Z samochodu firmowego można korzystać na dwa sposoby: albo jedynie do zadań wyłącznie służbowych, albo także do celów prywatnych. Jednak w tym drugim przypadku czas wykorzystania na poczet działalności powinien być znacznie większy – wtedy odlicza się jedynie 50% VAT. W pierwszym przypadku (gdy samochód firmowy wykorzystywany jest wyłącznie do celów służbowych) można odliczać aż 100%.
A jak to wygląda w kwestii wynajmowania samochodu firmowego?
Odliczenia podatku VAT
Podatnik ma prawo złożyć wiosek, że wykorzystuje samochód jedynie do celów służbowych lub służbowych oraz prywatnych. Przeważnie jednak spotyka się informację VAT-26, która świadczy o tym, że pojazd jest wykorzystywany jedynie dla celów związanych z działalnością. W takiej sytuacji możliwe jest odliczenie całości VAT.
Jednak co się dzieje, jeśli potem podatnik uzna, że chciałby wynająć pojazd? Pewnie ma wrażenie, że to najemca jest odpowiedzialny za złożenie informacji VAT-26, zwłaszcza gdy zamierza odliczać 100% VAT. Czy w takiej sytuacji wynajmujący musi złożyć aktualizację informacji VAT?
Odliczenie VAT od samochodów w firmie
Przeważnie wygląda to tak, że w kwestii wydatków, jakie są związane z samochodami, odlicza się 50% VAT. Są to koszty związane z towarami lub usługami, które są nabywane w związku z danym pojazdem. Dokładny zapis można znaleźć w ustawie o podatku VAT. Jednak dotyczy to tylko tych pojazdów, które częściowo są wykorzystywane do celów prywatnych przedsiębiorcy.
Jeśli jednak pojazd jest w pełni wykorzystywany jedynie do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, podatnik ma prawo odliczyć aż 100% kwoty VAT związanej z nabytymi usługami lub towarami dotyczącymi danego pojazdu. W tym przypadku należy spełnić pewne warunki:
- Konieczne jest prowadzenie regularnej ewidencji związanej z przebiegiem konkretnego pojazdu;
- Należy także zgłosić w urzędzie skarbowym, że pojazd będzie wykorzystywany jedynie dla celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. W takiej sytuacji konieczne jest złożenie informacji VAT-26.
Kiedy konieczna jest aktualizacja VAT-26?
Zdarzyć się jednak mogą sytuacje, gdy konieczne może być złożenie aktualizacji informacji VAT-26. Chodzi tutaj przede wszystkim o okoliczności, gdy ma zmienić się sposób użytkowania danego pojazdu. Dzieje się tak w przypadku, gdy:
- pojazd był do tej pory używany jedynie do celów związanych z działalnością, a zacznie być wykorzystywany zarówno do celów prywatnych, jak i firmowych;
- pojazd był wykorzystywany do celów prywatnych i firmowych, a zacznie być wykorzystywany jedynie do celów związanych z działalnością.
Co ciekawe, nie trzeba składać aktualizacji VAT-26, jeśli pojazd będzie wynajmowany w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Chodzi bowiem o to, że samochód nie będzie nagle wykorzystywany jednocześnie na cele firmowe i prywatne. Będzie jedynie nadal używany w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
W tej sytuacji nie dochodzi do korzystania z pojazdu w sposób mieszany. A zatem, jeśli wcześniej samochodów był wykorzystywany jedynie przed daną firmę, a następnie ma zostać wynajmowany innej w ramach prowadzonej działalności, nie ma w ogóle potrzeby i podstaw ku temu, by składać aktualizację złożonej wcześniej informacji VAT-26.
Trzeba także pamiętać o kwestii ewidencjonowania przebiegu pojazdu. Podatnik nie będzie już do tego zobowiązany zgodnie z ustawami. Przedsiębiorca nie musi przejmować się ewidencjonowaniem w sytuacji, gdy dokonana umowa jest związana z działalnością podatnika, więc także wtedy, gdy pojazd został przeznaczony odpłatnie do:
- wynajmu,
- leasingu,
- dzierżawy,
- innej umowy, która ma podobny charakter B2B,
- sprzedaży,
- oddania płatnego,
- odsprzedaży,
Najważniejsze informacje związane z informację VAT-26 w przypadku wynajmowania pojazdu firmowego
Na koniec warto jeszcze raz powtórzyć najważniejsze informacje związane z wynajmowaniem pojazdów firmowych. Konieczne jest dokonanie aktualizacji informacji VAT-26 w sytuacji, gdy podatnik zmienia sposób użytkowania pojazdu.
Jest to kluczowa kwestia i tylko o nią tak naprawdę się rozchodzi w kwestii uzupełnia VAT-26. Jeśli więc samochód cały czas wykorzystywany był wyłącznie do celów biznesowych, a następnie w ramach działalności został przeznaczony pod wynajem, to operowanie nim nadal nie odbiega od zadań firmowych. VAT-26 trzeba zaktualizować, gdy auto przechodzi ze sposobu użytkowania z prywatnego na firmowy lub odwrotnie. Wtedy też konieczne będzie złożenie informacji VAT-26, jeśli podatnik chciałby odliczać 100% VAT od wszelkich wydatków (w tym także kosztów eksploatacyjnych i czynszu), które są związane z samochodem (jednak pod warunkiem złożenia VAT-26 oraz prowadzenia ewidencji przebiegu danego pojazdu).
Natomiast podatnik nie musi składać aktualizacji VAT-26, jeśli zamierza dysponować samochodem w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Chodzi tutaj także o kwestie wynajmowania na podstawie różnych umów. W takiej sytuacji nie zmienia się sposób, w jaki podatnik korzysta ze swojego pojazdu.
Źródła:
1. https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat/odliczanie-i-zwrot-podatku/5541026,Wynajem-samochodu-firmowego-odliczenie-VAT-VAT26.html (dostęp z dnia 17.08.2022).
2. https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/862 (dostęp z dnia 17.08.2022).
