Umowa na zastępstwo może zostać zawarta w momencie, nieobecności stałego pracownika (np. Nieobecność pracownika spowodowana urlopem wypoczynkowym bądź macierzyńskim, w przypadku choroby albo innej nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika).
Dla pracodawcy jest to dość wygodne rozwiązanie ze względu na to, że dzięki zatrudnieniu pracownika na zastępstwo w przedsiębiorstwie zostanie zachowana ciągłość pracy. Zanim jednak podpiszesz taką umowę, warto znać kilka kwestii z nią związanych.
Osoba zastępująca pracownika powinna być zatrudniona na takim samym stanowisku jak pracownik zastępowany oraz wykonywać taki sam rodzaj pracy. Zgodnie z przepisami kodeksu pracy w treści umowy o pracę powinny znaleźć się co najmniej takie elementy jak — oznaczenie stron umowy, rodzaj, datę jej zawarcia oraz warunki pracy, oraz płacy, jak też: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy.
Pracodawca może określić termin trwania umowy na krótszy niż przewidywana nieobecność pracownika. Jeśli zajdzie potrzeba dalszego zatrudniania zastępcy, można podpisać kolejną umowę o pracę na zastępstwo, gdyż od lutego 2016 przepisy dopuszczają możliwość zawarcia nielimitowanej liczby umów na zastępstwo na nielimitowany okres.
W momencie zatrudnienia pracownika na zastępstwo pracodawca powinien określić czas trwania stosunku pracy. Jednak biorąc pod uwagę różne okoliczności i przyczyny usprawiedliwionej nieobecności pracownika, wskazanie konkretnego dnia jego powrotu do pracy może być niemożliwe.
W przypadku, gdy nieobecność pracownika spowodowana jest urlopem wypoczynkowym, termin jego powrotu jest podany do wiadomości pracodawcy i można łatwo określić termin trwania umowy na zastępstwo, ale jeśli zastępowany pracownik przebywa na zwolnieniu chorobowym, może wystąpić pewna komplikacja. Najlepszym rozwiązaniem jest zapisanie w umowie, że stosunek pracy zostaje zawarty na czas nieobecności zastępowanego pracownika, bez określania konkretnej daty.
Można również:
– zawrzeć w treści umowy zapis, że umowa obowiązuje do momentu powrotu do pracy zastępowanego pracownika wraz z podaniem imienia i nazwiska osoby zastępowanej.
Ważne ! Gdy pracownik zastępowany przebywa na zwolnieniu chorobowym długi czas, pracodawca, podpisując umowę na jego zastępstwo, może rozważyć możliwość rozwiązania z nim umowy o pracę zgodnie z art. 53 kodeksu pracy (rozwiązanie umowy o pracę z przyczyn niezawinionych) i zastrzec termin wynikający z przepisu w umowie na zastępstwo.
Rozwiązanie umowy przed upływem terminu
Strony umowy mają możliwość rozwiązania umowy o pracę na zastępstwo przed powrotem do pracy zastępowanego pracownika:
-
za porozumieniem stron, przez cały okres trwania umowy,
-
bez wypowiedzenia z winy pracownika bądź pracodawcy,
-
za wypowiedzeniem przed końcem umowy poprzez złożenie wypowiedzenia.
Okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo od 22 lutego 2016 r. trwa tyle samo, co w przypadku umów na czas nieokreślony i wynosi odpowiednio:
-
zatrudnienie krócej niż 6 miesięcy – 2 tygodnie,
-
zatrudnienie co najmniej przez 6 miesięcy – 1 miesiąc ,
-
gdy zatrudnienie wynosi co najmniej 3 lata – 3 miesiące.
Do tej pory okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo wynosił 3 dni.
Pracodawca ma obowiązek zorganizowania dla pracownika szkolenia BHP. Nie ma znaczenia czy zastępstwo będzie trwać trzy miesiące, czy też rok.
To jeden z elementów, który należy szczegółowo opisać w umowie. Zgodnie z kodeksem czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę. Standardowe przy umowie o pracę tj. dane osobowe, dane urzędu skarbowego oraz numer konta.
W umowie na zastępstwo powinno znaleźć się oznaczenie stron umowy, jej rodzaj, data zawarcia oraz sprecyzowane warunki pracy i płacy.
Według kodeksu pracy po nowelizacji w 2016 roku umowa na zastępstwo już formalnie nie istnieje. Została zastąpiona umową o pracę na czas określony. Mimo to umowa na zastępstwo, nawet gdy ustawodawca nazywa ją inaczej, musi zachować swoją specyfikę. I tak termin zakończenia współpracy na zastępstwie jest datą powrotu pracownika, który przebywa na urlopie czy zwolnieniu lekarskim.
Zastępując pracownika, można pracować w systemie jasno określonych godzin np. na podstawie grafiku. Jeśli grafik przewiduje pracę na trzy zmiany, w tym nocną, pracownik powinien dowiedzieć się o tym przed podpisaniem umowy.
Pracownik ma prawo oczekiwać pełnej informacji dotyczącej zasad współpracy już w trakcie rekrutacji. Pracownik na zastępstwo jest ważnym członkiem zespołu, gdyż odciąża go w trudnym urlopowym czasie.
Czasem np. z powodu przedłużającej się choroby etatowego pracownika, wskazanie konkretnego dnia powrotu do pracy może być niemożliwe. W takiej sytuacji trudno określić termin umowy na zastępstwo. W takiej sytuacji, w umowie na zastępstwo można wpisać, że stosunek pracy zostaje zawarty na czas nieobecności zastępowanego pracownika.
Lista obowiązków i praw wynika z prawa pracy oraz wewnętrznych ustaleń między pracownikiem a pracodawcą.
