Sprawozdanie z działalności spółki – wszystko, co musisz wiedzieć

31 grudnia większość z nas świętuje z lampką szampana w ręku i życzeniami szczęścia na przyszłość. Niektórzy jednak muszą najpierw pozamykać kwestie prawne, by wejść w nowe ze spokojem. Mowa oczywiście o właścicielach firmy, którzy kończąc kolejny rok działalności gospodarczej, muszą rozliczyć się z majątku i stanu finansów spółki.

Właściwie dniem zamknięcia roku w każdej firmie jest tak zwany dzień bilansowy, w którym zostaje sporządzone sprawozdanie finansowe. Jest jednak kilka szczegółów, o których należy pamiętać. Właśnie dlatego powstał ten artykuł.

Kogo dotyczy obowiązek sporządzania sprawozdania?

Konieczność opracowania sprawozdania może dotyczyć zarówno spółek kapitałowych, osobowych oraz osób, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą ujętą w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Obligatoryjnie dotyczy to jednak firm, które z wyboru prowadzą księgi rachunkowe lub realizują je ze względu na wysokość przychodów.

Sprawozdanie z działalności spółki – zobacz ważne daty

Od dnia bilansowego zegar zaczyna odliczać 3 miesiące. To czas, w którym należy się zmieścić ze sporządzeniem sprawozdania finansowego. Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, przypada to na dzień 31 marca.

Z zapisów prawnych wynika, że sprawozdanie z działalności spółki musi być zaakceptowane przez Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników. Jest to poparte art. 228 Kodeksu spółek handlowych dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz art. 293 dla spółek akcyjnych. Powinni się oni spotkać nie później niż 6 miesięcy po zamknięciu roku obrotowego firmy. W sytuacji, gdy czas ten pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dokument powinien być przygotowany do końca czerwca. Sprawozdanie musi być gotowe do wglądu najpóźniej 15 dni przed spotkaniem w/w członków zarządu.

Następnym krokiem jest złożenie sprawozdania w Krajowym Rejestrze Sądowym wraz z kompletem innych wymaganych dokumentów (sprawozdanie finansowe, opinia biegłego rewidenta, odpis uchwały Zgromadzenia Wspólników). Należy to do obowiązków kierownika, który ograniczony jest czasem do 15 dni od zatwierdzenia dokumentu na zgromadzeniu wspólników. Spółki zgłoszone w KRS mogą zrobić to za pośrednictwem elektronicznego systemu S24. W przypadku podatników rozliczających się na podstawie PIT, wystarczy przesłać elektronicznie dokument w formie JPK (Jednolity Plik Kontrolny). Co do daty, warto pamiętać, że w sytuacji, gdy rok obrotowy kończy się równolegle z rokiem kalendarzowym, konieczne jest by zmieścić się do 15 lipca.

Nowy zarząd a sprawozdanie z działalności spółki

Jeżeli wraz z końcem roku obrotowego w spółce dojdzie do zmiany zarządu, jego nowi członkowie mają obowiązek przygotować sprawozdanie z działalności spółki za miniony rok. Brak wystarczających danych nie jest w tym przypadku żadnym argumentem, który by ich od tego obowiązku zwolnił.

Zapisy prawne obecne w art. 203 par. 3 oraz art. 370 par. 3 kodeksu spółek handlowych regulują obowiązki byłych członków zarządu. Zgodnie z tym muszą złożyć wyjaśnienia dotyczące funkcjonowania spółki za ich kadencji, a także posiadają prawo do wglądu w treści zawarte w sprawozdaniu.

Kiedy sprawozdanie nie jest konieczne?

Istnieją sytuacje, w których nie ma konieczności sporządzenia sprawozdania finansowego. Dzieje się tak w przypadku, gdy przychody firmowe są mniejsze niż równowartość 2 mln euro przeliczonych na złotówki. W okresie do 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego jednostki te muszą jedynie przedłożyć oświadczenie w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Kto sporządza sprawozdanie z działalności spółki?

Obowiązek przygotowania rocznego sprawozdania finansowego spółki spoczywa na kierowniku jednostki. W rozumieniu prawnym jest to:

• członek zarządu spółki kapitałowej,
• wspólnik (spółki jawna, cywilna, partnerska),
• komplementariusz prowadzący sprawy spółki (dotyczy spółek komandytowej i komandytowo – akcyjnej),
• w przypadku postępowania upadłościowego – syndyk lub likwidator.

Co powinno zawierać sprawozdanie?

Sprawozdanie z działalności spółki nie jest dokumentem łatwym w przygotowaniu. Prawnie nie określono konkretnego wzorca, na którym można by było bazować. W przepisach znajdują się jedynie informacje, które są od przedsiębiorców wymagane. W sprawozdaniu powinny się znaleźć:

• opis sytuacji, które znacząco wpłynęły na działalność firmy w danym roku obrotowym (właściwie do dnia sporządzenia sprawozdania),
• plan rozwoju spółki,
• sukcesy na polu badawczym i rozwojowym,
• bieżąca i prognozowana sytuacja finansowa,
• stan majątku firmowego: informacje dotyczące nabycia akcji i ich ceny, dane o posiadanych oddziałach,
• czynniki ryzyka i potencjalne zagrożenia dla funkcjonowania spółki,
• wskaźniki finansowe i niefinansowe (włącza się tu dane dotyczące środowiska i zatrudnienia).

W przypadku konieczności oceny sytuacji, w jakiej znajduje się spółka, do sprawozdania można załączyć kwoty wraz z dodatkowymi wyjaśnieniami.

Wątpliwości nie ulega fakt, że sprawozdanie roczne z działalności spółki powinno być opracowane w sposób przemyślany i czytelny. Oczywiście informacje w nim zawarte składają się wyłącznie na dane prawdziwe i kompletne. W dokumencie tym znajdzie się również wzmianka o ocenie kondycji i prognoz funkcjonowania spółki z punktu widzenia zarządu. Informacje te powinny być obiektywne.