcę, sprzedawca może rozliczać VAT i regulować należności wobec kontrahentów w wyznaczonym terminie.
Wady korzystania z samofakturowania:
– jeżeli nabywca wystawia i przekazuje faktury do akceptacji z opóźnionym terminem to sprzedawca nie może prawidłowo wypełnić deklaracji VAT i uregulować podatku
– przy nieprawidłowym procesie samofakturowania mogą powstawać błędy, które odbiją się na księgowości oby dwóch stron transakcji np. nieprawidłowe ceny, stawki VAT, daty itp.
